Foto: Johannes Alm
Fastighetsbestånd som inte utnyttjas fullt ut kostar skjortan. Karlshamns kommun tog in extern hjälp för en långsiktig, strategisk lokalplanering. Metoden sparade tid och pengar, och gav en gemensam bild där alla berörda var involverade från start.
Charlotte Kristensson, Fojab
Utmaningen är bekant för många förvaltare med stora fastighetsbestånd: många ytor används fel, för lite, är för trånga eller har eftersatt underhåll. Stora hållbarhetsvärden och mycket pengar finns att tjäna på att utnyttja lokaler mer effektivt, men samtidigt är lokaloptimering sällan enkelt.
– Som arkitekt möter jag ofta lokalprojekt som inte utgår från ett helhetstänk. Det kan skapa en rörig process med stopp och omtag. Därför behövs en gemensam bild av förutsättningarna och ett underlag för långsiktiga beslut, säger Charlotte Kristensson, arkitekt på Fojab.
Långsiktig analys krävs
Just detta har Charlotte Kristensson försökt möta genom att skapa en ny metod för strategisk lokalplanering, som ska hjälpa förvaltare att använda sina fastighetsbestånd på ett effektivare sätt. Utgångspunkten är en ordentlig analys av samtliga nuvarande lokaler, organisationens och verksamheternas behov nu och i framtiden, samt de ekonomiska förutsättningarna.
– Det ger en överblick och en helhetssyn på hela beståndet, där alla aspekter blir belysta från start till mål för alla berörda. Därefter tar vi fram olika handlingsalternativ för uppdragsgivaren att ta ställning till. Där lyfts för- och nackdelar, konsekvenser och eventuella målkonflikter för de olika alternativen fram, säger hon.
Helhetsgrepp och tydlighet
En av de fastighetsförvaltare som har arbetat med metoden är Karlshamns kommun, som numera har en långsiktig strategi för sina skol- förskole- och omsorgslokaler. För några år sedan visade prognoserna att elevunderlaget förväntades öka. Samtidigt hade kommunen många små lokaler med eftersatt underhåll, och kostnader för ett antal hyrda paviljonger.
Johan Eriksson, Karlshamns Kommun
– Vi var tvungna att bestämma oss: ska vi renovera och underhålla, eller bygga nytt? Vi behövde planera på lång sikt, ta ett helhetsgrepp över hela kommunen och få ett ordentligt beslutsunderlag. Då var det guld värt att göra den här utredningen, säger Johan Eriksson, enhetschef för fastigheter i Karlshamns kommun.
Att få en tydlig bild av vad de olika valmöjligheterna innebär är en nyckel för att lyckas med lokaloptimering, påpekar han.
– För oss blev den här samlade bilden, med konkreta siffror, en bra grund och ett stöd för att prata med verksamheterna om de olika alternativen. Utan den hade processen tagit betydligt längre tid, säger han.
Bra underlag skapar enighet
För Karlshamns kommun ledde utredningen bland annat till beslutet att avveckla tre mindre skolor, och bygga en helt ny skola. Johan Eriksson uppfattar att det fanns stor enighet runt beslutet, mycket tack vare att det var så väl underbyggt.
– Vi såg tydligt att väldigt mycket fanns att vinna på att samla allt på ett ställe. Underhållsmässigt var det inte hållbart att ha så många små, äldre skolbyggnader. Och i förlängningen ger avvecklingarna oss möjlighet att utveckla området och se till att lokalerna nyttjas på ett bra sätt av någon annan, säger han.
För Karlshamns kommun blev utredningen en vägledning för många lokalbeslut, men han betonar också att det är ett levande dokument där underlag, siffror och prognoser behöver uppdateras regelbundet.
– Det är viktigt att inte låsa fast sig vid något, utan ha ett flexibelt tänkande och vara beredd på att byta spår om saker utvecklar sig annorlunda än man tidigare trott, säger Johan Eriksson.
Även mindre analyser kan ge stöd
Enligt Charlotte Kristensson är det inte bara kommuner som kan ha nytta av strategisk lokalplanering. Som exempel nämner hon andra förvaltare med stora fastighetsbestånd, som industriföretag, universitet och högskolor eller statliga myndigheter.
Och det är inte alltid nödvändigt att göra omfattande utredningar av hela fastighetsbeståndet. Även mindre analyser kan ge ett bra underlag för bästa vägen framåt.
– Ibland kan det räcka med en kapacitetsutredning, exempelvis för en enhet. Vi gjorde en sådan i Landskrona kommun, där vi undersökte hur lokalkapaciteten skulle påverkas i en skola om en befintlig förskola skulle vara kvar i lokalerna eller flytta ut. Vi analyserade kapaciteten i förhållande till ändamålsenlighet, tillgänglighet, ventilation, toaletter och matsal, och fick fram att det räckte att göra en mindre ombyggnad för att båda verksamheterna skulle fungera bra i lokalerna. Det handlar alltid om att hitta det mest optimala, utifrån kostnad och verksamhet, och här finns mycket pengar att spara, säger hon.
Text: Ulrika Ernström
redaktionen@forvaltarforum.se
