Värdefulla vinster i digitaliseringens fotspår

Den påbörjade digitaliseringen fick en rejäl skjuts med pandemin. Vi ställde snabbt om våra arbetssätt, våra processer och sätt att mötas. Ur kris kom positiva effekter som är långsiktigt värdefulla. Men hur långt har vi kommit och vart är vi på väg?

I september 2022 bjöd FAR, Föreningen Auktoriserade Revisorer, in till seminarium för att bland annat presentera sin senaste framtidsstudie i syfte att sia om var branschen kommer vara 2030 och vilka trender och fenomen som kommer att påverka revisions- och redovisningsbranschen.

Framtidsstudien, som uppdragits åt Kairos Future att genomföra, visar många spännande trender och digitaliseringen är självklart en av de starkaste.

I en undersökning som FAR låtit göra bland både kunder och medarbetare visar det sig att ekonomiavdelningarna i sitt arbete har kommit förhållandevis långt när det gäller digitisering, det vill säga digital hantering, exempelvis i form av att byta pappersfakturor mot PDF:er.

Man har lyckats halvbra när det gäller digitalisering, alltså implementering av digitala processer men faktiskt presterat ganska svagt när det gäller det förändringsarbete som kan ses som digitala transformationer.

E-fakturering
Ett digitaliseringsmoment som är i starkt fokus är e-fakturering. Detta förespråkas i dag som standard men förväxlas lätt med den digitiserade varianten som är att byta pappersfakturan mot en digital bild i form av PDF.

Redan för snart 15 år sedan startades projektet PEPPOL, Pan-European Public Procurement Online, vilket är ett nätverk för att skicka och ta emot elektroniska fakturor. Detta har med tiden möjliggjort en successiv övergång från manuell hantering till en säkrare och mer effektiv digital process.

Bland annat är det sedan 2019 lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras elektroniskt.

Ineffektivt och kostsamt
Det finns inte längre argument för vare sig pappersfakturor eller PDF-fakturor. Tidsåtgången skapar ineffektivitet och drar med sig onödiga kostnader.

Miljöbelastningen är oförsvarbar och den mänskliga faktorn samt den maskinella tolkningen av PDF:er ökar risken för fel.

Det nordiska samarbetsprojektet Nordic Smart Government & Business har därför satt som mål att minst 80 % av alla fakturor ska vara e-fakturor senast 2024.

Automatiserad bokföring

Detta mål har också anammats av den oberoende och ideella medlemsorganisationen NEA, Nätverk för Elektroniska Affärer, där Hogia är synnerligen aktiva.

– Jag ser en spännande fortsatt utveckling som en följd av utbredd e-fakturering. Denna typ av digitalisering medför att vi kan föra in mer intelligens i våra system och fullt ut automatiserad bokföring kan då bli verklighet. Här kan och bör vi som systemleverantörer ta ett stort och ledande ansvar, säger Mathias Petersson, Hogias expert på digitala flöden.

En mer digitaliserad bokföring kan också möjliggöra smidiga API-lösningar med exempelvis Skatteverket, vilket kan göra processer både enklare och mer korrekta. Enligt Mathias är det bara fantasin som kan sätta gränser i en förlängning – även om det kan dröja några år innan vi är där.

AI ger nya möjligheter…
Avancerad, ny teknik i form av Artificiell Intelligens skapar idag helt nya möjligheter och arbetssätt för ekonomiavdelningarna. Den personella grundinsatsen är låg.

Efter bara ett fåtal manuella handhavanden, lär sig systemet ”hur det brukar göras” och följer därefter givna mönster. Lite förenklat kan man säga att man efter en kort period kan välja bort ”Registrera-knappen” och endast använda sig av möjligheten att skapa manuella avvikelser vid behov.

– AI kommer bli den givna infrastrukturen i morgondagens programvaror – på ett eller annat sätt. Alla moment som är frekvent återkommande hänvisas till självlärande teknik och på så sätt kan arbetet effektiviseras på ett optimalt sätt. Dessutom ökar säkerheten när den mänskliga faktorn minimeras, förutspår Mathias Petersson.

… men skapar viss oro
Det råder ingen tvekan om att AI, automation och andra effektiviserande tekniker är framtiden. Trots detta är frågan i vissa lägen kontroversiell och skapar viss oro hos medarbetarna i branschen.

En uppmärksammad forskningsrapport som gjordes av Oxford University för ett antal år sedan listade de yrken som antas påverkas av digitalisering, automatisering och andra tekniska innovationer.

Bokförings- och redovisningsassistenter kammar här hem en föga smickrande andraplats och ses som ett av de troligaste yrken som kommer kunna rationaliseras bort med hjälp av teknik.

Rikta energin mot ökad service
Den amerikanska rapporten översattes sedan till svenska förhållanden av Stiftelsen för Strategisk Forskning och här konstateras att så gott som hälften av alla jobb kommer påverkas i en eller annan form som en direkt följd av automation under en 20-årsperiod.

– Vid första anblick känns denna insikt som en domedagsprofetia och är skrämmande, konstaterar Mathias. Men, när man tänker efter inser man att den naturliga utvecklingen faktiskt bara för med sig stora fördelar för oss människor. Vi kommer slippa monotona arbetsuppgifter utan stimulans, vi kommer slippa stanna upp och göra om och göra rätt. Istället kan vi rikta vår energi mot sådant som vi idag kanske har svårt att hinna med, såsom utökad service till kunder och företagsledning, analys, controlling, affärsutveckling och så vidare. I en ny värld kommer nya kompetenser behövas och de mjuka värdena ges större utrymme, avslutar Mathias.

Ett uttalat mål för Hogia är att skapa helt digitala, automatiserade flöden för att stötta effektiviseringen av ekonomiarbete i alla typer av verksamheter. Därför sker löpande investeringar i ny teknik för att skapa nya processer där automatisering i kombination med användarvänlighet är i fokus.