Under de senaste 30 åren har IT-system implementerats för att effektivisera verksamhet, hålla information och underlätta det dagliga arbetet. Det är affärssystem, ekonomisystem, fastighetssystem, ritningssystem, CRM-system, dokumenthanteringssystem, ärendehanteringssystem och så vidare och så vidare.
Hur sedan informationen har hanterats i verksamheten har ofta varit styrt av vilket eller vilka system man har haft, och hur stor del av dessa man har valt att nyttja. Att exempelvis hantera objekts-, kund-, och avtalsinformation, hyresreskontra med mera i ett fastighetsbolag har varit intimt knutet till fastighetssystemet.
När andra system har ökat, har det också synliggjorts om företaget haft en strategi för hur informationen man hanterar också har betraktats som strategisk för verksamheten.
Vart är vi på väg?
En grundläggande fråga som alltid bör ställas är just vart är vi på väg. Oavsett om vi har en väl fungerande verksamhet idag, eller stora utmaningar. Ställ även frågan utifrån ett informationsperspektiv:
Hur ser de digitala trenderna ut? Vilka krav ställer våra kunder, medarbetare och ägare om 5–10 år? Finns det redan idag lagar, regler och frågor kring personlig integritet som vi behöver beakta.
Utifrån svar och preferenser behöver vi sedan identifiera vart vi står om vi skall göra en förflyttning och förändring. Inte allt för sällan upptäcker vi att just informationen som vi tycker att vi haft i ett system inte håller önskvärd kvalitet, eller rent av att den är opålitlig.
Det räcker med att endast en liten del av informationen brister i kvalitet för att förtroendet för vår information skall svikta. Men det allra viktigaste är att vi identifierar vårt nuläge och tar ut en riktning.
Komplettera kartan och kompassen
För att använda reseäventyret som liknelse. När vi vet var vi står och har identifierat vårt resmål, då är det viktigt att vi förbereder oss med rätt utrustning, sällskap, kunskap och förståelse. Att klättra i berg kräver viss utrustning och kunskap medan ett seglaräventyr en annan.
Även en digitaliseringsresa kräver struktur och principer som vägleder och ger oss något att hålla i. Dessa principer kan i många fall kännas väldigt basala vilket också är syftet för att underlätta för hos hur vi skall agera när vi stöter på utmaningar på resan. För vägvalen och besluten är många, och det kan vara lätt att fastna i tekniska frågeställningar och villovägar.
Det handlar om att skapa grundläggande förutsättningar för att kunna utveckla företaget och verksamheten i den riktning som vi stakat ut. Vad behöver vi göra för att säkerställa att vår information är tillgänglig, pålitlig, användbar och hanteras säkert.
Vem bestämmer?
Tyvärr är det mer regel än undantag att just information saknar ett tydligt ägarskap och ansvar. Och information som är allas ansvar blir ingens ansvar. Det pekas på avdelningar, personer och system där informationen borde ägas och kanske till och med är definierad att bo. Men roller som informationsägare och informationsförvaltare är sällan definierade. Och uppgiften behöver en strategi för hur informationen skall hanteras idag eller imorgon.
Systemförvaltningsmodellerna innefattar inte informationen i systemen utan det begränsas oftast till systemkonfigurationen. Om man har gjort processer som man arbetar efter så skär dessa ofta genom verksamheten och bygger på att processägarna förstår vikten av input och output i de olika delarna, men det ger inte heller ett tydligt ägarskap för informationen. Så att äga och förvalta informationen är således en egen roll som i grunden är väsentlig för att skapa en effektiv verksamhet.
Delad information
Ett tydligt exempel på information där dilemma kan uppstå är area. En grundläggande fråga som alltid dyker upp är vad som är källdata eller Masterdata för area. Till att börja med är area dessutom ett begrepp som kan definieras på så många olika sätt. Det finns BTA, BOA, LOA, BIA, BTA, NTA, Atemp och så vidare. Denna information delas ofta mellan olika system där det inte alltid är helt tydligt vilken typ som används, och för vad.
Nästa utmaning är om vi använder samma antal decimaler i beräkningen, och använder vi då data från källsystemet eller andrahandsinformation som redan är förvanskad och avrundad. Och börjar vi använda oss av denna information senare i processen för exempelvis beställningar av material eller tjänster som beräknas på area?
Och slutligen för vår rapportering och beslutsfattande. När nyckeltalen inte stämmer med källan så uppstår osäkerhet och beslutsfattandet blir lidande och i värsta fall lägger vi tid på att mäta upp saker flera gånger då vi inte litar på informationen som vi skall basera våra beslut på.
Samverkan är en förutsättning
Att definiera roller som äger och förvaltar informationen är således väsentligt. Men så även att samverka för att utveckla och ställa rätt krav.
Informationsägaren behöver vara med och säkerställa att systemstöd också skapar förutsättningar för att utbyta information på rätt sätt, att information som kommer in i system eller utbyts mellan system sker antingen automatiskt eller med användargränssnitt som gör det lätt att göra rätt och helst omöjligt att göra fel.
Att information är relevant, uppdaterad och har en hemvist där det finns rutiner för gallring, rensning, backuptagning, arkivering och återläsning. För detta behöver kompetensen hos dem som bemannar vara rätt, och statusen på dessa nyckelroller höjas.
Information och dess hantering är strategisk
I takt med att företag fortsätter med digital transformation av arbetssätt, så fortsätter kraven på förmågan att hantera information att öka. Och det går fort. Vi placerar ut sensorer för att ta in mer data, inför nya system som tillför ny information samtidigt som de vill öka nyttjandet av vår befintliga.
Våra kunder skapar nya affärsmodeller och börjar öka värdet till sina kunder med nya tjänster, eller synliggör helt enkelt bara saker som vi tar betalt för. Våra leverantörer inför nya system och vill utbyta information med oss digitalt för att erbjuda oss bättre service och tjänster. Det medför att om vi inte har ordning på vår basinformation så hamnar vi i en situation som blir mycket påfrestande och exponerande av våra brister snarare än att öppna upp möjligheterna till förbättring.
Det är därför viktigt att vi skapar tydlighet, riktning, upprättar principer, tillsätter ägarskap, gör en plan och delar upp arbetet. Först då kan vi dra full utväxling av digitalisering i vår verksamhet och ägna tid och energi åt andra värdeskapande aktiviteter.
Meta ska bidra till hållbart samhällsbyggande genom att dela god kunskap och med engagemang hjälpa och inspirera andra att lyckas. Det gör vi genom att som oberoende konsulter hjälpa fastighetsförvaltande, lokalförsörjande och serviceinriktade företag att som projektledare, specialist och rådgivare med engagemang och spetskompetens genomföra affärsstödsutveckling.
Har ni inte börjat, eller står ni i startgroparna? Låt oss inspirera med en digital workshop i strategi för informationshantering eller överordnad digital strategi. Kanske en förutsättningslös diskussion kring våra erfarenheter och era utmaningar.
Rikard Lindberg
Henrik Smidskog
Meta
