Så påverkas branschen av sanktionerna mot Ryssland

Porträttfoto på Jessica Molén, Svefa: Marit Solblad

I samband med att kriget i Ukraina bröt ut tog EU fram en ny förordning som innebär sanktioner mot Ryssland och ryska organisationer. Jessica Molén på Svefa har satt sig in i förordningen och ger här råd och dåd om hur de påverkar branschen.

Jessica Molén, förvaltningsrådgivare och upphandlingsspecialist på Svefa, uppmärksammade den nya förordningen som kom i april och har satt sig in i vad det är som gäller för bygg- och fastighetsbranschen. Vi ringde upp henne för att höra hur de nya sanktionerna kommer att sätta sin prägel på branschen.

Vilka svenska fastighetsägare kommer att påverkas av sanktioner?
– Det finns redan förordningar med sanktioner mot Ryssland och Vitryssland sedan 2014 som gäller inköp av varor och tjänster från dessa länder. Den nya förordningen rör nu alla offentliga upphandlingar som omfattas av upphandlingsdirektiven, det vill säga upphandlingar över tröskelvärdena.

– Tröskelvärdet skiftar beroende på vad som ska upphandlas. För byggprojekt är tröskelvärdet cirka 56 miljoner medan det för fastigheter och drift, som fastställs genom LOU, är tröskelvärdet betydligt lägre, cirka 1,5 miljoner kronor.

– Privata fastighetsägare berörs inte.

Vad är det för ryska organisationer som man inte får göra affärer med?
– Restriktionerna innefattar tre kategorier som man inte får tilldela kontrakt.

1. Fysiska eller juridiska personer, enheter eller organ etablerade i Ryssland, eller ryska medborgare.
2. Man får inte heller tilldela ett kontrakt till en organisation som ägs till mer än 50% av någon av ovanstående.
3. Man får inte heller tilldela kontrakt till någon som agerar för eller på uppdrag av ovanstående, som exempelvis en bulvan.

– Men det tar inte slut där – det gäller alla leverantörer i alla led. Även underleverantörer som står för minst 10 % av det totala kontraktet innefattas av förordningen.

Dessutom fortsätter de gamla sanktionerna från 2014?
– Ja, och det innefattar bland annat inköp av varor från Ryssland och Vitryssland gällande till exempel stål och järn, cement- och mineralprodukter, träprodukter och tillhörande tjänster som transport och arbetskraft.

Vad ska man göra som offentlig organisation för att ha koll?
– Börja med att ta in en sanningsförsäkran från alla leverantörer, att de intygar att de inte ingår i någon av de tre kategorierna som berörs av de nya och gamla sanktionerna. Leverantören måste även ha koll på sina underleverantörer vilket bör framgå av sanningsförsäkran. Som upphandlande organisation talar man om i upphandlingsdokumenten att upphandlingen omfattas av förordningen och att de som inte kan ge sanningsförsäkran då faller bort ur upphandlingsförfarandet.

Vad mer ska man göra?
– Du får inte heller fullgöra kontrakt med någon som tillhör en av de tre kategorierna. Kontrakt som är upphandlade, över tröskelvärdet, måste man därför inventera. 11/10 ska alla kontrakt vara rena från den typen av leverantör. Det innebär att du kanske måste säga upp ett pågående kontrakt, eller att leverantören måste hitta en ny underleverantör.

Hur kommer den egna organisationen påverkas av detta?
– Det blir mycket ringar på vattnet i de här inventeringarna. Måste du avbryta ett kontrakt kan du behöva en avslutandeprocess med dem för att kunna handla upp en ny leverantör som ska ta över leveransen. Bland annat kan det vara svårt att hitta en ny entreprenör som vill ta över ett pågående byggprojekt, mitt i någon annans arbete.

– Behovet av ett kontrakt och inköp av tjänster och varor består och du måste göra ny upphandling eller hitta ett alternativt sätt som fungerar. Det kommer att bli resursintensivt.

Vad mer kan komma att påverka organisationen?
– Sanktionerna påverkar priserna. Man måste fundera på hur man ska budgetera för sina inköp och vad som påverkar kostnadsökningarna. En avbruten upphandling kanske bli mer kostnadskrävande när man behöver gå in i förhandling med en ny leverantör eller underleverantör.

Vad ska man göra i ett inledande skede?
– Sätt er in i vad det är som gäller, redan nu. Se över er strategi gällande vad ni ska göra om ni ställs inför risken att det förekommer ryska och vitryska intressen i era upphandlingar och befintliga kontrakt. Då vet ni också hur ni ska agera den 11/10, när den stora inventeringen ska vara klar, eftersom ni har en strategi för hur ni ska jobba med efterföljande konsekvenser.

Sammanfattningsvis, vilka råd kan du ge inför upphandlingsarbete och med befintliga kontrakt?

1. Ta initiativ och börja kontrollera era avtal.
2. Ha kontroll på att anbudsgivaren inte ingår i någon av de tre kategorierna och att underleverantörer, inom kategorierna, inte överstiger 10% av kontraktet.
3. Ta in sanningsförsäkran som även täcker underleverantörer. Löpande kan man ta in dem var 3:e månad eller en gång i halvåret, så att man har ett flöde. Men det måste hanteras och kunna följas upp. Sätt in resurskapacitet för det.
4. Gör inventering på alla befintliga avtal som påverkas av förordningen, pågående som nystartade.
5. Informera era anbudsgivare att förordningen finns och att ni agerar utifrån den. Skriv inte bara in det som ny text i upphandlingen som anbudsgivarna ska förstå på egen hand. Var öppen och transparent. ”Så här jobbar vi och dessa regler följer vi.”
6. Tala om att ni utesluter de anbudsgivare som berörs av reglerna i förordningen.
7. Skulle ni att påbörjat en upphandling innan 9/4 utan att informera om förordningarna, ta en dialog med leverantören och försök lösa eller läka istället för att avbryta och göra om, det kan bli väldigt resurskrävande.
8. Ni har ett jättejobb framför er. Börja nu!

Text: Marit Engstedt
marit.engstedt@forvaltarfroum.se