Stångåstaden har gjort en handbok för att bli ännu bättre på att kommunicera med alla slags hyresgäster.
Trapphusinfo, tydliga skyltar och instruktioner, diverse inbjudningar och så vidare… Att arbeta med förvaltning handlar till stor del om att hålla hyresgästen informerad och uppdaterad.
Stångåstaden har som ett stöd tagit fram en handbok i inkluderande kommunikation. Målet? Att alla ska förstå. Och att så många som möjligt ska kunna identifiera sig.
Hjälp på vägen
Ungefär var femte Linköpingsbo bor hos Stångåstaden, ett kommunalt bostadsbolag som vill bredda normer och synliggöra personer med olika förmågor och erfarenheter i sin kommunikation.
Stångåstaden vill ha ett inkluderande förhållningssätt, men utan att markera. Syftet är att så många som möjligt ska känna sig berörda och delaktiga.
– Vi vill visa att det finns många olika sätt att leva och vara och skapa en bred representation i vilka som är med i våra texter och bilder. Kommunicera på ett sätt som är lätt att ta till sig oavsett funktionsförmåga, språkkunskaper eller andra individuella förutsättningar. Vi är inte där än, men resan fortsätter och handboken vi tagit fram är en bra hjälp på vägen, säger Marie Aktö, marknadschef på Stångåstaden.
Marie Aktö, marknadschef på Stångåstaden.
Checklistor effektiviserar arbetet
Handboken innehåller checklistor och exempel för text, bild, webb, film, grafik och möte. Den är ett stöd både för medarbetarna och för de externa aktörer som samarbetar med Stångåstaden.
– Det blir enklare både för oss själva när vi skriver mejl, informationsbrev, har kundmöten, men även när vi beställer från byråer, fotografer och så vidare. Och tydligheten i handboken innebär dessutom att vi slipper många onödiga korrekturrundor och annat merarbete, förklarar Marie Aktö.
Ur Stångåstadens checklista för text
- Disponera texten logiskt. Det viktigaste kommer först.
- Ett direkt du-tilltal är viktigt för att nå fram till läsaren. Språket blir då mer modernt och meningarna kortare.
- Använd korta, vanliga ord och var konkret i det du beskriver.
- Undvik helst förkortningar helt och hållet – de stör läsningen och gör texten svårare att förstå.
- Texter med aktiva verb är lättare att förstå. Byt ut ”Fler satsningar ska göras på förskolan” mot ”Kommunen ska satsa mer på förskolan.”
- Undvik onödigt bildspråk och talesätt som lätt kan missförstås. Exempelvis: ta en bensträckare, sova på saken, vända på skutan, först till kvarn.
- Låt någon annan läsa texten.
- Fundera över tillägg som gör informationen lättare att förstå – Diagram? SMS? Brev? Film? Informationsmöte?
Konkreta verktyg
Checklistorna för att skriva texter, ha personliga möten och arrangera möten med många personer upplever Marie Aktö som de mest uppskattade delarna i handboken.
Handboken har givit medarbetarna konkreta verktyg att använda, vilket är till stor hjälp i det dagliga arbetet. Marie Aktö har exempelvis fått återkoppling från kolleger som tycker att det känns tryggt att använda handboken när man skriver hyresgästinformation, eftersom så många olika aktörer och experter har fått komma med input när boken togs fram.
Hon berättar även att flera kolleger känner stolthet över att Stångåstaden är ett föredöme inom just inkluderande kommunikation. Men att arbetet med handboken är klart innebär inte att Stångåstaden känner sig ”färdiga”.
Goda resultat
– Vi har nyligen genomfört en öppen skrivkurs för medarbetare. Och den största utmaningen nu när vi jobbar vidare är att inte ta någonting för givet och att inte utgå från oss själva. Vi gör kontinuerliga granskningar, användartester och kundundersökningar för att få beslutsunderlag för hur vi ska utveckla vår kundkommunikation, säger Marie Aktö.
För den som överväger att ta fram en handbok eller starta ett projekt för mer inkluderande kommunikation har Marie Aktö bara positivt att förmedla.
– Tveka inte! Det ger mätbara goda resultat. Vi kan bland annat se i den senaste läsarundersökningen av kundtidningen att 100 procent tycker den är lättläst och att betyget för layouten har stigit. Men ta hjälp av många kollegor i processen och engagera bra experter för att få in så många perspektiv som möjligt. De har gett oss ovärderliga råd i arbetet med att skapa handboken.
Text: Sophie Sölveborn
Foto: Johanna Åkerberg Kassel
redaktionen@forvaltarforum.se
Marie Aktö, marknadschef Stångåstaden
Arbetat på Stångåstaden sedan: 2012
Främsta drivkraft: Motiverade medarbetare och nöjda kunder.
Bästa med jobbet: Att få jobba på ett företag som vill vara ett steg före i allt vi gör, och med kunden i fokus.
Det här behöver fastighetsbranschen mer av: Digitalisering utifrån kundernas behov.
Bilder och filmer
Under arbetet med handboken insåg Stångåstaden även behovet av att komplettera sin bildbank med bilder med modeller som bättre representerar Sverige, Linköping och kunderna. Samma sak gällde Stångåstadens filmer, övriga kommunikation och reklam. Under 2016 sökte de därför modeller och fick in över 200 intresseanmälningar från personer som ville vara med. En del av bilderna finns med i handboken. Stångåstaden har även tagit fram nya filmer om sina bostadsområden som finns på Youtube. Fler filmer kommer tas fram under året.
Min del av staden – T1 textad (film 1:03 min)
Stångåstaden har tagit hjälp av flera experter som gett råd under arbetet med att ta fram handboken:
Hampus Sethfors, analytiker tillgänglighet på Funka
Johanna Åkerberg Kassel, fotograf
Manne Didehvar, generalsekreterare/VD Sveriges HR-Förening
Moa Nenzén, rådgivare och copywriter KAPI AB
Seher Yilmaz, ordförande Rättviseförmedlingen.
Om Stångåstaden
AB Stångåstaden är det kommunägda bostadsföretaget i Linköping. Koncernen äger och förvaltar ca 18 700 lägenheter, varav ca 4 200 är studentbostäder som ägs och förvaltas av dotterbolaget Studentbostäder i Linköping AB. Därutöver finns ca 100 bostäder av speciell kulturhistorisk karaktär i dotterbolaget Bryggaregården AB.
