Thorbjörn Hammerth bläddrar i bolagets kassaböcker och hittar 5 konkreta spartips. Får man ihop dessa pusselbitar så kommer ekonomin att integreras i begreppet ”hållbarhet” och få en mer proaktiv roll än någonsin tidigare.
Ekonomisk hållbarhet, en av de tre dimensionerna i hållbarhetsbegreppet har på ett egendomligt sätt smugit under radarn i många år. På sätt och vis är det den felande länken som kanske beror på att man tar den för given eller att ekonomiavdelningen inte hinner jobba proaktivt när vardagen trycker på med all rapportering och enorma flöden.
Analysera mera
Oftast är ekonomisystemen inte anpassade fullt ut för verksamheten och man har långa kontoplaner, vissa konton är otydliga och ligger väldigt nära varandra och resultatet blir påminnelser när fakturorna inte attesteras i tid. Då är det lätt att sätta bock på fakturan; ”klart” – så att man slipper den.
Dessutom är analysverktygen inte flexibla och det man vill fördjupa sig i kan man inte göra med minde än handpåläggning eller dyra konsultkostnader för att ändra systemen. En viktig del är också att kvalitetssäkra indata och utdata så att man litar på siffrorna och kan ställa nya frågor.
Här, om något, kan AI identifiera avvikelser, mönster och konstigheter. Den som får till användarvänligheten i ekonomisystemet kommer att spara in mycket pengar.
Diskutera investeringar och tänk privatekonomiskt
Ekonomifunktionen behöver också styra och känna till alla ekonomiska investeringar och renoveringar som pågår i bolagen och gärna ha en investeringskommitté där kalkyler och lönsamhet diskuteras brett och synkas med lagd resultat- och investeringsbudget.
Speciellt i de lite större bolagen som hanterar väldigt stora och många inköp krävs ett småskaligt ekonomibeteende ungefär som vi har som privatpersoner. Vi styr och sätter ramar för hur mycket det får kosta. Vad har vi råd med? Utifrån denna ram tar vi ställning till lösning och förslag. Lagen om offentlig upphandling LOU har definitivt försvårat detta och fördyrar mycket av vår verksamhet.
5 spartips
Här kommer fem spartips som definitivt kan spara in minst tio procent av bolagens kostnadsmassa;
- Alla investeringar ska i princip ge lägre driftskostnader, utveckla fastighetsvärden och räknas hem på sju till åtta år. Här krävs affärsmässighet och förmåga att tänka innovativt. Och att väga av storleken på investering och besparing. Bättre att få snabb besparing även om investeringen är dyr. Det många glömmer bort är att säkerställa arbetssätten. Oftast låter det bra men det gäller att arbeta hem vinsterna genom ett aktivt fotarbete och ansvarsfördelning. Vem gör vad och hur det går till?
- När det gäller renoveringar så är det bästa sättet för både miljö och ekonomi att spara så mycket som möjligt. Att inte riva ut saker och ting, utan att förbättra det som redan finns eller att jobba med återbruk så att ingen behöver flytta på grund av renoveringar. Ta en del i taget utifrån behovet och betalningsförmågan. Detta går inte alltid att tillämpa men bör definitivt vara grundregeln. Detta är varsam renovering i praktiken. God daglig skötsel, följt av löpande renoveringar minskar behovet av storskaliga underhållsprojekt.
- Att försöka arbeta mer med hyresgästincitament där man kan dela på vinsterna. IMD är det absolut bästa. Hyresgäster som använder mindre varmvatten får avdrag på hyran. Kan man få ner avfallsmängderna eller renheten i soppåsarna som minskar kostnader så bör detta ge mindre hyreshöjningar. När man tar ut mer parkeringsavgifter så ska dessa pengar gå till att rusta upp cykelrum, ge plats för lådcyklar, laddningar för cykel och bil, stimulera pooler, skylta upp och säkra gångvägar till allmänna kommunikationer och så vidare. Detta kan ge hyresgästen alternativ och bli en win-win för både bolaget och hyresgästen.
- Vi som bolag behöver ha en årlig tung sparkampanj där man aktivt tävlar om att hitta bästa besparingar, identifiera felaktiga fakturor, hur man kan minska köpta tjänster, justeringar i avtal eller hur man kan effektivisera arbetssätten. Det är alltid värt att pröva – involvera alla, brett. Synliggör sedan allt vi identifierat och sparat.
- Sist men inte minst, att stärka alla som beställer jobb och köper tjänster. Kan vi alla avtal, finns det fallgropar att tänka på och hur bör vi affärsmässigt göra i kniviga situationer? Alla entreprenörer som inte sköter sig ska få en andra chans och funkar inte detta så ska alla jobb upphöra med dessa bolag. Här behövs både intern och extern utbildning. Enligt konceptet faktura för faktura. Inte godkänna om man verkligen inte är övertygad. Då ska denna granskas och ifrågasättas. Oftast är fakturorna otydliga och det krävs mer specifikation så att man kan bedöma insatsen.
Får man ihop dessa pusselbitar så kommer ekonomin ännu bättre att integreras i hållbarhetsbegreppet och få en mer proaktiv roll än någonsin. Ett bra tillfälle att ta helhetsgreppet nu när CSRD och taxonomin införs på bred front.
Thorbjörn Hammerth
VD på Familjebostäder i Göteborg AB
