Våra inköp motsvarar hela omsättningen. Men beslut tas varje dag utan tillräcklig kontroll och tydligt ansvar. Till slut slår problemen igenom i resultatet. Då kallas det överraskning – så som den svarta svanen. Men det är inget oväntat. Det är konsekvens av brist på styrning.
I ett fastighetsbolag står inköpen för lika mycket som hela omsättningen. Det är inga småpengar. Inköpen sker vid investeringar, underhåll, drift och löpande avtal. Driver man ett bolag på två miljarder kronor ligger inköpen i samma härad.
Trots detta räknas inte inköp som en kärnverksamhet. Det stoppas in i en stödfunktion, trots att ett fastighetsbolag i grunden är en beställar- och inköpsorganisation med stora externa inköp.
Inköp baserat på tillit
I ett fastighetsbolag är inköpsarbetet fullt decentraliserat. I praktiken gör alla medarbetare och chefer inköp utifrån givna beloppsgränser. Håller man sig inom gränserna bestämmer man själv. Det ses som tillitsbaserad styrning.
Inköpen ifrågasätts sällan. De godkänns av överordnad chef, som utgår från att fakturan och beställningen redan har granskats noga. Och så är det oftast. Men inte alltid.
När man beställer ett jobb behöver man ha en uppfattning om vad det kostar. Annars går det inte att bedöma affären. Här behövs inköpssystem som stödjer, ger kontroll och priser innan köpet. Det gäller också att undvika inköp i slutet av året för att bränna budget. Då blir affärerna svaga och man får mindre för pengarna. Det är dåligt. Och det händer.
När alla köper blir ingen ansvarig
Inköpsavdelningen tar fram avtal eller använder befintliga ramavtal. De är ofta öppna för tolkning och gäller för flera verksamheter. Det innebär att beställaren måste vara tydlig mot leverantören eller entreprenören om vad som gäller i det enskilda fallet och när det ska ske. Det skadar inte att själv åka ut och titta när man beställer tio entréporter. I de gemensamma avtalen finns fällor.
Om det inte är tydligt vilken utrustning som ska användas väljs det som ger bäst marginal för entreprenören. Det är min erfarenhet. Marginaler delas sällan.
Sätta hårt mot hårt
Fastighetsbolag är generellt dåliga på att sätta hårt mot hårt. När alla är beställare finns det alltid en grupp som känner obehag inför att ifrågasätta, pressa eller ta diskussionen med entreprenörer. Relationer värnas. Man vet att man ska arbeta tillsammans över tid.
När entreprenören ställer upp blir det lagarbete. Det är bra. Men det följer ofta med en extra nota. Samtidigt är många avtal för allmänt hållna för att få ut full affärsmässighet.
Inköp handlar i grunden om beteende. Det handlar om att se bolagets resurser som sina egna pengar. Att få ut maximal effekt. Den som är en bra inköpare får ut mer för samma pengar. Det vinner hyresgästerna på.
Uppföljning skapar bättre affärer
En underskattad del är att följa upp leverantörer och entreprenörer årligen. Att träffas och gå igenom uppdrag, fakturor och om offerter höll. Hur ÄTA arbeten utvecklades. Den typen av uppföljning skapar bättre affärer över tid.
Det finns också en stor potential i att samla leverantörer och entreprenörer årligen. Att berätta om kommande upphandlingar och projekt. Det ger fler anbud och stärker marknaden. Samtidigt ökar förståelsen för vad bolaget vill uppnå och hur man tillsammans kan lösa större samhällsutmaningar. Entreprenörerna vässar sina erbjudanden.
Här finns pengarna och styrningen
Ett aktivt inköpsarbete kräver framförhållning. Man behöver ligga flera år före tidsplanen så att upphandlingarna håller och kan starta i rätt tid. Annars hamnar organisationen i bakvattnet.
När projektorganisationen är klar vill man att upphandlingen redan ska vara klar. Så fungerar det inte utan planering. Det här avgör hur mycket man faktiskt klarar att leverera.
Bolag som prioriterar inköp kan spara fem till tio procent av den totala inköpsvolymen. Det är mycket stora pengar. När det ser ut så finns det bara en sak att göra. Börja på måndag.
Kompetens gynnar bolag och entreprenör
Bostadsbolaget i Göteborg är en förebild när det kommer till inköp. De arbetar med strukturerade utbildningar för alla som gör inköp. Syftet är att utveckla beteendet. Att göra bra affärer som gynnar både bolaget och entreprenören. Att utvärdera inköpen ger en tydlig bild av kvalitet och kostnad.
När fakturor är digitala är det lätt att trycka godkänd. Att stanna upp och ta kontakt med leverantören tar tid och leder till påminnelser i ekonomisystemet.
Den som stoppar en faktura när något inte stämmer ska få stöd. Ekonomifunktionen behöver säkerställa att underlagen är korrekta och att fakturan visar vad som faktiskt har levererats. Många fakturor är bristfälliga. Det är först när man kräver tydliga specifikationer som det går att se vad som levererats.
Vem ska göra inköpen?
Att tydliggöra inköpens roll och diskutera om det är kärnverksamhet ligger nära till hands. Frågan är också om alla ska göra beställningar eller om det ska vara färre personer som är utbildade och driver frågan. Det påverkar organisationens styrning och arbetssätt. Den frågan kommer. Det finns stora pengar att hämta och många är obekväma i rollen som affärsmässig inköpare.
Avslutningsvis missar de flesta bolag att marknadsföra sina inköp och projekt. Det sker internt och sällan externt. Det är bakvänt. Inköp är konkret. Här finns mycket att berätta om klimatarbete, varsamma renoveringar och energibesparingar.
Ser du en svart svan en vårkväll är det ett tecken på att inköp inte längre går att behandla som en stödfunktion.
Thorbjörn Hammerth
VD på Familjebostäder i Göteborg AB och tf VD på Bostadsbolaget
