Antalet onödiga mejl har reducerats till ett minimum, samtidigt som samarbetet har stärkts. TL Byggs prisbelönta intranät Navet bygger broar och ser till att alla snabbt får koll på läget, oavsett var de arbetar ifrån.
Roger Sandgren på TL Bygg.
– I samband med att vi gjorde om externwebben försvann vår interna nyhetskanal, så i maj 2018 fattade vi beslut om att ta fram ett intranät, vi behövde nå ut till alla våra medarbetare. Sen tog det sju månader till lansering av Navet, berättar Roger Sandgren, kommunikations- och marknadsansvarig på TL Bygg i Nacka.
Han menar att det fanns både för- och nackdelar med att de var tvungna att ta fram ett intranät från ”scratch”.
– Vi behövde inte rensa och flytta information, men det blir mycket innehållsarbete, oavsett. För att kunna hålla en snäv budget gjorde vi allt innehåll själva.
Hela jobbet i fickan
Främsta fokus var att intranätet skulle vara tillgänglig för alla på ett enkelt sätt. Det skulle vara lätt att få koll på läget och tillgång till riktlinjer, rutiner och manualer.
– Det gäller att inte tänka flashiga funktioner, utan behov, när man tar fram ett intranät. Vi gjorde en rejäl behovsanalys och sen stämde vi av några månader efter lansering: är det något som saknas? Det är ju medarbetarnas perspektiv som är det viktiga.
Loggar bara in en gång
Navet fungerar som en mobilanpassad webbplats, har även en tillhörande app, och kräver endast att medarbetaren loggar in en gång, initialt, eftersom intranätet är kopplat till AD:t*.
– Enkelt var det som efterfrågades, i synnerhet från de som arbetar ute på byggena, allting ska finnas inom räckhåll, utan att man behöver stanna upp.
Sociala via Navet – kommenterar och gillar
I Navet finns ett nyhetsflöde, där medarbetarna kan kommentera och gilla nyheter som läggs upp, och ett socialt aktivitetsflöde där det går att rikta information till grupper inom företaget och samarbeta.
Mellanchefer eller chefer kan till exempel informera via aktivitetsflödet för att nå ut till många, utan att det behöver vara en nyhet eller ett mejl. TL Bygg har räknat ut att allt onödigt mejlande kostat ungefär 800 000 kronor per år i arbetstid.
– Ja, vi sparar en väldig massa mejlande. Vi gjorde nyligen en enkät som visat att det nästan inte skickas några ”onödiga” mejl alls. Själv fick jag tidigare ungefär fyra om dagen.
Ett sätt att guida medarbetarna i olika vanliga ”hur gör jag – frågor”, som annars kan generera en hel del mejlande, är att TL Bygg arbetar med enkla videomanualer som de tar fram själva och som nås via Navet. Det kan till exempel handla om hur tidrapporteringen går till.
Bokmärker för att hitta tillbaka
Roger Sandgren berättar att en smart funktion på Navet är att det går att sätta ett bokmärke i en konversation eller på en sida på intranätet för att lätt kunna hitta tillbaka till den.
Det går även att välja själv när man vill nås av information, till exempel få en avisering i sin inkorg om att någon ”taggat” ens namn på Navet för att hen har en fråga eller riktat en kommentar till en.
Egen kompetensprofil bidrar
För att dra nytta av varandras kunnande arbetar TL Bygg även med utförliga profilsidor för varje medarbetare, där språkkunskaper, kompetenser och diverse kunnande i och utanför den aktuella yrkesrollen anges.
– Den där personen som är så bra på Excel är kanske en platschef i Uppsala, och då finns det möjlighet att slå en signal för att få tips och hjälp om man stöter på något knepigt problem. Vi ”hittar” och hjälper på så vis varandra över gränserna.
Lägg krut på söket
Navet har varit igång i ett och ett halvt år och Roger Sandgren betonar att ett intranät kräver ständigt underhåll, oavsett hur ungt eller gammalt det är. Att exempelvis se till att sökfunktionen behåller sin kvalité är en viktig uppgift han lyfter fram.
Av TL Byggs 140 medarbetarna kan cirka 15 personer publicera nyheter, tre administratörer kan göra ”allt” och Roger Sandgren är den som styr över de olika behörigheterna.
– Vi har gjort småjusteringar sedan lanseringen i början av 2019. Vi märkte till exempel att det ofta skrevs nyheter om att ”nu har sida X eller manual X uppdaterats”. Därför har vi byggt en ruta med ”senast uppdaterade sida”- funktion väl synlig på Navets startsida.
Navet under coronavåren
Roger Sandgren följer regelbundet upp trafiken till och på Navet och kunde se att användandet ökade under mars och april. I coronatider har det underlättat att Navet finns och att ”allt” går att nå på distans.
– Samtidigt är vi ett produktionsföretag där inte så många kan arbeta hemifrån, vi har varit igång trots coronapandemin. Coronainformation har fått eget avsnitt på Navet som vi lagt till själv. Vi behöver inte någon byrås hjälp för det. Och det är också tanken med hur vi vill jobba med vårt intranät: att vi ska kunna göra mycket själv.
Text: Sophie Sölveborn
redaktionen@forvaltarforum.se
Rogers råd för intranätsprojekt
- Gör en rejäl behovsanalys. För oss har den blivit något av en ”mini-bibel” att luta oss emot.
- Ha ”rätt” personer i kärntruppen som arbetar med strukturen och ser till att innehållet täcker alla bolagets delar.
- Engagera medarbetarna i processen. Namnet Navet fick intranätet genom en namntävling.
- Fira! Lanseringen av Navet firades med tårta med Navets logotyp på ute hos alla medarbetare.
- Lägg tid och möda på att introducera. Vi åkte ut till alla våra arbetsplatser och visade hur Navet funkar och i samband med det fyllde medarbetarna i sin profil och la upp porträttbild. Vi tog även fram en broschyr om Navet, något att hålla i. En analog och trygg lösning för att alla skulle känna sig informerade och bekväma med det nya sättet att arbeta.
- Profilera er! Genom medarbetarnas profilsidor kan de hitta vem de kan ta hjälp av i en viss fråga. På så vis hjälper vi ofta varandra ”över gränserna”.
- Få med cheferna i arbetet. Det behövs ett ledarskap som uppmuntrar, ger ros och beröm. ”Gå via Navet”, inte mejlen, är något cheferna påminner om.
- Var tuff i början och markera om kommentarer eller inlägg inte är lämpliga, så att intranätet fungerar som det är tänkt. Ring upp och förklara varför innan något flyttas/tas bort eller ändras.
- Ha en tydlig rutin för nyanställda. I vår onboarding-manual är en punkt att den som är ny ska fylla i sin profil på Navet samt lägga upp bild. Vi påminner efter ett par veckor om det inte har gjorts.
- Kom ihåg underhållet… vi har en mindre intranätsgrupp som ses, en förslagslåda för nya idéer och tar regelbundet fram intranätstatistik. Arbeta med sökfunktionen hela tiden så att den är fräsch och pricksäker.
Har du frågor eller funderingar? Hör av dig till Roger via e-post Roger.Sandgren@tlbygg.se eller tfn 010-788 25 94.
TL Bygg är verksamma i Stockholm och Uppsala med omnejd där de arbetar med total- och utförandeentreprenader med fokus på kontor och bostäder. Företaget omsätter cirka 700 miljoner med målet att växa med minst 7 procent årligen.
Läs mer: ”TL Bygg vinner Guldhanden för bästa intranät”
*Active Directory, AD, är en katalogtjänst från Microsoft som innehåller information om olika resurser i en domän (datornätverk) till exempel datorer, skrivare och användare.
