Vätterhem prisat för digital tjänst som hindrar olovlig uthyrning

Att hindra olovlig uthyrning är nödvändigt, men är ett tidskrävande arbete. Vätterhem har tagit fram ”Matcha kontraktet” som ska underlätta och förhindra. Den digitala tjänsten fick nyligen Allmännyttans digitaliseringspris.

– I första hand och i grunden tror Vätternhem gott om sina hyresgäster. Det är alltid det vi utgår ifrån. Men vi kan inte blunda för att det finns en marknad för olovlig uthyrning och att kreativiteten för att göra detta frodas. Vi måste se till att bostäder kommer hyresgäster till gagn via vår bostadskö, säger Raymond Paska, vd på Vätterhem.

Ökning av oriktiga hyresförhållanden
Att människor får köa längre och under den tiden saknar bostad är en del av problemet.

Att olovlig andrahandsuthyrning också innebär saker som otrygga bostadsområden, uttag av oskälig hyra (något som sedan 2019 är straffbart) och ofta är kopplat till kriminalitet är andra aspekter.

Det var under 2018 som Vätterhem upplevde att problemen med oriktiga hyresförhållanden ökade. De fick tips från grannar och andra och började kolla upp att den som stod på ett lägenhetskontrakt också bodde där.

– Ett av de viktigaste verktygen vi har för att se vilka som bor i lägenheten är att slå i folkbokföringen men det är ett väldigt repetitivt och tidskrävande arbete, säger Raymond Paska.

Digitalisering skulle göra påtaglig nytta
I samarbete med Allmännyttans Digitaliseringsinitiativ startade man ett pilotprojekt för att se vilka delar av verksamheten som med enkla medel skulle kunna digitaliseras.

Vätterhems IT-team frågade bolagets uthyrningsavdelning; vad skulle ha en påtaglig nytta av att automatiseras och digitaliseras?

– Vi ställde oss frågan: tänk om vi kan automatisera uppgiften med att kontrollera oriktiga hyresförhållanden och istället använda tiden till att utvärdera och analysera de svar vi får? Genom att automatisera och istället använda tiden för att analysera och vidta åtgärder fick vi ett mervärde, säger Raymond Paska.

Samkörning av databaser
Matcha kontraktet fungerar så att en automatisk samkörning av Vätterhems hyreskontrakt och folkbokföringen görs för att söka efter avvikelser.

Om det upptäcks att den som står på hyreskontraktet är folkbokförd på en annan adress så måste det undersökas.

– Våra hyresgäster får inte se oss som ett kontrollorgan. Vi är väl införstådda med att inte överkontrollera men en avvikelse är en signal för oss att titta på varför det är på det viset. Vi vill att det ska vara riktiga hyresförhållande för samtliga hyresgäster, säger Raymond Paska.

10–15 avvikelser är vanligt
En körning ger i regel mellan 10–15 avvikelser som måste följas upp.

En avvikelse kan ha helt naturliga orsaker så som en flytt, där man inte hunnit med att ändra adress. Men det händer också att det är personer utan kontrakt som bor på adressen.

Sedan 2018 har Vätterhem tagit tillbaka 130 lägenheter i ett bestånd på cirka 8750 bostäder.

– Det visar att det här arbetet är viktigt och att Matcha kontraktet var rätt satsning. Det gick på fantastisk kort tid att skapa det här och det var utan tvekan tack vare att IT-avdelning hade en bra dialog med både uthyrningsavdelningen och Digitaliseringsinitiativet, säger Raymond Paska som nu kan konstatera att projektet har gett Vätterhem priset Vita Älgen – Allmännyttans pris för ”utmärkt digitaliseringsarbete”.

En annan av framgångsfaktorerna i projektet har varit samarbetet med Allmännyttans branschorganisation.

– Det gör att detta enkla verktyg kan användas av fler allmännyttiga bostadsbolag och komma fler hyresgäster och fastighetsbolag till gagn. Vi vill inte ha en parallell bostadsmarknad, avslutar Raymond Paska.

Tips på hur man genomför digitalisering i allmännyttans bestånd

• Utgå från konkreta behov som finns i vardagen.
• Börja med ett mindre projekt som går att avgränsa.
• Sätt en tydlig kravspecifikation och se till att ha resurser till justeringar.

Text: Mari-Louise Paulson
redaktionen@forvaltarforum.se