Vårt fastighetsbolag köper fastighetsskötsel av en leverantör. Det fungerar dock inte optimalt. Nu arbetar vi med en ny upphandling, men varför ska vi göra avtalet bra för leverantören? Det är ju vi som är beställare och jag vill få ut mesta möjliga.
Expertens svar: När man använder något av branschregelverken AB, ABT, ABK eller ABFF så vet man att de är partsförhandlade. Det innebär att de syftar till att främja konkurrensen och skapa balanserade entreprenader. En effekt av det är att de innehåller regleringar som en beställare kan uppleva leverantörsvänliga.
Om vi fokuserar på din entreprenad med fastighetsskötsel så behöver ni fundera på vad ”bra för er” innebär. För en sak är säker – ni kommer inte få mer än vad ni betalar för år ut och år in. Istället brukar beställaren landa i att ”bra för mig” innebär en kvalitativ leverans som man inte betalar mer än nödvändigt för. Och för att uppnå det krävs ett någorlunda balanserat avtal.
Vad händer när beställaren försöker vinkla avtalet till sin fördel?
För det första uppstår stora risker för leverantören. Antingen får ni betala en hög riskpremie, eller så kommer ni få en leverantör som struntar i riskerna. Och då kan man fråga sig om det leder till en bra entreprenad för er?
För det andra så är en fastighetsskötselentreprenad något som pågår under lång tid, och därför kräver samarbete. Ett avtal som tydligt gynnar beställaren på leverantörens bekostnad är en väldigt dålig grund för ett bra samarbete. Verkligheten kommer att förändras, alla situationer kommer inte att finnas reglerade. Och då kommer leverantören att försöka kompensera det dåliga utgångsläget.
Och framförallt – när leverantören inser att de får mindre än vad de förväntas utföra så är risken skyhög att det genas i hörnen och leveransen inte blir vad ni har tänkt. För det är väldigt svårt att följa upp alla enskilda arbeten, i synnerhet tillsyn som inte påverkar fastigheterna i sig.
En entreprenad för fastighetsskötsel baseras ju på ABFF, och bara där finns det mycket regleringar som är användbara i situationer när det inte blir som man tänkte sig. Så börja med att använda dem för att styra upp situationen.
Vad kan man istället göra då?
Istället för att skapa ett avtal som ensidigt försöker gynna beställaren så föreslår jag att ni fokuserar på:
- Tydlighet – vad är viktigt för just er och vad är det egentligen som leverantören ska utföra? Ju tydligare förfrågningsunderlag, desto högre sannolikhet till bra anbud.
- Skälighet – ställ gärna krav, men lär er vad som är kostnadsdrivande och hög risk för leverantören. Var beredd att betala för det ni kräver.
- Uppföljning – vinsten ligger i stort sett alltid i att man som beställare följer upp att avtalet efterlevs. Kontrollera på plats, ha möten och begär in rapporter. För en dialog med leverantören, det lönar sig.
För att punkterna ovan ska gå att realisera krävs kunskap om både tjänsten och regelverket som används.
Man kan också sammanfatta det hela med att det faktiskt inte går att ha kakan kvar och samtidigt äta upp den.
Anna Cedvén
Seniorkonsult Förvaltningsstrategi, specialist inom fastighetsförvaltning och tjänsteentreprenader.
