Som fastighetsägare kan du inte friskriva dig ansvaret för entreprenörens arbetskraft.
Kontroll av entreprenörer och underleverantörer är viktigt – för att stävja kriminalitet, främja social hållbarhet och för att inte hamna på löpsedlarna själv.
Ur ett större perspektiv handlar kontroll av sina leverantörer om att stävja svart kriminalitet och ekonomisk brottslighet. Det handlar om pengatvätt, svart arbetskraft, brott mot bokföringslagen och fifflande med skattebetalningar. För fastighetsägaren, som också har sina fastigheter att tänka på, finns ännu fler lager att beakta.
Håkan Dahlgren, Ekobrottsmyndigheten
– Att man får ett väl utfört jobb med kvalitet och garantitider. Men även den moraliska biten. Utnyttjar det anlitade bolaget sin arbetskraft till exempel. Som uppdragsgivare skulle jag vilja känna att jag har rent mjöl i den påsen, säger Håkan Dahlgren, Brottsförebyggande specialist på Ekobrottsmyndigheten, EBM.
Han berättar att fastigheter som brottsmodus har ökat under senare tid, i synnerlighet mot bostadsrättsföreningar, men även privata fastighetsägare.
– Det här är inga klantskallar, utan de är proffs. Det gäller att stoppa, störa och visa att man är på hela tiden. Gräv lite och våga ställ frågor, säger Håkan Dahlgren.
Viktiga moment i kontrollen
Det är viktigt att kontrollera det anlitade företagets styrelse, personerna i det, styrelserotationer och kontroll av inblandning i tidigare konkurser.
– Ju mer tid man lägger på utredningen initialt, och svarar på frågan vem det är jag gör affärer med, desto säkrare blir affären. Det finns ganska mycket offentliga uppgifter som är enkla att få tag på, exempelvis historik kring konkurser eller brottslighet och så vidare.
Gråhandeln, det vill säga när en del av verksamheten är svart och en del vit, försvårar ibland kontrollen. Det är knepigare att upptäcka eventuella avvikelser – och det är också därför det är ett populärt upplägg.
– Här gäller det att göra ordentliga kapacitetsberäkningar. Är det rimligt att fyra anställda ska renovera en hel förskola? Ställ frågan till entreprenören. Får man svaret att de hyr in arbetskraft, då får man nysta vidare i det tills man har säkerställt hela kedjan.
Lager av underentreprenörer
De flesta accepterar ett till två lager av underentreprenörer. I vissa fall är det trots allt oundvikligt. Men när ledet av underentreprenörer börjar sträcka sig längre ned än så ökar också risken för att fuffens, menar Håkan.
– Att ta in en hissleverantör för specifika arbeten är en sak, men att ha fem led av snickare eller målare behöver man nog inte. Vem blir det som ansvarar för arbetsmiljön? Har jag fyra led under mig kanske jag passar ansvaret nedåt. Men ska jag friskriva mig då? Nej. Så funkar det inte. Det blir fastighetsägaren som står med skägget i brevlådan när det landar på löpsedlarna.
Moralen väger tungt
John Bekric, Willhem AB
För John Bekric, förvaltare på Willhem, väger den moraliska delen tungt. Det är viktigt att inte svärta ner fastighetsbolagets rykte genom problematiska renoveringar och projekt, där alla parter måste bli nöjda – fastighetsägaren, hyresgästen och den upphandlade entreprenören. menar han.
– Man vill ha ett bra samarbete och det måste finnas en personkemi. Man ska vara ärlig mot varandra. Från min sida går det ganska snabbt att sortera bort de som inte följer överenskommelser och sådant vi skrivit in i avtal, säger John.
Uppförandekod
I alla kontroller och upphandlingar som han genomför ingår, utöver kontroller av det ekonomiska och bolagsstyrningen, en uppförandekod som entreprenören måste godkänna, skriva under och gå med på – annars blir det inget avtal, enligt Willhem. Dokumentet syftar till att undvika problem med arbetsmiljö, diskriminering och anti-korruption.
John Bekric lyfter olycksfallsförsäkringen som exempel i uppförandekoden. Det är något alla som arbetar i Willhems fastigheter måste ha. Men det handlar minst lika mycket om arbetsmiljö och skyddsarbetet.
– Den vi anlitar, deras anställda, ska ha skriftliga anställningsavtal som de förstår. Och naturligtvis ska företaget respektera de anställdas rätt till kollektivavtal, de ska kunna organisera sig.
Även de ekonomiska aspekterna väger tungt. På Willhem har man upprättat en rutin där ekonomiavdelningen avlastar förvaltaren med mer omfattande ekonomiska kontroller av entreprenörerna som används.
– Det är inte alltid jag hinner göra det, så det är skönt att de kan backa upp där. Det sker ofta när en entreprenörs rating faller av någon anledning.
Uppföljning även efter upphandling
Företag förändras hela tiden. Ny personal, nya ägare eller ändrade affärsförutsättningar tillkommer. Anledningar till att kvaliteten i utförande blir sämre går säkert ofta att hitta, men med löpande uppföljningar minskar man risken.
– En entreprenör kanske har bytt ut 50 procent av personalen sedan man anlitade dem, så det är alltid viktigt med uppföljning av avtal och samarbete. Det gäller att följa upp kvaliteten och kanske man måste avsluta samarbetet, säger han.
Vad mer bör man göra för att säkerställa entreprenörer?
– Ha bra rutiner. Speciellt mallar för hur avtal ska se ut. Att allt finns med, så det inte råder några tvivel om vad som gäller. Då är man på god väg till ett bra samarbete.
Text: Jakob Gromer
redaktionen@forvaltarforum.se
