På Planima tjatar vi ofta om samma saker: underhållsskuld, hållbarhet och långsiktiga underhållsplaner. Ändå är det många fastighetsägare som inte tar det på allvar, trots att de vet hur viktigt proaktivt underhåll är för både fastigheter och människor.
Men vad måste planerna egentligen innehålla för att möta behoven hos alla inblandade – från tekniska förvaltare till ledningsgrupp, ekonomer och andra intressenter som exempelvis ägare, styrelse och leverantörer? Och såklart: skapa ekonomisk och operativ hållbarhet på lång sikt!
Baserat på decennier av samlad kunskap från fastighetsförvaltning tillsammans med Planimas unika datamängd* (från vårt marknadsledande verktyg för underhållsplanering), har vi sammanställt de fem viktigaste delarna som en underhållsplan måste innehålla för att vara verkligt användbar.
Nyfiken på hela listan? Här kan du läsa mer och ladda hem en komplett PDF!
- Fullständig fastighetsinformation
Alla grunduppgifter om fastigheterna, som ägarinformation, storlek, byggnader och relevant kringinformation som mängder, ytor och material, är kritiska för att skapa en överskådlig plan. En bra underhållsplan samlar all denna data på ett sätt som gör den lättillgänglig, både för intern användning och i dialogen med externa parter. - En standardiserad komponentstruktur
En av de viktigaste faktorerna för en användbar underhållsplan är att den har en tydlig och standardiserad komponentstruktur. Det betyder att underhållsåtgärder och investeringar ska kategoriseras på ett sätt som inte bara gör dem lätta att förstå utan också följer standarder för ekonomisk redovisning och rapportering.
Med en standardiserad struktur kan du enkelt bryta ned kostnader per komponent, jämföra med branschstandarder och säkerställa att inget viktigt förbises. Detta är särskilt viktigt för större bestånd med flera fastigheter där ett standardiserat upplägg underlättar övergripande analys och strategisk planering. - Nyckeltal för ekonomisk och strategisk styrning
För att underhållsplanen ska fungera som stöd för styrning och budgetering är det viktigt att den innehåller tydliga nyckeltal, såsom genomsnittliga underhållskostnader, belopp för planerade investeringar samt estimerade kostnader för kommande år. Samma sak gäller för hållbarhetsrelaterade faktorer såsom exempelvis klimatrisker, energibesparingar och utsläpp av växthusgaser.
Med rätt data och nyckeltal är det även lättare att bedöma om budgeten räcker till planerade åtgärder och om planen uppfyller bolagets mål eller om ni behöver göra omprioriteringar. - Dokumenterad historik över tidigare åtgärder
För att förstå och planera framtida underhållsåtgärder är det avgörande att ha en komplett historik över alla genomförda insatser. Genom att samla information om tidigare åtgärder – från små reparationer till större investeringar – skapas en bild av fastighetens aktuella status och framtida behov.
En väldokumenterad historik minskar också risken för att samma fel åtgärdas flera gånger, vilket sparar både tid och pengar. För nya medarbetare eller externa parter som snabbt behöver komma in i projektet är denna historik dessutom ett ovärderligt verktyg. - Användarvänlighet för alla parter – internt och externt
En bra underhållsplan är inte bara en statisk dokumentation utan ett levande verktyg som ska vara till nytta för flera parter: från fastighetsägare och förvaltare till drifttekniker och entreprenörer. Därför är det viktigt att underhållsplanen är lättillgänglig och begriplig för alla, oavsett om det gäller tekniska detaljer eller ekonomiska aspekter.
Genom att strukturen är intuitiv och informationsflödet tydligt säkerställs att alla kan arbeta utifrån samma grund och underlätta samordningen av planerade åtgärder.
Hur vet du att underhållsplanen håller måttet?
Det är många faktorer att hålla koll på, och det är inte alltid lätt att veta om underhållsplanen verkligen möter alla dessa krav. För att hjälpa förvaltare och fastighetsägare att utvärdera och optimera sina underhållsplaner har vi på Planima tagit fram en omfattande checklista.
Den innehåller punkter som säkerställer att underhållsplanen blir ett effektivt verktyg – oavsett om det gäller långsiktig budgetering, drift eller uppföljning av hållbarhetsmål.
Genom att följa checklistan kan du snabbt identifiera vilka delar som fungerar bra och vilka som behöver förbättras för att planen ska vara tillförlitlig både idag och i framtiden.
Anton Klintenberg,
har över 15 års erfarenhet inom fastighetsbranschen bland annat som VD för konsultföretag inom byggprojektledning och nu medgrundare och CFO på Planima, ett webbaserat planeringsverktyg för fastighetsunderhåll.
* 12 000+ fastigheter, ca 35 miljoner m2 totalyta, 400+ miljarder SEK i planerade underhållskostnader samt i snitt 1 200+ nya åtgärder som läggs till i verktyget varje arbetsdag.
