Finns det några starroperationer inom förvaltning?

Charlotta Szczepanowski, hållbarhetschef på Riksbyggen.

Processer är jobbiga att läsa och de krånglar till det för mig. Så vet jag att många tänker och till er vill jag berätta om en fantastisk nyhet som jag hörde om på radion i morse.

I Indien finns ett sjukhus som kommit på ett mycket bättre sätt att operera personer med grå starr. Ny teknisk lösning eller ny medicin tänker ni kanske, men det handlar faktiskt om helt vanlig effektivisering.

Med inspiration av McDonalds och ”löpande bandtekniken” kan sjukhuset i Indien utföra lika många starroperationer som hela den offentliga vården i Storbritannien. Kostnaden per patient är bara någon procent av vad det kostar i Europa. Komplikationerna är färre, ja ni hörde rätt, färre komplikationer!

Jobba smartare
Tror ni att det finns några starroperationer inom fastighetsförvaltning? Såklart finns det massor med effektiviseringar att göra. Kanske inte så stora och revolutionerande som starroperationsexemplet men visst kan vi jobba mer effektivt än vad vi gör i dag.

Hur ska vi göra då? Ska fastighetsskötare springa lite fortare och lokalvårdare jobba lite hårdare?

Styra återkommande arbetsuppgifter
Så är det naturligtvis inte. Vi ska helt enkelt jobba smartare genom att styra återkommande arbetsuppgifter. Andra arbetsuppgifter ska medarbetarna ha stort utrymme för kreativitet och egna beslut.

Anledningen till att vi behöver styra de återkommande arbetsuppgifterna är så klart att vi inte behöver uppfinna hjulet varje gång. Det gäller att hitta bästa sättet att göra återkommande arbetsuppgifter och sen tillsammans förbättra dem.

Det finns säkert saker som just du gör bättre än kollegan och det vore väl juste om du delar med dig av dina smarta arbetssätt och omvänt tänker jag att även om du gör saker smart kan det finns arbetsmoment som din kollega gör ändå smartare. Tro mig, små starroperationer finns överallt!

Processen ”tvätta kläder”
I små företag kan man berätta om sitt smarta arbetssätt för kollegan på fikarasten men i större organisationer behöver vi krångla till det lite för att lyckas. Vi behöver enas om hur vi gör i dag för att kunna gå vidare och göra förbättringar. Och det är här processer kommer in.

Man kan se processbeskrivningar som en karta där alla är överens om hur vi jobbar i dag. Många saker du gör i din vardag skulle kunna beskrivas i processer.

När du till exempel ska tvätta kläder gör du olika aktiviteter och de aktiviteterna måste göras i en viss ordning. Skulle du skriva ned hur du gör har du beskrivit processen ”tvätta kläder”.

Det fiffiga är att vi kan använda vår karta för att förklara för varandra hur vi kan göra saker ändå smartare. Det är det vi kallar processförbättringar.

Omvärlden förändras snabbt
Nu kanske du tänker att det fungerar ju bra som det är. Till dig vill jag berätta att omvärlden förändras och den förändras i en rask takt. Du har säkert blivit frustrerad för att du behöver göra saker på annat sätt eftersom företaget har bytt it-system eller att någon jobbig (men så klart viktig) lag har kommit.

Jag lovar att det kommer hända igen och allt oftare. It-systemen och lagarna kan göra att vi behöver förändra våra arbetssätt och det är rätt jobbigt att hålla koll på lagar och system. Därför behöver vi har någon/några som håller koll och beskriver hur vi måste förändra vårt arbetssätt för att till exempel följa lagen.

En förutsättning för att veta hur man ska förändra är så klart att veta hur det görs i dag och det är ju just det vi beskriver i företagets processer, eller kartor, som vi också kan kalla dem.

Enklare med gemensamma processer
Små starroperationer i all ära men hur ska vi göra om vi ska hitta de där stora starroperationerna? Jo, jag tror att vi måste tänka utanför boxen. Fastighetsförvaltare måste sätta på sig nya glasögon och våga titta på helheten och ibland samverka med personer som inte kan fastighetsförvaltning. Det kanske är kunden som kommer med smarta idéer eller också är det någon som jobbar med effektiva starroperationer som ger oss inspiration.

En sak är säker. Vill vi konkurrera om kunderna måste vi hela tiden förbättra oss och förbättringsarbetet går mycket enklare om vi har gemensamma processer!

Charlotta Szczepanowski
redaktionen@forvaltarforum.se

Charlotta är chef för hållbar utveckling på Riksbyggen. Hon drivs av att skapa förståelse för hållbarhetsfrågor och att skapa strukturer för att Riksbyggen ska kunna leverera kundnytta samtidigt som företaget blir mer hållbart. Tidigare arbetade Charlotta på Posten och Electrolux med hållbarhet- och ledningssystemsfrågor.

Dela artikel:
Share on LinkedInShare on FacebookTweet about this on TwitterEmail this to someonePrint this page