Olofströmshus ska successivt gå över till en helt digital kommunikation med sina hyresgäster och man är på god väg att nå sitt mål.
Det innebär en förändring med tydlig målsättning att både utveckla informationshanteringen som helhet men också för att frigöra mer tid åt kundvärdarna till sådant som ger direkt kundnytta.
Vi ringde upp Helen Gunnarsson, systemansvarig, och Jennie Hadelid, informationsansvarig, på Olofströmshus för att få veta mer om hur övergången påverkat det dagliga arbetet.
Helen Gunnarsson
Flera fördelar
– Vi drog igång projektet i början på juni och började med att gå ut med ett informationsblad till alla hyresgäster, berättar Helen Gunnarsson. I utskicket hänvisade vi till vårt genuina miljötänk, att vi spar in på papper men också på arbetsmiljön för våra kundvärdar och inte minst att den digitala informationen når direkt ut till kunden.
– Det är mycket information som ska ut och vi har tidigare varit ganska flitiga med att dela ut informationen i varje brevlåda. Vi tycker det är bättre att kundvärdarna fokuserar på att hjälpa kunderna i stället för att dela ut pappersblad. Förändringen är positiv både ur miljö- och arbetssynpunkt men såklart även ur ett ekonomiskt perspektiv,
Mer individanpassat
Övergången till digital kommunikation innebär också att informationen blir mer individanpassad och når hyresgästen betydligt snabbare än tidigare.
– Med det nya systemet upplever kunderna att de får mer riktad information, säger Jennie Hadelid. Det händer ganska ofta att kundvärdarna ringer in och informerar om plötsliga driftstopp på vattnet eller att det står barnvagnar i trappuppgången som hindrar framkomligheten. Då kan vi snabbt skicka ut informationen till berörda hushåll dit vi har kontaktuppgifter. Ibland kunde ju problemet vara åtgärdat innan våra kundvärdar hann ut med pappersinformation.
– Efter första informationsutskicket var många snabba med att uppdatera sina kontaktuppgifter, något som också var en stor vinst. Parallellt använder vi oss också mycket av sociala medier och är ofta väldigt snabba med att informera på Facebook när det händer något.
Jennie Hadelid
Lätthanterligt verktyg
Samtliga informationsutskick görs med ett lätthanterligt verktyg som integrerats i företagets fastighetssystem.
– Man kan skicka såväl text som pdf-filer och specificera på vilken nivå som meddelandet ska gå ut – om man till exempel vill skicka till en specifik hyresgäst, en viss trappuppgång eller till alla hyresgäster. Systemet är väldigt lättarbetat och man kan också välja hur man vill skicka meddelandet, via mejl eller sms. Kunder som laddat ner vår app får också en notifiering, så informationen kommer från flera håll, fortsätter Jennie Hadelid.
För de hyresgäster där man saknar digital kontaktinformation finns fortfarande de traditionella anslagstavlorna i trappuppgångarna.
– Vi är inte riktigt där ännu att alla går att nå den digitala vägen så trapphusinfon får vara med ett tag till, fortsätter Helen Gunnarsson.
Positiv respons
Responsen från hyresgästerna har varit bra och medfört flera positiva följder.
– Mestadels har feedbacken vi fått varit positiv. Många tycker ”vad skönt att vi slipper all pappersinformation” samtidigt som informationen blir mer riktad. Kundvärdarna får mer tid till att fokusera på att hjälpa kunderna. Med de digitala utskicken har vi också märkt att deltagarantalet ökat på våra bomöten, arrangemang och bussresor med mera. Det är såklart väldigt positivt, säger Jennie Hadelid.
