Fastighetsförvaltning innebär ett ansvar för att fastigheten fungerar som avsett och att hyresgästerna trivs och betalar hyra. För de flesta är det självklart att man måste ha god kunskap om hur man tecknar hyresavtal och själva avtalen hanteras oftast systematiskt i olika system. Men hur ser det ut med avtalen som innebär kostnader i stället för intäkter? Tar vi dem på allvar, eller sköts de lite med vänsterhanden?
Att förvalta en fastighet kräver en mängd olika avtal, alltifrån försörjningsavtal för till exempel värme, via tjänsteavtal såsom trappstädning till ramavtal för konsulter och entreprenörer. Ett gott avtalsarbete kan se ut på olika sätt, men det krävs alltid att några saker är uppfyllda:
- Alla avtal är kända
Det kan ju låta självklart, men handen på hjärtat – kan du plocka fram alla avtal som hör till ”dina” fastigheter? Att de är kända innebär ju också att alla som använder sig av dem också ska ha tillgång till dem för att veta vilka villkor som gäller. Vad är det för timpriser på serviceavtalet för hissarna och hur ofta städas det i tvättstugan? Frågor som en förvaltare lätt bör kunna ta reda på om man inte råkar ha det i huvudet. - Alla avtal är skriftliga
”Har inte alla det?” kanske du tänker nu och känner att ni åtminstone har skriftliga avtal. Det kanske finns ett skriftligt avtal i botten, men har det skett förändringar under tiden som inte är skriftliga? Då är det svårt att veta vad som egentligen gäller. - Alla avtal har en ägare
För att avtalen ska vara lämpliga och aktuella behöver det vara någon som äger avtalet. Det finns oftast för stora avtal, som t.ex. för elenergiavtalen. Men det behöver vara tydligt för alla avtal. - Alla avtal följs upp
Får vi en bra leverans? Är priset rätt? Vill vi förändra några villkor till nästa gång vi tecknar avtalet? Att följa upp och dokumentera om vi är nöjda med avtalet är viktigt för att få avtalad leverans och pris. - Alla avtal är ”bra”
Med det menar vi att avtalen är juridiskt korrekta, har lämpliga kommersiella villkor och tydliggör vad som är överenskommet.
Intresse och systemstöd
För att få till detta krävs det intresse och gärna ett bra systemstöd, åtminstone om företaget är stort. Men mycket klarar man av med goda rutiner.
Att gå igenom de avtal som finns och helt enkelt bestämma sig för hur olika typer av avtal hanteras kommer man långt med. Se till att det är tydligt vad olika roller har befogenhet att teckna avtal och göra överenskommelser i avtal, och hur avtalen och överenskommelserna ska lagras.
Branschregelverk och mallar
När det gäller sista punkten finns det hjälp i form av branschregelverk och mallar. För avtal om återkommande tjänster så är det Aff som ger dig stödet. Då får du både en bra juridisk grund och hjälp att beskriva tjänsten. Det är också lätt att göra mallar för avtal som du kan använda gång på gång.
Text: Anna Cedvén
