Vill du nå våra 25 000 andra förvaltare?
Vill du ha förvaltarforum direkt i mailen?

Vi ska handla upp yttre skötsel, vad ska vi tänka på?

Utemiljön är något som ofta sköts av andra än anställd personal, och det kan vara svårt att få till en väl fungerande skötsel av utemiljön om ingen i ditt eget företag är kunnig på utemiljö. Men det finns några enkla steg som gör det lättare.

1. Beskriv den befintliga utemiljön
För att olika leverantörer ska kunna planera sitt arbete och räkna på hur mycket det kostar, behöver du redovisa fakta om er utemiljö. Var går tomtgränserna, vilken typ av ytor finns det? Är det planteringar, gräsytor, bollplaner eller något annat?

Det bästa underlaget är ritningar som visar vad som finns och var det finns, kompletterat med areauppgifter för de olika ytorna. Exempelvis att det finns 1500 kvm gräsmatta. Foton som visar hur det ser ut är också bra att ha med, även det här sammanhanget stämmer det att bilder är talande.

2. Beskriv vad du vill ha utfört
Det här steget kan vara svårt om du inte själv är kunnig inom utemiljö, du kan behöva ta hjälp. Det finns konsulter som gör skötselbeskrivningar, de kan hjälpa dig. Skötselbeskrivningen visar helt enkelt vad som ska göras för det olika ytorna, till exempel att häcken runt bollplanen ska klippas vid en viss tid på året.

När det gäller skötselbeskrivningarna så behöver du fundera på vad som är rätt kvalitetsnivå för er, så att ni kan få rätt leverans. En slottspark har sannolikt annorlunda krav på tillsyn och skötsel än vad en skola eller bostadsgård har. Prata med din konsult så att denne förstår vad som är viktigt för just dina fastigheter.

3. Välj rätt branschregelverk
För återkommande tjänster, såsom yttre skötsel, är det lämpligt att använda sig av branschregelverket ABFF (Allmänna bestämmelser för entreprenader inom fastighetsförvaltning och service) och att i övrigt nyttja Aff-dokumentationen som underlag till avtalet. Det gör att de som ska lämna offert vet vad som gäller och sannolikheten att du får jämförbara anbud ökar.

4. Skapa och skicka ut en förfrågan
Fundera på vilka övriga krav ni ställer på era leverantörer och vad som är viktigt för just den här tjänsten. Ni kanske vill ställa hållbarhetskrav rörande både miljö och sociala aspekter? Finns det särskilda tider som leverantören ska förhålla sig till?

Aff-dokumentationen hjälper dig att få med dessa saker. När du är klar paketerar du ihop dokumenten och förbereder utskick.

Om din arbetsgivare lyder under LOU så gäller särskilda procedurer som din upphandlingsavdelning hjälper till med. För privata företag gäller det att hitta några lämpliga aktörer som får räkna på förfrågan. Kontakta dessa och skicka ut underlaget.

5. Ta in anbud och utvärdera
När du väl har fått in anbuden gäller det att komma fram till vilket av dem som är bäst. Är det priset som gäller eller avgör annat? Välj ut ett par som verkar bra och låt dem komma och berätta om sitt anbud. I den här fasen kan du också förhandla och ni kan tillsammans välja att justera tjänsten för ett bättre resultat.

Dokumentera allt ni kommer fram till, teckna avtal med den du väljer ut och meddela övriga.

Anna Cedvén
Seniorkonsult Förvaltningsstrategi, specialist inom fastighetsförvaltning och tjänsteentreprenader.

Bli den första att kommentera "Vi ska handla upp yttre skötsel, vad ska vi tänka på?"

Kommentera

Du måste vara inloggad för att kommentera. Klicka här för att logga in
Inköpsportal - tipsa oss
Inköpsportal - ansökan
Logotyp, minst 200 pixlar bred *
Maximal filstorlek: 209.72 MB
Bild, minst 540 pixlar bred *
Maximal filstorlek: 209.72 MB
Kontaktspersonsbild, minst 200 pixlar bred *
Maximal filstorlek: 209.72 MB
Inköpsportal - tipsa en kollega