Så hanterar du tvisten

Projektledaren Andreas Jonsson på Uppsalahem delar med sig av sina erfarenheter från en tvist med en bergvärme-entreprenör.

Andreas Jonsson, projektledare på Uppsala.

Vilka frågor ska man fundera över innan man går in i en tvist med en entreprenör? Var finns fallgroparna för beställaren? Och hur ska man agera för att öka chanserna att vinna?

Andreas Jonsson gav vägledning på Sabo-konferensen Energikicken i Uppsala 28 och 29 november, då han höll ett föredrag om sina erfarenheter av en tvist som fortfarande pågår.

Konflikten rör en totalentreprenad som bostadsbolaget upphandlade av en bergvärme-entreprenör för att ersätta oljeeldning med bergvärme och solfångare i 55 lägenheter.

Långdragen tvist
Entreprenaden skulle ha varit klar i slutet på 2014, men är inte avslutad än.

Uppsalahem upptäckte flera brister, höll inne betalning, fick motkrav från entreprenören och avbröt tre slutbesiktningar eftersom funktionskraven inte var uppfyllda. Sedan följde strandade förhandlingar, utbyte av juridiska ombud och nu planerar Uppsalahem att ta tvisten till tingsrätten.

Andreas Jonsson räknade upp några frågor som man som beställare bör fundera över innan man bestämmer sig för att gå in i en tvist.

Lönar det sig?
– Det kräver en hel del arbete att gå in i en tvist, men det är väldigt lärorikt också. Sen är det kostsamt. Beställare har ju ofta rättsskyddsförsäkring som täcker en hel del juridiska kostnader, men all annan tid som går till detta får man stå för själv. Det gäller ju att ha en tillräcklig vinst att vänta och det får man räkna på. Sen har jag en punkt till på minussidan och det är tidsåtgången. Det tar väldigt lång tid att driva sånt här.

Andreas Jonsson underströk att man måste räkna med att det blir svårt att hantera anläggningen och hyresgästerna under en tvist eftersom problem i anläggningen kan ta längre tid att hantera om dialogen mellan entreprenör och beställare fungerar sämre än annars

Gott uppförande
En sak som många kanske glömmer bort är att man alltid vinner på att uppföra sig civiliserat i en konflikt oavsett hur motparten beter sig.

– Det är bättre att försöka agera lugnt och artigt och undvika att skapa nya konflikter i konflikten. Vi behöver ofta entreprenörens hjälp och det är svårt att lösa alla bekymmer själv.

Den viktigaste lärdomen som Uppsalahem lärde sig av konflikten med bergvärme-entreprenören var att det gäller att hålla inne mer pengar än man tror när man inte får det som man förväntar sig.

Dåligt förhandlingsläge
– Ska du hålla inne pengar ska du hålla inne rejält så att det täcker de kostnader som du får, viteskrav och så vidare. Har man betalat in för mycket pengar hamnar man i ett dåligt förhandlingsläge. Om entreprenören sitter på en massa pengar som kanske bara ska betalas tillbaka till beställaren är de inte så intresserade av att hitta en snabb lösning.

Andreas Jonsson varnar också för muntliga beställningar.

– Hade vi haft muntliga beställningar hade entreprenören säkert uppfattat jättemånga tilläggsbeställningar och krävt oss på det. Och vi hade inte kunnat säga något om det.

Koll på förseningsvite
Tre saker som är bra att ha koll på inför en tvist är förseningsvite, avtal om tidsförlängningar och byggmötesprotokoll.

– Har man inte förseningsvite tar det nog väldigt mycket tid innan man kommer någonstans i en tvist, säger Andreas Jonsson och fortsätter;

– Det är också bra att ha ett tydligt avtal om entreprenadtiden förlängs med ett antal veckor eller ett nytt slutdatum. Men om entreprenören skickar ändrade tidplaner och du inte säger något, så har du accepterat. Då har du inte rätt till något förseningsvite.

Om du är på väg in i en tvist är det viktigt att vara noga med byggmötesprotokollen. Andreas Jonsson rekommenderar att man som beställare skriver dem själv.

Stressa inte upp dig
Beställare får också rådet att inte stressa upp sig i onödan när de hamnar i en konflikt.

– Entreprenören kommer garanterat med motkrav på ersättning när man håller inne pengar. Man ska också räkna med att man som beställare får skulden för fel. Entreprenören skyller på beställaren eller sidoentreprenören. Men det är inget att känna sig jättestressad över.

Däremot är det bra om man som beställare är beredd på att beskriva exakt var problem finns eftersom entreprenören inte kommer att göra saker i onödan. Beställaren måste också vara beredd på att hantera anläggningen utan entreprenörens hjälp.

Kräver kompetens
Det krävs en del kompetens om man hamnar i det här läget. Så se till att ha kompetent folk omkring dig. Du måste ha en drifttekniker som kan hantera anläggningen när entreprenören inte ställer upp.

– Det är också jätteviktigt att dokumentera de ändringar man gör för att veta att man inte ställer till något själv. Annars blir det väldigt svårt när entreprenören beskyller beställaren för att ha gjort fel.

Andreas Jonsson varnar för att det kan vara svårt att hantera hyresgästerna om det blir problem med värme och varmvatten. Han rekommenderar att man informerar hyresgäster och alla inom förvaltningen, så att alla är delaktiga i processen.

Skaffa en jurist
Har du aldrig varit med om en tvist behöver du en kollega som kan vara ett stöd och ett bollplank.

– Det kan vara svårt att hitta någon som kan sätta sig in i allt. Det måste också vara någon som är driven och tycker att det är intressant och kul.

Andreas Jonsson rekommenderar starkt att ta hjälp av en jurist.

– Det är väldigt svårt att tolka alla regler själv. Motparten kommer med påståenden och det är svårt att veta som lekman om det är relevant eller inte. Det kan låta dyrt att anlita en jurist, men tänk dig en entreprenad för 5 miljoner kronor. Då är inte juristen som hittills kostat 150 000 så dyr.

Text: Mats Cato
mats.cato@forvaltarforum.se