Rädsla för överprövning kan göra att man inte ställer rätt krav vid upphandling och istället ger utrymme för tolkningsmöjligheter, menar Jenny Hemlin som är upphandlingskonsult på Svefa.
– Tydlighet och uppföljning är jätteviktigt.
Efter tio år som säljare och store controller inom H&M-koncernen, ville Jenny Hemlin byta fokus och sökte en YH-utbildning till offentlig upphandlare. Väl där fick hon praktik på Svefa, och föll i det närmaste pladask:
– Jag fick vara delaktig i olika projektskeden både i offentliga och privata upphandlingar för fastighetsnära tjänster, och lärde mig så mycket. Det var helt enkelt jättekul, och när jag blev erbjuden fast tjänst redan under utbildningen fanns ingen tvekan. Fastighetsbranschen kändes lätt att förstå sig på, och det man upphandlar är så konkret.
Vad innebär din roll som upphandlare på Svefa?
– Jag hjälper offentliga och privata fastighetsägare att handla upp fastighetsnära tjänster som till exempel utemiljö, städ, fastighetsteknik och förvaltning. Där ingår vanligt upphandlingsarbete som att ansvara för upphandlingsprocessen, ta fram förfrågningsunderlag och utvärdera anbud. Men vi ska också stötta våra kunder med strategiska frågeställningar när det gäller krav och behov, göra entreprenadpaketeringar och ta fram utvärderingsmodeller. Vi finns med i hela processen från startmötet där vi går igenom avtalet till vad man ska ta upp på driftmötena och hur man sedan ska följa upp.
Hur påverkar din bakgrund ditt arbete på Svefa?
– Jag har alltid jobbat i serviceyrken och är van vid att leverera mot kund varje dag. Det har tränat mig att vara lyhörd och fånga upp vad kunden vill ha och behöver. Jag har också pluggat media- och kommunikationsvetenskap där vi lärde oss projektledning, vilket är en väldigt bra erfarenhet i min roll här på Svefa där jag ju är både uppdragsledare och projektledare. God kommunikation är dessutom en grundförutsättning för en lyckad upphandling.
Vilka är utmaningarna?
– Att tillgodose beställarnas olika önskemål är alltid en balansgång. De vill ju självklart ha det på sitt sätt och har ofta höga ambitioner när det gäller exempelvis miljö- och hållbarhetskrav, samtidigt som de kanske inte inser att alla krav kostar. Det är inte ovanligt att jag behöver hjälpa dem att hitta en rimlig kravnivå. Man kanske inte kommer hela vägen, men tillräckligt långt.
– En annan utmaning är att man i branschen ofta är lite rädd för lagen om offentlig upphandling (LOU), eftersom det alltid finns risk för överprövningar som försenar processen och kostar pengar. Den rädslan gör att man ibland inte ställer rätt krav och istället ger utrymme för tolkningsmöjligheter, vilket sällan blir bra. Tydlighet när det gäller vad man vill ha och hur ersättningsreglerna ska se ut är jätteviktiga.
Finns det några fler utmaningar?
– I vår bransch kan det också vara svårt med gränsdragningar när det gäller den egna kompetensen och vad man har upphandlat. Det kan lätt uppstå otydligheter mellan vad exempelvis de egna fastighetsskötarna gör och vad den externa leverantören ska göra. Då blir det dubbelarbete och kostnader i onödan.
Vilka är de viktigaste frågorna för dig?
– Ordning och reda – vilket knyter an till det jag delvis beskrev med utmaningarna. Det är så otroligt betydelsefullt med struktur och tydlighet, att man har koll på hur avtalen ser ut och vad man gör när något hakar upp sig. Om man får en felaktig faktura, ska det finnas en rutin för hur man tar hand om problemet. Med ordning och reda hamnar man inte heller i underläge gentemot leverantören utan blir mer som jämbördiga parter.
Vad tycker du att beställare skulle kunna bli bättre på?
– Uppföljningen är en superviktig fråga som jag ofta understryker. Vårt jobb är att ge beställaren de bästa förutsättningarna för en lyckad entreprenad. Men om inte beställaren själv har en kontinuerlig uppföljning under avtalets gång, så kan entreprenaden ändå misslyckas i slutänden.
Jenny Hemlins bästa upphandlingstips:
- Förstå att krav kostar pengar, och ställ rimliga krav.
- Håll koll på ditt avtal – arbeta aktivt med avtalsuppföljning under hela avtalstiden, inte bara i början.
- Se leverantören som en partner! Ha de möten som är avtalade med leverantören – då blir det ett bättre samarbete och många problem kan undvikas.
Text: Pernilla Fredholm
redaktionen@forvaltarforum.se
Jenny Hemlin
Titel: Upphandlingskonsult för tjänsteentreprenader på Svefa.
Ålder: 37 år.
Uppväxt: Helsingborg.
Bor: Gustavsberg på Värmdö utanför Stockholm.
Familj: Man och tvillingar på tre år.
Yrkeserfarenhet: 10 år inom HM-koncernen som säljare och storecontroller. Upphandlingskonsult på Svefa sedan 2018.
Utbildning: Kandidatexamen i media och kommunikation vid Göteborgs universitet, YH-utbildning i offentlig upphandling vid Frans Schartaus Handelsinstitut i Stockholm.
Fritidsintressen: ”Jag är ute i trädgården så ofta jag kan, för det ger både energi och lugn. Jag är också en riktig bokslukare. Men just nu tar husrenovering det mesta av vår tid.”
