Del 8 – Digitaliseringsplan avgör din framtid

I vår serie med artiklar vägleds du till hur en byggnad blir digital och uppkopplad. Del åtta i serien förklarar varför du behöver en digitaliseringsplan.

Artikeln uppdaterades i augusti 2023

Ett nytt kalenderårhjul börjar rulla. Höstens budgetar och affärsplaner skall bli till handling, följas upp och prognosticeras. Med tillbakablick till 2020–2021 som utmanade oss både som företag och individer mer än på väldigt länge. Där pandemi tvingade oss att ändra våra vanor. Något vi hoppades var en tillfällig förändring blev en ny vardag. Vi ställde om och anpassade oss. 

Digitala möten gick från något vissa gjorde, till en del av vardagen för väldigt många. Någon minuts bensträckare och ett knapptryck in i nästa workshop, projektmöte eller arbete ihop med kollega som normalt befunnit sig vid skrivbordet bredvid. I stället delade vi bildskärm, dokument och information.  Men vi löste arbetsuppgiften och upptäckte nya tillvägagångssätt. 

Vi har anpassat oss med hjälp den infrastruktur och systemstöd vi tidigare investerat i och kompletterat den med nya verktyg för att lösa vår vardag. Men var det en del av en plan för att hantera en situation som pandemi?

Eller hade vi en annan plan som lyckligtvis tangerade behoven tillräckligt väl för att vi skulle kunna använda det och anpassa oss? Några kanske rent utav inte lyckats anpassa eller förändra sig och som följd fått dra ner på verksamheten eller rent utav blivit tvungen att avveckla den.

Digitaliseringens innebörd
Runt 2015 började ordet digitalisering bli modeord och innefatta mer betydelse än att traditionellt göra analog information till digital.

En digitaliseringsplan 2010 i fastighetsbranschen kunde till exempel innebära att skanna in lägenhetsritningar från papperskopior till bilder och göra pdf:er för att göra dessa mer lättåtkomligt att använda i kunddialog och uthyrning. Det kan det göra även idag, men innebörden av ordet digitalisering har förändrats till att mer uttalat omfatta hanteringen av informationen, processerna, arbetssätten och inte minst människans roll kring allt detta.

För att återknyta till exemplet med ritningar så anses inte en bild eller pdf-fil idag vara digitalisering på samma sätt som för 10 år sedan. Idag innebär det att informationen som ligger till grund för ritningen är digital, det vill säga strecket på bilden som representerar en vägg har underliggande information om väggens höjd, längd, bredd, material, ytskikt, tidsstämplar med mera som kan användas i sin tur för olika ändamål.

Informationen har också en tydlig livscykel och måste ägas och hanteras. Det hade den tidigare också med ansvariga för ritningar och ritningsarkiv, men kraven på tillgänglighet och nyttjandet av ritningsinformationen har förändrats. Ett annat exempel är avtalet och detsamma gäller för alla områden där pappersdokument är eller har varit informationsbäraren.

En ny generation av företag
Från 2015 fram till idag har det talats mycket om digital transformation och den digitala revolutionen. Med 2000-talet i backspegeln tar unga företag plats på Fortune 500 och varumärken som toppat listan i decennier sjunker som stenar och i vissa fall slutar de att existera. I många fall för att man klamrat sig fast vid gamla affärsmodeller, produkter och tjänster som inte längre efterfrågas på det traditionella sättet. Eller för att arbetssätten kring de produkter och tjänster man erbjuder inte kan levereras med pris och kvalitet som är konkurrenskraftigt nog.

Förr eller senare sker ett uppvaknande. Än har kanske inte någon större störning (disruption) skett i fastighetsbranschen. Men med en fortsatt ökad e-handel, större andel hemjobbande och växande politiska klyftor uppstår riktningsändringar i vad kundernas behov och förväntningar innebär.

Bygger sin verksamhet på data
Inom Proptech sker förändringar och mängden aktörer som vill erbjuda fastighetsbolag och fastighetsförvaltande verksamheter nya tjänster och produkter, som utmanar de traditionella, är många. Och med ökad valmöjlighet ökar komplexiteten vilket ställer högre krav på både fastighetsbolagen och branschen som helhet att hantera.

De unga företagen har inget arv att förhålla sig till. Oavsett om det är ett fastighetsbolag eller ett Proptech-bolag. De startar upp sin verksamhet med ett digitalt förhållningssätt där tjänster och affärsmodeller kan se helt annorlunda ut med kunden i fokus. De utgår ifrån automatiserade processer. De bygger sin verksamhet på information genererad ur data.

Det ger dem snabbhet och skalbarhet. Deras erbjudanden skapar nya behov på marknaden som de traditionella företagen kan ha svårt att hantera, utan behov av lokaler, lager eller ens egen personal för uppgifter som de traditionella bolagen upplever att man måste ha.

Digitaliseringsplanen som ett vaccin
I dessa tider kan man lätt lockas till att dra paralleller med den pandemi som råder. Men hur man vaccinerar sin verksamhet för att hantera förändring beror ju på hur förändringen ser ut.

Reflektionen ovan belyser några omvärldsfaktorer som ett företag, kommunalt bolag eller skattefinansierad verksamhet behöver hantera för att säkerställa värdeskapande och utveckling eller rent av överlevnad. Det handlar om att både skapa motståndskraft och hantera oförutsedda händelser, som exempelvis en pandemi.

Förmåga att anpassa oss
Men vi lever i en orolig värld där nästa utmaning kan vara en svart svan av en helt annan karaktär. Det enda vi kan vara säkra på är att vi behöver ha förmåga att kunna anpassa oss. Men det innebär inte att vi skall släppa på planering och ta utmaningarna när de kommer. Utan snarare vara lyhörda, skapa förändringsbenägen kultur och inte minst våga.

Planen för digitalisering behöver vävas in i affärsplan och verksamhetsplanering på alla nivåer. Digitalisering gör ingen nytta för sig själv och den är mycket mer än att bara överföra från analogt till digitalt. Den behöver stöttas av tydliga principer som vi kan luta oss på, och leda oss så att vi digitaliserar med säkerhet och integritet samt målgrupper som användare och kund i fokus. Och ägarskap behöver delegeras ut tydligt i verksamheten.

Digitalisering är en verksamhetsfråga som handlar om att använda IT-verktyg för att skapa nytta, värde och vara en attraktiv arbetsplats med allt vad det innebär. Därför hör digitaliseringen hemma i affärsplanen med tydligt strategiskt eftertryck.

Henrik Smidskog och Lars Lidén

Meta