Coworking – vägledning om hyresavtal

Martin Lundberg på Landahl Advokatbyrå, belyser vad fastighetsägaren bör överväga i samband med ingående av ett hyresavtal med en Coworking-aktör.

Under senare år har det tillkommit ett antal aktörer på den svenska lokalhyresmarknaden som hyr in lokaler för att använda för verksamheter som benämns kontorshotell, ”coworking” eller liknande begrepp.

Kännetecknande för verksamheterna är att fastighetsägarens avtalspart, dvs. hyresgästen, i sin tur upplåter rättigheten att använda lokalen på olika villkor till andra, det vill säga andrahandshyresgäster. Verksamheten bedrivs således i flera led, först en avtalsrelation mellan fastighetsägare och förstahandshyresgäst, fortsättningsvis Coworking-aktören, och i andra ledet en avtalsrelation mellan Coworking-aktören och andrahandshyresgäster, det vill säga de som nyttjar utrymmena och tjänsterna som Coworking-aktören tillhandahåller.

För fastighetsägare kan upplägget leda till bättre nyttjande av fastigheterna och leda till lägre förvaltnings- och administrationskostnader och för andrahandshyresgästerna kan inhyrning hos en coworking-aktör innebära effektivare lösningar (smidigare att öka eller minska ytor, tillgång till anpassade konferens- och loungeutrymmen, lägre kostnader för städning, IT-tjänster, reception med mera).

Upplägget har rönt stort intresse på fastighetsmarknaden och det har tillkommit ett antal aktörer, både svenska och internationella, som bedriver verksamhet som både innefattar tillgång till utrymmen inom en fastighet och tillhandahållande av diverse tjänster. Enligt bedömare kan uppemot 200 000 kvadratmeter upplåtas till kontorshotellsverksamhet bara i Stockholm.

Tillgången till utrymmen kan innefatta allt från upplåtelse av en kontorsplats i ett kontorslandskap eller tillgång till en lounge genom medlemskap i en Coworkingaktörs verksamhet till upplåtelse av en lokal som tas i besittning mer långsiktigt av en andrahandshyresgäst som är i behov både av tjänsterna som Coworking-aktören tillhandahåller och lokalutrymmet.

Avtalet med Coworking-aktören
Artikeln avser att belysa vad fastighetsägaren bör överväga i samband med ingående av ett hyresavtal med en Coworking-aktör och vad en andrahandshyresgäst bör överväga innan ett avtal med en Coworking-aktör tecknas.

Avtalet mellan fastighetsägaren och Coworking-aktören torde uteslutande definieras som ett hyresavtal hänförlig till lokalhyresbestämmelserna i 12 kap jordabalken. Majoriteten av utrymmena inom hyresobjektet torde vara att hänföra till kontorsanvändning men även andra utrymmen ingår vanligtvis i hyresobjektet, till exempel konferensutrymmen, reception, restaurang/café, gym, posthantering, lounger för vila och samkväm samt andra allmänna- eller gemensamhetsutrymmen som behövs för bedrivandet av Coworking-verksamheten.

Coworking-aktören tillhandahåller också tjänster som hyresvärdar vanligtvis inte tillhandahåller sina kontorshyresgäster såsom, städning, IT-tjänster, möbleringshjälp, tillhandahållande av administrativa tjänster (kopiering, postbefordran med mera) och möjlighet att beställa mat, anordna events med mera. Avtalsmässigt torde sedvanliga kontorshyresavtal användas som utgångspunkt med precisering i särskilda bestämmelser och övriga bilagor till hyresavtalet.

Vad bör då en fastighetsägare fundera extra på under förhandlingar om ingående av ett hyresavtal för Coworking-verksamhet (efter sedvanlig granskning av Coworking-aktören som hyresgäst)? Det enkla svaret på frågan är de vanliga i samband med upplåtelser av lokaler för kontortsverksamhet. Det som kan komma att behöva regleras särskilt, och bör övervägas särskilt noggrant innan en lokal upplåts till en Coworking-aktör, är precisering av ändamålet med upplåtelsen, tillstånd till andrahandsupplåtelse (och så kallad sublokation) och ansvar för drift och underhåll samt skattefrågor (särskilt hantering av moms (momsfrågan kommer emellertid lämnas därhän i det följande).

Ändamål och öppethållande
Ändamålet med förhyrning av en lokal som det ska bedrivas Coworkingverksamhet i behöver preciseras noggrant. Den verksamhet som Coworking-aktören får bedriva i sin verksamhet bör klargöras men också vilka verksamheter och ändamål Coworking-aktören får låta andrahandshyresgästerna bedriva i lokalen bör framgå klart och tydligt. Coworking-aktörer får vanligtvis upplåta utrymmen i lokalen till andrahandshyresgäster och det bör framgå av ändamålet att så är fallet och hur sådan andrahandsupplåtelser ska hanteras administrativt.

Om Coworking-aktören får bedriva restaurang- eller konferensverksamhet i lokalen bör fastighetsägaren överväga om alkoholservering inom lokalen ska tillåtas och tydligt ange under vilka premisser och i vilka utrymmen alkoholservering kan tillåtas.

Det är också viktigt att ta ställning till villkor om öppethållande av Coworkingverksamheten. Ska verksamhet tillåtas pågå dygnet runt eller bör Coworkingverksamheten stängas ner kvälls- och nattetid (om så är fallet får inte heller andrahandshyresgästerna befinna sig i lokalerna kvälls- och nattetid). Om verksamheten ska få bedrivas dygnet runt kan det vara lämpligt att ändå inskränka nyttjandet så att verksamhet endast får bedrivas när Coworkingaktören har sin egen personal på plats i lokalen för att säkerställ att erforderlig tillsyn av lokalerna sker och att driftsfunktioner (till exempel ventilation) fungerar.

Hantering av andrahandsupplåtelser
Coworking-aktörernas verksamhet baseras på att utrymmen inom lokalen får upplåtas till andra för självständigt nyttjande. För fastighetsägaren kan det vara på sin plats att tillse att noggrant ange vilka utrymmen i lokalen Coworking-aktören får upplåta i andra hand. Det kan vara lämpligt att inte tillåta andrahandsuthyrning av till exempel reception, konferenslokaler, andra gemensamhetsutrymmen eller restauranger/café inom hyresobjektet.

Anledningen till varför det kan vara på sin plats att vara restriktiv med tillstånd till andrahandsupplåtelser där är att de utrymmena är sådana som flertalet andrahandshyresgäster kommer använda sig av och kan därför vara viktigt för fastighetsägaren att de utrymmena alltid finns tillgängliga och att Coworking-aktören inte upplåter sådan ytor vidare till andrahandshyresgäster som fastighetsägaren inte har någon avtalsrelation med.

Coworking-aktörens verksamhet bör huvudsakligen vara att upplåta kontorsutrymmena till andrahandshyresgäster och tillse att de tjänster som Coworkingverksamheten består av fungerar men bör inte tillåtas att helt övervältra ansvaret för tillsyn med mera till andrahandshyresgäster genom att upplåta restauranger och reception till andra eller låter verksamhet pågå när Coworking-aktören inte har sin egna personal på plats.

Drift- och underhållsansvar
Fastighetsägaren kommer endast ha ett hyresavtal med Coworking-aktören. Coworking-aktören torde enligt hyresvillkoren med fastighetsägaren åläggas ett stort ansvar för drift, underhåll, utbyte med mera inom den förhyrda lokalen. Det ligger därför i hyresvärdens intresse att både i hyresavtalet och för den praktiska verksamheten säkerställa att Coworkingaktören har en fungerande driftorganisation på plats och även i övrigt har en förvaltningsorganisation som kan hantera andrahandshyresgästerna.

Fastighetsägaren ska inte behöva bli kontaktad av Coworking-aktörens andrahandshyresgäster för till exempel felanmälan, planerade driftstopp eller liknande utan hanteringen av sådan frågor ska åligga Coworkingaktören att omhänderta. Det är därför viktigt att både genomgå villkoren enligt hyresavtalet och dessutom säkerställa att båda parternas förvaltningsorganisationer har tillräcklig kunskap och bemanning för att omhänderta ansvaret i praktiken.

En aktör som överväger att på ett eller annat sätt avser hyra utrymmen hos en Coworkingaktör eller att bli medlem för att få tillträde till utrymmena och tjänsterna behöver säkerställa att Coworkingaktören får tillhandahålla utrymmena för den verksamhet som andrahandshyresgästen ska bedriva, hur ansvar för drift och underhåll av lokalerna är reglerat och hur sådan kostnader fördelas mellan Coworkingaktören och andrahandshyresgästen samt säkerställa vilka tjänster (till exempel möblering, IT-tjänster, WiFi), utöver tillgång till utrymmena som tillhandahålls och hur de prissätts av Coworkingaktören.

Förhoppningsvis kan ovanstående tips på vägen leda till att ni kan ingå välanpassade avtal i samband med upplåtelse av lokal för Coworkingverksamhet eller om ni avser hyra in er hos någon befintlig Coworking-aktör.

Martin Lundberg

Martin Lundberg är jurist på Landahl Advokatbyrå med särskild inriktning på kommersiell hyresrätt och hyresrätt bostad.

Bli den första att kommentera "Coworking – vägledning om hyresavtal"

Kommentera

Du måste vara inloggad för att kommentera. Klicka här för att logga in
Inköpsportal - tipsa oss
Inköpsportal - ansökan
Logotyp, minst 200 pixlar bred *
Maximal filstorlek: 209.72 MB
Bild, minst 540 pixlar bred *
Maximal filstorlek: 209.72 MB
Kontaktspersonsbild, minst 200 pixlar bred *
Maximal filstorlek: 209.72 MB
Inköpsportal - tipsa en kollega