Dags att börja renovera våra möten

Möten, möten, möten…Vi spenderar i snitt närmare fem veckor om året av vår arbetstid i möten. I chefers kalendrar tenderar mötestiden jäsa ut ännu mer. Det är hög tid att vi vågar ifrågasätta och strukturera, menar Fredrik Bauer som har nycklarna till det nödvändiga, effektiva och roliga mötet.  

– I våra digitala kalendrar är det enkelt att tacka Ja till mötesförfrågningar med ett klick. Studien vi tagit fram visar att 40 procent gör det, trots att det varken finns agenda, syfte eller mål med mötet. Det behövs ett omtag i det slentrianmässiga, säger Fredrik Bauer på Mötesutveckling, vars vision är att rädda världen från trista och ineffektiva möten.

Åtta procent av mötena effektiva
I studien, Svenskars möten 2019, har ett genomsnitt av svenska tjänstepersoner svarat på över 40 frågor om deras mötesvanor och upplevelser.

Under hösten har tre delrapporter presenterats utifrån undersökningen: Svenskars möten 2019 – en studie av (o)vanor och (in)effektivitet, Fem nycklar till effektiva möten och Tre nycklar för att inkludera alla.

Resultaten som presenteras är nedslående. Bara åtta procent svarar att alla eller nästan alla deras möten är effektiva. 31 procent tycker dock att de flesta är det. Ett tydligt syfte och mål svarar endast 20 procent av de tillfrågade att alla, eller nästan alla, deras möten har.

”Dyr fikapaus”
Endast 43 procent av de tillfrågade vet vad som har bestämts när ett möte avslutas, vilket inte är så konstigt när bara knappt en tredjedel av alla möten avslutas med en summering.

– Att sitta en timme tillsammans i ett konferensrum utan syfte och mål är en väldigt dyr fikapaus, konstaterar Fredrik Bauer.

Men med rätt planering och förhållningssätt går det att skapa möten som gör det möjligt att jobba effektivt tillsammans, diskutera, lösa problem och komma vidare.

– Det ställer givetvis krav på mötesledaren, att fånga in rätt personer och ha ett upplägg som inkluderar alla. I fastighetsbranschen finns en bred mix av yrkesroller vars vardag ser väldigt olika ut. Den som till exempel vill få till en kreativ planeringsdag bör ha i åtanke att långt ifrån alla är vana att sitta stilla en hel dag, råder Fredrik Bauer och fortsätter:

– Jag har den senaste tiden arbetat med workshops inom Allmännyttans Klimatinitiativ med bland andra Ängelholmshem, Lindesbergsbostäder och Mitthem. Efter att ha enats om syfte för respektive möte är min uppgift att skapa ett upplägg med omväxling, leda mötet och säkerställa att vi slutar i konkreta slutsatser för deras fortsatta arbete.

Erfarenhet, men ingen utbildning?
Undersökningen Svenskars möten 2019 visar dock att över hälften av dem som håller i möten inte har någon adekvat utbildning för det.

– Jag är förundrad över att så många saknar utbildning i att utföra ett arbetsmoment som de i genomsnitt lägger fem till sju timmar i veckan på. Studien visar också att i stort sett alla möten hålls i konferensrum, trots att vi vet att fysisk rörelse och nya miljöer stimulerar kreativiteten och höjer energin. 80 procent har i stort sett aldrig promenadmöten, även om det handlar om en avstämning mellan två personer, säger Fredrik Bauer.

Bra struktur och underlag, rätt personer, fokus och en bra avslutning och summering är förutsättningar för att lyckas bra med möten, säger Fredrik Bauer.

SURFA!
I studien fick respondenterna även med egna ord beskriva vad de tycker att det är som gör ett möte blir effektivt. Ur svaren framträdde en tydlig bild som Mötesutveckling sammanfattat i akronymen SURFA.

Struktur. För att ett möte ska vara effektivt behövs svar på tre frågor: Varför ska vi ses? Vad ska vi uppnå? Vad ska vi prata om? Det vill säga syfte, mål och agenda.

Underlag. För att kunna förbereda sig inför mötet nämner många respondenter vikten av besluts- eller förberedelsematerial inför mötet.

Rätt personer. Den tredje nyckelfaktorn som många respondenter tar upp är att de som är med på mötet också berörs av frågorna. Ska ett beslut fattas är det viktigt att de som är med på mötet också har befogenhet att fatta beslut.

Fokus. Att hålla fokus på mötet handlar om att alla blir involverade och att deltagarna inte håller på med annat, exempelvis mejl, telefon och sms.

Avslut. Ett effektivt möte avslutas enligt respondenterna med att alla vet vilka slutsatser och beslut som har tagits. Vem som ska göra vad till när?

Drivande Doris, Försiktiga Frans, Kluriga Klas och Sociala Sara
Studien visar även att vår inställning till möten skiljer sig en hel del åt.

I den tredje rapporten presenteras de fyra personlighetstyperna Drivande Doris, Försiktiga Frans, Kluriga Klas och Sociala Sara, som identifierats genom en klusteranalys.

– Sara tycker att det mellanmänskliga är en del av själva syftet med mötet, att umgås med kollegerna, medan Klas inte alls ser det. Och för att Frans ska vara aktiv på mötet behöver han god tid att förbereda sig och ”tänka innan”, medan de andra är mer spontana.

Vem är du mest lik? Ladda ner delrapporten: Tre nycklar för att inkludera alla och läs mer om de olika mötesdeltagarna.

Just för tillfället mötescoachar Fredrik Bauer inom en kommun som tagit hjälp av personlighetstyperna och undersökningens frågeställningar i sin egen analys.

– Det visade sig bland annat att det här är en kommun som är bra på att börja sina möten i tid, men som har problem med att sluta i tid. Ytterligare ett vanligt scenario som visar behovet av mer mötesstruktur.

Text: Sophie Sölveborn