Onboarding ger enklare start för nyanställda

Wivecka Ljungh, HR- och kvalitetschef på Bostads AB Mimer.

Första dagarna på ett nytt jobb blir ofta väldigt intensiva. Nya rutiner och många ansikten och namn att komma ihåg. På Mimer ges blivande medarbetare en mjukstart, med nedräkningsgodis och förberedande korta nano-utbildningar.

– Den som skrivit på anställningspapper är peppad och förväntansfull, och den nyfikenheten tar vi vara på. I början är det så mycket nytt ändå, men med vår onboading får den blivande medarbetaren chans att landa lite redan innan, säger Wivecka Ljungh, HR- och kvalitetschef på allmännyttiga Bostads AB Mimer i Västerås.

Sedd och väntad
Hon har arbetat elva år i sin nuvarande roll och berättar att arbetet med att utveckla introduktionen för nyanställda pågått under lång tid.

Konceptet onboarding har vuxit fram de senaste åren och är ett konkret sätt att få den blivande medarbetaren att känna sig sedd, och väntad.

Burk med nedräkningsgodis
Mimers onboarding startar redan några veckor innan medarbetaren börjar, genom att HR-avdelningen åker till den blivande medarbetarens jobb och hälsar välkommen och överlämnar en burk nedräkningsgodis.

– Lite kaxigt är det, men vi har bara blivit väl mottagna under de sju år vi dykt upp på olika ställen med godisburken, det är en kul och symbolisk grej, säger Wivecka Ljungh och fortsätter glatt:

–  När vi hälsar på så är det ibland andra anställda där som utbrister att de också vill ha godis och börja hos oss, och det är ju alltid kul att höra!

Vad är det intressant att veta som ny?
Av Mimers totalt 155 anställda är det i år 15 nya medarbetare som går onboardingprogrammet.

Wivecka Ljungh berättar att det är snäppet fler än det brukar vara, vanligtvis är det mellan 10 och 15 nya per år. Och det här blir även den första kullen som får utvärdera de korta nano-utbildningar som mejlats dagligen under cirka två veckors tid, innan medarbetarna börjat.

– Vi har försökt vända på perspektivet när vi tagit fram innehållet i vår onboardning; vad är det intressant att veta om som ny? Den frågan har varit vår utgångspunkt.

Men transparensen då? Wivecka Ljungh tycker inte att det är särskilt problematiskt att ge ut intern information tiden innan en person ska börja. Hittills har ingen hoppat av tätt inpå de skrivit på en anställning. Dessutom är Mimer ett allmännyttigt bolag, så det mesta är ju offentligt ändå.

(Längre ner på sidan hittar du de olika delarna av Mimers onboardingprogram och nano-filmernas teman.)

Sju öronmärkta dagar första året
Helt friktionsfritt har det dock inte varit att förankra onboardingprogrammet internt. Utöver godis och Nano-utbildningar på mejlen innebär satsningen att en nyanställd under sitt första år lägger sju hela arbetsdagar på onboarding.

– Det har varit viktigt att ha kontakt med cheferna kring det här, vi har haft diskussioner om ”är det värt tiden” och landat i att det är det.

– En tydlig bekräftelse har vi fått vi genom Great place to works mätningar. Vi ligger superhögt, 99 procent av hundra, när medarbetare svarar på påståendet ”När man börjar här blir man väl mottagen”. Det är vi stolta över! För sånt glömmer man inte, hur man blev mottagen som ny.

Uppföljning
Även uppföljning är en viktig del av onboardingen. Efter en månad som medarbetare på Mimer görs en uppföljning med närmsta chef. Och efter cirka ett år med HR.

– Blev det som du trodde? Vad blev det annorlunda? Sådana frågor ställer vi på HR då. Vi är ju en ”yttre part” som det kan vara enklare att prata mer öppet med.

– Om en person till exempel skulle ta upp att han eller hon inte fått den kompetensutveckling som utlovats, så finns det ju möjlighet att rädda upp en sådan situation innan missnöjet växer och inte riskera att personen säger upp sig, resonerar Wivecka Ljungh.

”Bästa marknadsföringen är våra medarbetare”
För Mimer är satsningen på att utveckla sin onboarding ett av många sätt att arbeta för att vara en attraktiv arbetsgivare, locka till sig nya förmågor och säkra sin framtida kompetensförsörjning. I den senaste rankningen som Great place to work gjort återfinns Mimer på sjätte plats i kategorin Medelstora organisationer, 50 till 249 medarbetare.

– Den bästa marknadsföringen är våra medarbetare, vi vill vara attraktiva hela vägen från början till slut. För oss på Mimer handlar det till stor del om ett ständigt pågående värdegrundsarbete. Vår personal och att arbeta med storytelling är våra viktigaste ”kanaler”.

Bredda rekryteringen
Wivecka Ljungh berättar att Mimer generellt sett inte har svårt att locka till sig nya medarbetare. När de nyligen utlyste en kundservicetjänst för att ta emot felanmälan var det 500 sökande. Men att till exempel få tag i en byggprojektledare är en betydligt större utmaning.

– För att bredda vår rekrytering arbetar vi en hel del med integration och för att de som bor i våra bostadsområden även ska kunna arbeta hos oss. För att jämna ut könsfördelningen samarbetar vi till exempel med ”Jobba i Västerås” och tar emot unga tjejer på studiebesök.

– En av våra kvinnliga drifttekniker möter upp tjejerna och berättar vad yrket egentligen innebär och vilken typ av arbetsuppgifter hon utför. Det är värdefullt.

Hyllningstal och avslutningssamtal
Att vara en attraktiv arbetsgivare handlar också om att skiljas åt på ett bra sätt när den gemensamma resan når slutdestination.  Wivecka Ljungh berättar att HR brukar träffa medarbetare som slutat, när de fått sitt arbetsintyg och betyg. Då möts de på stan, någonstans utanför arbetsplatsen.

– Ingen har tackat nej till att ses över en fika vad jag vet, det är skönt att kunna prata friare när tjänsten upphört. Om varför personen slutade och om det är något vi kunde gjort annorlunda.

– Sen har vi såklart ett avslutningsfika innan dess, sista dagen, alltid med hyllningstal! Hyllningstalet får de med sig. Ett A4 där det står vad de bidragit med, vilka egenskaper man uppskattats för. Känslan man bär med sig från en arbetsplats är ju också jätteviktig.

Mer om Wivecka

Wivecka Ljungh, HR- och kvalitetschef på Mimer
Anställd sedan: 2008
Drömjobb som barn: Flygvärdinna
Det här behöver fastighetsbranschen mer av: Nytänkande och innovationer

Så går Mimers onboarding till

  • Inför: burk med nedräkningsgodis.
  • Inför: korta Nano-utbildningar (3 till 4 min) kommer på mejlen varje dag, ämnen:
    Välkommen till oss med hälsning från vd
    Affärsidé, vision och värdeord
    Organisation
    Vår uthyrning
    Förmåner
    Kvalitet
    Krisberedskap
    Energi- och miljöarbete
    Arbetsmiljö.
  • Första arbetsdagen: lunch med närmsta chef och sin avdelning.
  • Första året: företagsgemensamt introduktionsprogram, 6 block, varav en heldag på temat värderingar. Inre värderingar och företagets värderingar. Introduktionsprogrammet avslutas med middag, diplom och personlig feedback.
  • Vid jullunchen: görs ett inslag av de nyanställda på temat företagets värderingar.
  • Uppföljningssamtal efter en månad med närmsta chef.
  • Uppföljningssamtal med HR efter cirka ett år.

Wiveckas råd för en lyckad onboarding-satsning:

  • Var noggrann med förankringen, så att alla förstår varför onboarding är viktigt.
  • Säkerställ kvalitén. Mimers ledningsgrupp utvärderar årligen varje block av introduktionen, en kvalitetssäkring. Det får inte bli slentrian.
  • Kommunikationen ska vara genomtänkt och tilltalande. Vi på HR tog ex fram ett förslag på innehåll i nanoutbildningarna som kommunikationsavdelningen sedan förädlade.
Läs fler artiklar på Förvaltarforum Kompetens

Bli den första att kommentera "Onboarding ger enklare start för nyanställda"

Lämna en kommentar