Newsec: Ökad rapportering kräver ny kompetens

Med mer data och ökad efterfrågan från både hyresgäster och fastighetsägare slukar rapporteringsarbetet allt mer tid från förvaltaren. Därför gäller det att ha rätt verktyg – men också rätt kompetens.

Jimmy Dahlgren, Newsec

– Det är mer administrativt tungrott idag än tidigare, det ligger dessutom ett större ansvar på förvaltarrollen när det kommer till olika former av rapportering, säger Jimmy Dahlgren, head of property management på Newsec.

Förvaltaren måste till exempel ta fram löpande rapportering kring fastigheternas ekonomi, klimatavtryck och hyresdata. Det handlar om allt från driftskostnader, intäkter, upprätta budgetprognoser till att leverera hållbarhetsrapporter på löpande band.

Historiskt sätt så har förvaltaren alltid haft mycket arbete kring rapportering, skillnaden nu är att frekvensen har ökat markant samtidigt som hållbarhetsaspekter har tillkommit, menar Jimmy Dahlgren.

– Det handlar om rapportering kring allt från koldioxidavtryck, energiförbrukning till myndighetsrapportering. Det är alla möjliga siffror som ska rapporteras med en mycket högre frekvens än tidigare, säger han.

Högre tempo jämfört med tidigare
Förut räckte det en gång i månaden, men idag vill många ha dagsfärsk information, menar Jimmy och betonar att förvaltaren måste få stöd i de här frågorna.

– Man måste jobba med smarta lösningar som API:er och system som kan hjälpa förvaltaren att enkelt ta fram och presentera den här typen av data på ett effektivt sätt.

På Newsec har man en avdelning avsedd för att underlätta bland annat rapporteringsarbetet. Avdelningen arbetar uteslutande med datahantering och hur de på bästa sätt integrerar data i olika system. Jimmy kallar dem för möjliggörarna, och syftar på att det krävs en specifik kompetens för den här typen av arbete.

– De jobbar i gränssnittet mellan förvaltare och IT. De är väldigt duktiga på datahantering och integrationen mellan olika system. Den typen av kompetens måste man nog ha i förvaltningen idag för att vara effektiv i sitt rapporteringsarbete.

Vad är viktigast när det kommer till att upprätta ett effektivt rapporteringsarbete?
– Man vill ha förvaltare ute i fastigheterna. Det behovet har inte minskat. Men arbetet omfattar mycket mer nu, vilket gör att tiden blir knapp. Det är därför system som kan stötta förvaltaren i till exempel rapporteringsarbetet blir väldigt viktig.

Förse förvaltare med rätt verktyg

Fredrik Holmström, Stendörren

Fredrik Holmström, hållbarhetschef på Stendörren, har under de senaste åren ägnat ett stort fokus på rapporteringsfrågor. Det handlar om allt från hållbarhetsredovisning till nya EU-direktiv. Som organisation måste man förse förvaltarna med rätt verktyg, menar han.

– Det handlar inte bara om att rapportera, utan man måste också ge vettiga aktiviteter till den förvaltande organisationen som kan implementeras på ett bra sätt, säger Fredrik Holmström.

Nya krav skapar nya utmaningar
Nya krav i kölvattnet av bland annat taxonomin ställer högre krav på både förvaltaren och organisationen, säger Fredrik Holmström. Samtidigt fortsätter det att komma nya, striktare, direktiv att efterfölja. Hur de nya direktiven faktiskt påverkar verksamheten i praktiken vet man inte än, men för förvaltaren kan det resultera i ännu mer rapporteringsbörda.

– Det blir frågeställningar som praktiskt måste lösas i förvaltningen. Snart kommer också CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive, nya direktivet om företags hållbarhetsredovisning) att stuva om mycket. Utan att känna till exakt vad den innebär, så låter det som att den kommer att påverka krav för all rapportering.

Bra system i botten
Även Fredrik lyfter vikten av att ha system som hjälper företaget att sortera och filtrera ut data av olika slag. Det är stora mängder data som förvaltningen arbetar fram, som man sedan analyserar och sammanställer – vilket betyder att grundförutsättningarna måste vara bra. Samtidigt betonar han att alla måste dra åt samma håll.

– Det gäller att hitta ett bra system som hjälper förvaltaren. Det finns en uppsjö av verktyg man kan köpa, men jag är inte säker på att de ger den tidsvinsten man är ute efter. Jag tror inte riktigt vi är där än, men det kommer nog, säger han och fortsätter:

– Hittar man inte någon miniminivå är risken att det ser ut lite hur som helst tills man hittar en vettig linje. En gemensam nivå på vad som är okej eller inte.

En hel avdelning som samlar och presenterar data
På Stendörren har man till exempel en hel avdelning som jobbar med att samla in och presentera data på ett användarvänligt sätt, som förvaltaren sedan kan använda i sitt rapporteringsarbete.

– Vi har även biträdande förvaltare utöver förvaltare. De frigör tid åt förvaltaren genom att ta på sig en del av insamlingsarbetet. Det handlar mycket om att ringa runt och samla in till exempel elförbrukning där vi inte har egen avläsning.

Förutsättningarna ser givetvis olika ut beroende på bolag och fastighetsbestånd. Därför menar Fredrik att man måste hitta ett tempo som passar organisationen. Digitaliseringsarbetet behöver inte ske över en natt – det viktigaste är att man sätter igång.

– Sen tror jag att man får jobba med less-is-more. Man får fokusera på vissa delar och beta av. Det är svårt att göra allting på samma gång.

Text: Jakob Gromer
redaktionen@forvaltarforum.se

Dela artikeln: LinkedIn
Inköpsportal - tipsa oss

Inköpsportal - ansökan
Logotyp, minst 200 pixlar bred *

Maximum file size: 209.72MB

Bild, minst 540 pixlar bred *

Maximum file size: 209.72MB

Kontaktspersonsbild, minst 200 pixlar bred *

Maximum file size: 209.72MB

Inköpsportal - tipsa en kollega