Bättre kunskap om underhållsbehovet på sikt och ett betydligt enklare budgetarbete. LKF:s målmedvetna satsning på digital underhållsplanering har prisats av Digitaliseringsinitiativet. Vägen dit krävde både mod och nytänkande.
Henriette Jareklew, LKF
– Vi vågade släppa sargen. Vi har varit vana att jobba i fastighetssystemet, och slentrianmässigt tänkt att det måste vara så. Men vi gav oss ut på öppet vatten, och det lönade sig, säger Henriette Jareklew, digital ledare och innovationsansvarig på LKF.
Nu bygger bolaget vidare på det lyckade projektet och har beslutat införa digital underhållsplanering i hela beståndet. En viktig framgångsfaktor har varit ledningens stöd och ett stort engagemang i den egna organisationen, konstaterar Henriette Jareklew.
– Projektgruppen fick resurser och stort förtroende att försöka skapa en ny arbetsprocess för underhållsplanering, säger Henriette Jareklew.
Diffus bild av underhållsbehovet
Lunds kommunala fastighetsbolag, LKF, äger och förvaltar drygt tio tusen lägenheter. Bolaget, som förra året omsatte drygt 1,1 miljard kronor, har en dominerande ställning på hyresmarknaden i Lund.
Tidigare hade bolaget en ganska diffus bild av underhållsbehovet, konstaterar Henriette Jareklew. Bristfällig dokumentation bidrog till att det kunde vara svårt att få fram kostnader för kommande underhåll.
– Ofta tvingades vi leta högt och lågt och prata med olika projektledare vad de hade på gång. Det var omständligt och tidskrävande. Risken fanns också att om någon slutade, kunde vi missa information om några underhållsprojekt, säger Henriette Jareklew.
Digitaliseringsprojekt drar igång
I början av 2020 drog LKF därför igång ett förändringsarbete. En intern projektgrupp fick i uppdrag att digitalisera underhållsprocessen.
– Vi behövde underhållsplaner för ett antal år framåt som vi kunde lita på. Dessutom behövde vi bättre underlag för vår egen budgetering, säger Henriette Jareklew.
Steg 1 – Hitta rätt verktyg
Första utmaningen var att hitta ett bra planeringsverktyg. Enkelhet, att alla medarbete ska kunna förstå och använda verktyget, var en målsättning. Möjligheter att ta ut olika rapporter och öppen tillgång till data var andra viktiga kriterier.
– Vi bestämde att ge vårt eget fastighetssystem en chans att se om det kan uppfylla våra önskningar. Men det visade sig vara för komplext att jobba i underhållsmodulen, säger Henriette Jareklew.
Projektgruppen utvärderade demoversioner av olika hjälpmedel och diskuterade för- och nackdelar.
– Vi insåg snart att ska vi jobba med digital utveckling behöver vi gå vidare från fastighetssystemet. Till slut hittade vi ett verktyg som kryssade i alla våra boxar, säger Henriette Jareklew.
Valet föll på Planima, ett företag som sedan starten 2015 har erbjudit ett webbaserat planeringsverktyg för fastighetsbranschen.
Jens Björk, Planima
Planimas vd Jens Björk hävdar att verktyget har stora fördelar jämfört med både Excel och fastighetssystem, som är två vanliga alternativ idag. I underhållsplanering är det viktigt att hitta rätt detaljnivå, så att data varken blir för detaljerade eller för ytliga, säger han.
– Fastighetssystem fungerar bra för exempelvis hyresavisering och felanmälan, men inte lika bra för att planera och budgetera underhåll. Vårt verktyg kan organisera och visualisera data på ett mycket mer användbart sätt med exempelvis grafer och nyckeltal, säger Jens Björk på Planima.
Steg 2 – Pilotprojekt i fem fastigheter
Nästa steg var att testa Planimas planeringsverktyg i full skala.
Fem fastigheter – med olika storlek, ålder och läge – valdes ut som representativa för bolagets totalt cirka 250 fastigheter. För var och en av fastigheterna gjordes en inventering av framtida underhållsbehov.
En stor utmaning var sedan att sammanställa inventeringsdata på rätt nivå. Man förde många diskussioner, internt i projektgruppen men även med inventeringskonsulten och med systemleverantören Planima, berättar Henriette Jareklew.
– Vi försökte hela tiden skala ner listan på underhållsåtgärder. Det är till exempel inte nödvändigt att ange om det rör sig om ett vänster- eller högerhängt fönster, det räcker med ”fönsterbyte”.
– Till slut hade vi en lista på cirka 250 åtgärder inom yttre underhåll och till viss del rot-underhåll.
Nytt arbetssätt uppskattas internt
Erfarenheten från pilotprojektet har varit mycket positiv, inte minst responsen internt. Det har blivit enkelt att få en översikt över underhållsbehovet på längre sikt och kostnaden för det, säger Henriette Jareklew.
Pilotprojektet har också resulterat i ett nytt arbetssätt. LKF har tillsatt en ny samordnare för underhållsplanering på fastighetsavdelningen.
– På så sätt blir underhållsplaneringen mycket mer strukturerad. Nu måste man till exempel gå till samordnaren och få godkänt på alla nya underhållsåtgärder, säger Henriette Jareklew.
Hela beståndet inventeras
LKF har redan beslutat att digitalisera underhållsplaneringen i hela verksamheten. Som ett första steg kommer alla fastigheter under de närmaste två åren att inventeras – från scratch.
– Digitala underhållsplaner kommer sedan att införas successivt för hela beståndet, konstaterar Henriette Jareklew.
Text: Henrik Lundström
redaktionen@forvlatarforum.se
Vita älgen – Belönat digitaliseringsprojekt
LKF:s projekt belönades under hösten med Den vita älgen, en utmärkelse som delas ut av Sveriges Allmännyttas Digitaliseringsinitiativ för att uppmärksamma åtgärder som driver på digitaliseringen inom fastighetsbranschen.
I motiveringen står bland annat att ”organisationen har tagit stora kliv mot en väl strukturerad process som ger underlag på rätt detaljnivå med bättre koll på fastigheterna, faktabaserad planering och långsiktigt budgetarbete”.
