”Jag gillar diskussioner – det finns sällan bara en lösning”

Att utveckla och lösa problem är Cecilia Nilssons specialgren. Hon har hamnat helt rätt när hon som Sverigechef på Retta ska skapa synergieffekter mellan Sverige och Finland – för att forma Rettas nya affärsområden och struktur. Kanske med hjälp av biomimik.

Förvaltningsbolaget Retta är inne i en förändrings- och förädlingsfas, där man ”tajtar ihop sig” med den nya finska ägaren och försöker utveckla bolaget i gemensam riktning. Det passar Cecilia Nilsson, Sverigechef Retta, utmärkt.

– Det är en röd tråd, både privat och inom jobbet, att kunna se hur man kan förändra saker och ting. Jag har alltid varit nyfiken och vill testa nytt. Jag är väl inte den typiska förvaltaren som sitter med analyser, då blir jag stressad. Jag drivs av att träffa olika typer av människor – i kombination med nya utmaningar. Det är det som gör den här branschen så kul. Det är så mycket man kan göra och fastigheter finns överallt.

Generalist – inte specialist
Cecilia Nilsson har genom åren haft en variation av arbetsuppgifter och hon säger att hon är den typiska generalisten. Hon är ingen specialist utan tycker om att ha det övergripande kontrollen och förståelsen för olika saker. Och tycker om att jobba med projekt- och fastighetsutveckling.

– Jag fastnar sällan i gamla mönster och ältar. Jag har en positiv syn på att man kan lösa problem och sitter gärna och diskuterar och är ett bollplank. För det finns sällan bara en lösning.

Synergieffekter
Det som ska lösas i dagsläget är att få ihop finska och svenska Retta och utveckla bolaget. Man tittar på vad som är positivt och väl utformat i respektive land för att se synergieffekter och dra växlar från det.

– Vi tajtar ihop oss och utvecklar oss gemensamt på den nordiska marknaden. Hur ska vi göra saker mer effektivt internt för att frigöra resurser, berättar Cecilia Nilsson och nämner några saker som länderna kan dra lärdomar av från varandra.

Finland jobbar även med värderingar och har kommit långt i sitt hållbarhetsarbete. De är också duktiga på att förvalta bostäder. I Sverige har man å sin sida stor erfarenhet av kommersiella fastigheter och är väl utvecklade inom teknisk förvaltning och teknisk drift.

Entreprenörstyrt
I grunden är den svenska grenen sprungen ur just driftförvaltning och Cecilia kallar bolaget för entreprenörstyrt, vilket innebär att de inte drar på sig onödiga kostnader, arbetar nära och med kunden och är lösningsorienterade.

– Du är inte superstyrd med att bara jobba med ett specifikt system eller på ett specifikt sätt. Flexibiliteten finns kvar och att man värnar om kunden. De ska känna att vi är deras förlängda arm. Vi bryr oss om fastigheterna lika mycket som kunderna gör. Det tycker jag är entreprenörsdrivet.

Men det finns så klart utmaningen i att inte äga sina fastigheter, utan ”bara” förvalta andras.

– Hade vi haft ett eget fastighetsbolag så kunde vi jobba med en grundstrategi för alla våra fastigheter. Nu har vi många olika kunder med många olika önskemål, med allt från olika rapporteringssystem, hur ofta man ska rapporterar, hur ofta man vill ha möten och hur proaktiv kunden vill att man ska vara. Det är absolut en utmaning som ställer höga krav på vår personal, att kunna vara flexibel och kunnig.

Kunderna efterfrågar hållbarhet
Något som Cecilia Nilsson märker efterfrågas mer och mer från kunderna är hanteringen av hållbarhetsfrågor. Nyligen anställdes en hållbarhetsansvarig i bolaget och detta har inneburit att frågan diskuterar än mer internt.

– Då kommer också våra förvaltare och vår driftpersonal som är ute i fastigheterna att ha det mer top of mind. Man blir mer proaktiv, man kan ifrågasätta och föreslå kunden alternativa lösningar.

Hållbarhetsarbetet innebär även merarbete som man ännu inte har överskådlig koll på. Det är ett nödvändigt arbete och det kommer nya direktiv från EU att förhålla sig till. Till exempel ska kommersiella fastigheter uppnå en energiklass E senast 2027. Det kan innebära mycket arbete beroende på fastighetens status och det är svårt att se exakt hur mycket arbete och vad det kommer att innebära resonerar Cecilia Retta.

Digitalisering är en utmaning
En annan utmaning som hon ser är digitaliseringen, som hon anser är en komplex fråga.

– Vi jobbar med många internationella kunder och ägare och det finns många olika system. Det är tekniska och ekonomiska rapporteringssystem. Det ligger en stor utmaning i att kunna hinna med och det är ofta förknippat med stora kostnader.

Hon ser att det kan bli aktuellt med en ny slags kompetens för att hantera detta, som hamnar i ett mellanläge mellan ekonomi och förvaltning. Det kan mycket väl bli en annan typ av medarbetare som ska kunna rapportera kring energi och att göra mer djuplodande analyser tror hon.

Karriär i korthet
Sin egen kompetens har hon skaffat sig på flera arbetsplatser genom åren. Hon har varit trogen branschen ända sedan lantmäterilinjen på 80-tal, förutom ett kort inhopp i IT-branschen, som inte alls var ”hennes grej”.

Hon har arbetat inom marknadsföring av lokaler samt med förvaltning på Fundament och sedermera Mälartornet. På KF Fastigheter arbetade hon med kommersiella fastigheter och fastighetsutveckling. Så småningom gick hon över till egen verksamhet och arbetade som interimskonsult i drygt 10 år.

– Jag fick uppdrag på väldigt många olika typer av bolag, på fondbolag och fastighetsbolag och har haft flera ledarroller. Jag har en kombination av att kunna förvaltning, ledarskap och utveckling. När jag fick frågan om Sverigechefs-jobbet på Retta kände jag att det var dags att testa nya saker och utmana mig själv. Det är ju då man växer, säger hon.

Bjuder in till dialog
Nu är hon ledare för 160 personer som är utspridda på olika kontor över Sverige. Som ledare hoppas hon att hon är tydlig, rak och öppen och hon bjuder gärna in till dialog.

– Man får gärna komma med synpunkter och förslag på förbättringar. Det kanske inte alltid innebär att man får ok på dem men jag är alltid öppen för diskussion, säger hon och fortsätter:

– Jag är inte den som sitter på höga hästar och jag vill vara tillgänglig. Jag har själv erfarenhet av auktoritära ledare och det fungerade inte för mig, konstaterar hon.

Hon anser att dialogen är viktig eftersom en person inte kan sitta på alla svar, det finns olika vinklingar på varje fråga.

– Det är helt och hållet utifrån betraktaren. Man måste kunna sätta sig in i hur den andra tänker och hur personens arbetssituation ser ut. Det är oerhört viktigt att diskutera. Det gör att jag också verkligen förstår vår verksamhet. Då kan jag ju också fatta bättre beslut.

Biomimik inom organisationen
När vi under intervjun pratar om ledarskap och organisation berättar Cecilia Nilsson om sin fascination för biomimik. Bio betyder liv och mimik att imitera. Biomimik bygger på att vi imiterar naturens bästa lösningar och tillämpar dem tvärvetenskapligt; inom design, arkitektur, medicin och organisationssystem.
Hon drar vissa paralleller mellan biomimik och att samarbeta framgångsrikt i en företagsorganisation.

– Naturen fungerar för att den arbetar tillsammans, i ett helt magiskt system. Titta på hur en myrstack är uppbyggd eller hur svampar hänger ihop med varandra. Alla delar bidrar och är i ett konstant samspel. Det hade inte fungerat om alla körde sitt eget spår, konstaterar hon.

Hjärtefrågor
Organisations- och medarbetarfokus är således frågor som ligger Cecilia Nilsson varmt om hjärtat.

– Man måste trivas och ha kul på jobbet. Alla i vårt bolag ska känna att de vill jobba hos oss; för att de tycker att det är kul med varierande uppdrag och med olika kunder och att det är en bra arbetsmiljö.

Hon konstaterar att covid har förändrat arbetsmiljön för de flesta bolagen och att det fortsätter att påverka genom att medarbetare sitter hemma mer än tidigare. De har visserligen alltid haft personal som sitter ute i fastigheterna men utmaningen nu är att hitta tillbaka till varandra och bibehålla utveckling och kunskapsnivå.

– Vi är ett konsultbolag som måste hålla oss à jour. Den naturliga kunskapsöverföringen man får genom att slänga ur sig en fråga till en kollega eller överhöra en diskussion är inte lika enkel som tidigare när man satt bredvid varandra.

Cecilia Nilssons lösning är att skapa aktivitet och se till att hitta samhörighet. På senaste gemensamma konferensen var ljudnivån ”öronbedövande” och hon kände en enorm lycka över det.

Blandning och bredd
Det hon tycker är roligast med sitt arbete är blandningen och bredden och möjligheten att få hjälpa kunderna.

– Mitt jobb innehåller alla möjliga delar och det triggar generalister i mig. Jag har kundkontakt och förhandlar avtal, samtidigt jobbar jag med strategifrågor och är jag bollplank för att komma på nya saker och sen så sitter jag i medarbetarsamtal. Det är verkligen högt och lågt.

Samtidigt erkänner hon att det även finns en viss utmaning i att ha krav på sig från bolagsägarna, att leverera som konsultbolag och att lova någonting och försöka hålla det.

Tvingar hjärnan till annat
För att hålla balansen mellan arbetsliv och fritiden ser hon till tvinga hjärnan att använda olika delar. Hon både målar och sysslar med keramik och sjunger i Barbershop-kör med drygt 50 kvinnor. Dessutom är hon aktiv med olika sporter och har en grundfysik från intensivt tennisspel som ung till att numera syssla med paddel, golf och kajak.

– Det är oerhört viktig att få avlastningen av hjärnan och att få kondition och motion. Det är viktigt med rörelse, speciellt när man blir äldre.

Text: Marit Engstedt
marit.engstedt@forvaltarforum.se