Bokade besök till Boservice är något vi skulle kunna fortsätta med även när vi återgår till ett mer normalt läge, skriver Bostadsbolagets vd Kicki Björklund. Foto: Sofia Sabel.
Just nu befinner vi oss i ett läge som är helt nytt för oss alla. Vår viktigaste process i förvaltningen är felanmälan och det personliga bemötandet med våra hyresgäster. Nu har vi ett ansvar att minska smittspridningen av covid-19 och min upplevelse hittills är att den här pressade situationen gör att vi vågar testa nya modeller.
Ett exempel är just felanmälan. Våra öppna Boservice-kontor har i detta sammanhanget varit en särskild utmaning eftersom det på Boservice kan samlas många hyresgäster samtidigt, i ett relativt litet utrymme, där de måste vänta på sin tur.
Ny modell för personliga besök
Tillsammans har vi därför snabbt funnit en modell för personliga besök som är trygga både för kunder och medarbetare och som samtidigt erbjuder våra hyresgäster en god service. Kanske till och med bättre än vår tidigare väl inarbetade modell.
Fram tills nu har våra Boservice haft öppet en specifik tid varje dag, och de som vill ha personlig kontakt har varit hänvisade till att besöka oss just den tiden. Nu har vi istället infört tidsbokning där den som vill ha ett personligt möte med sin fastighetsvärd helt enkelt ringer och bokar en egen tid. Detta för att kunna garantera ett säkert mottagande utan risk för smittspridning.
Slipper vänta på sin tur
Bokade besök i stället för drop-in är ju något som andra serviceverksamheter infört för länge sedan – exempelvis passmyndigheten. Fördelen med denna modell är att våra kunder inte behöver vänta i en kö på sin tur utan får direkt träffa någon av våra fastighetsvärdar på sin bokade tid.
Många gånger är det tillräckligt för våra hyresgäster att göra felanmälan digitalt via vår hemsida eller direkt via telefon. Men för flera är det fortfarande viktigt att också ha möjlighet att träffa oss personligen i olika situationer.
Olika behov i olika områden
Före pandemin diskuterade vi hur den bästa modellen för öppettider på våra Boservice skulle se ut. Vi har testat olika varianter eftersom behovet av besök också ser olika ut i våra områden.
Målet har varit att möta våra kunders önskemål att träffa oss, och har anpassat öppettiderna efter området. Gemensamt har dock varit ett system med förutbestämda tider för drop-in-besök.
Ökad valfrihet och flexibilitet
När vi nu behövde minimera smittspridningen, samtidigt som vi ändå ska ge den service som våra hyresgäster behöver, fick vi snabbt ställa om och hitta en ny lösning. Även om vi inte varit igång så länge med den här modellen känns det redan nu som att bokade besök är något vi skulle kunna fortsätta med, även när vi återgår till ett mer normalt läge.
Vi tror att det ger våra kunder större valfrihet och det ger mer flexibilitet i vår egen verksamhet. Istället för att avvara resurser för att hålla öppet vid bestämda tider varje dag, lägger vi kraften där den behövs och ökar samtidigt tillgängligheten för hyresgästerna.
Kicki Björklund, vd
Bostadsbolaget
