Ordning och reda på avtalen med Aff

Vacse är ett av många företag som använder Aff när man tecknar sina drift- och förvaltningsavtal. Det har många fördelar enligt Sara Jägermo, fastighets- och hållbarhetschef, men man behöver lära sig vad Aff innebär för att det ska fungera bra.

Vacse är ett fastighetsbolag som äger, förvaltar och utvecklar fastigheter för rättsväsende, utbildning och kontor för samhällsservice. Organisationen är liten och man köper all drift och en delmängd av den tekniska förvaltningen.

Tidigare köpte man ett komplett paket av drift och förvaltning, men en önskan om att vara närmare sina hyresgäster ledde till att man anställde egna förvaltare. I samband med det valde man att likrikta förvaltningsavtalen och basera dem på Aff.

Viktigt att prata samma språk
– Det är viktigt att avtalen är likartade för att alla ska förstå dem, att vi pratar samma språk, säger Sara. Då blir det mindre risk för olika tolkningar och missförstånd. Man kan helt enkelt fokusera på annat än olika avtalsformuleringar. Då vi finns över hela Sverige behöver vi alla arbeta hyfsat lika.

– Dessutom såg vi hur det blev lätt att koppla avtalsinnehållet mot strukturen i det nya fastighetssystemet om vi använda Aff.

Alla tjänar på det
De äldre avtalen var inte enligt Aff. De innehöll långa juridiska texter, samtidigt som det inte framgick vad som ingick i tjänsterna och hur olika arbetsuppgifter skulle ersättas. Sara fortsätter:

– Om inte Aff fanns skulle avtalen fokusera på det juridiska, och det skulle sannolikt inte framgå mer än att L ska ”sköta drift och förvaltning”. Det leder sin tur till mycket diskussion om vem som ska göra vad och vem som ska betala vad. Alla tjänar på att det är mer strukturerat och att avtalen även beskriver den praktiska verkligheten.

Mindre juridik och mer praktik
– Vi som inte är jurister ska inte ägna oss åt tolka juridiska texter, vi ska fokusera på att få en fungerande förvaltning.

– För leverantörerna är det än viktigare att avtalen har en standardform, de kan ju inte själva bestämma hur avtalen ska se ut. Om vi vill ha en bra leverans behöver vi underlätta för leverantören att göra rätt. Vi har bara fått positiv återkoppling till att vi nu skriver avtalen enligt Aff.

Företagsspecifik Aff-utbildning
Många anser att Aff är krångligt, men så är det ofta när man inte riktigt kan ett ämne. Vacse har satsat på att lära sig Aff ordentligt, bland annat med en företagsspecifik Aff-utbildning.

Det innebär att man fick lära sig om Aff, men även ett och annat om sina befintliga avtal. Utöver utbildningen så deltar man regelbundet på de seminarier som Aff anordnar.
Utbildning utifrån egna behov

– Våra förvaltare har lärt sig grunderna om Aff på sin förvaltarutbildning, men jag rekommenderar ändå att man satsar på att lära sig mer om Aff. Vi valde att köpa en företagsanpassad utbildning, som utgick från våra avtal och behov. Det fungerade väldigt bra, och är något jag rekommenderar alla att göra.

– Även seminarierna ger mycket, då får man ofta lära sig mer om hur man praktiskt kan gå tillväga i olika situationer. Se till att du anmäler dig till Aff:s nyhetsbrev och att du deltar på lite seminarier – det hinner man alltid.