I de allra flesta organisationer finns ett stort mått av fördelat ansvar, där varje avdelning/grupp har sina dedikerade arbetsuppgifter samt en egen budget som de förväntas följa. Med det följer också den naturliga följdfrågan när olika saker ska genomföras: Vems ansvar är det och vems budget ska belastas?
Ofta är det inga diskussioner, men i alltför många tillfällen blir det gnissel och irritation när saker bollas runt och ingen vill ta på sig ansvaret att utföra dem.
I vissa fall kan det till och med uppstå allvarligare problem. Till exempel är det vanligt att en projektorganisation och förvaltningsorganisationen inte har samma bild av vad som ska utföras i ett projekt. Åtgärder efter myndighetsbesiktningar är också en sak som har en förmåga att bollas runt innan de förhoppningsvis blir utförda.
Behövs tydliga ansvarsbeskrivningar
För att slippa irritation och diskussioner om vems ansvar och budget som ska belastas är det viktigt att det är tydligt vad en avdelning/grupp ansvarar för och vad deras budget inkluderar.
Trots det är det alltför ovanligt med tydliga beskrivningar av vad olika avdelningar har för ansvar och vad budgetmedlen förväntas räcka till.
Ställs på sin spets
I en avtalssituation ställs detta på sin spets och man tvingas formulera en gränsdragning för ansvaret och reglera hur ersättningarna ska fungera. Men många skulle också vara behjälpta av att göra samma arbete internt, så följande saker blir tydliga:
- Vem beslutar vad?
Det behöver vara tydligt för organisationen vilka roller som har vilket mandat att fatta beslut, både ekonomiskt och verksamhetsmässigt. - Vem ansvarar för vad?
Varje roll bör ha en tydlig arbetsbeskrivning som tydliggör vad som är rollens ansvar och befogenheter och vad arbetsuppgifterna är i stort. Detsamma gäller för avdelningar, att det tydligt framgår vad som är avdelningens samlade ansvar att utföra. - Vad ingår i budgeten?
Att en avdelning har en budget är i det närmaste självklart i dag, men det är inte alltid klart hur olika situationer förväntas hanteras budgetmässigt. Det kanske är en avdelning som står för fastighetsskötare som utför tillsyn och skötsel, men nu vill en annan avdelning att dessa ska hjälpa till inom ett projekt. Hur hanteras det?
Som en checklista
Att upprätta arbetsbeskrivningar inom fastighetsdrift och -förvaltning är inte lätt, men det finns hjälp att få.
Branschregelverket Aff finns som hjälp och stöd för att upprätta avtal för bland annat drift och förvaltning. Men mallarna är lika bra som underlag för att göra arbetsbeskrivningar och interna gränsdragningar.
Det som kallas Tjänstebeskrivning inom Aff kan användas som en enda lång checklista på arbetsuppgifter, vilket gör det lätt att få med alla småsaker som annars riskerar att hamna mellan stolarna.
Text: Anna Cedvén
Läs mer här om hur du kan använda Aff för att göra interna överenskommelser
