Förvalta på distans

– Det kan vara sunt att inte alltid vara på plats också, för då finns tid att backa lite, tänka igenom hur man ska gå vidare och arbeta mer systematiskt, resonerar Carl-Johan Lindörn.

Hur stor del av veckans arbete kräver egentligen att vi är på plats, fysiskt? Förvaltaren Carl-Johan Lindörn pendlar från Stockholm till jobbet på Uppsalahem fyra dagar i veckan. Men arbetar heltid. En lösning som fungerat bra från första stund.

– För mig är det viktigt med flexibla arbetsdagar, både med tanke på restiden men också för att jag har en familj i Stockholm. Jag frågade redan vid anställningsintervjun hur Uppsalahem såg på att man jobbar en del utanför kontoret. Svaret jag fick var att det inte var några problem att arbeta hemifrån regelbundet, berättar Carl-Johan Lindörn.

Sedan januari 2018 jobbar han som förvaltare på Uppsalahems östra distrikt. Han har från början en utbildningsbakgrund inom ekonomi och har arbetat med både redovisning, varit byråchef på en kommunikationsbyrå och drivit eget, men blev tipsad om förvaltaryrket och beslöt sig för att ge det en chans.

– Uppsalahem gjorde ett gott intryck under rekryteringen och vad gäller just pendlingen kände jag redan en blivande kollega som pendlat samma sträcka i flera år, så jag tänkte: varför skulle då inte jag fixa det?

Carl-Johan Lindörn berättar att han på många vis kunnat kan dra nytta av det han kallar för sin ”brokiga bakgrund” i sin nuvarande arbetsvardag. Förvaltaryrket är ju brett. Och härnäst ska han gå in som tillförordnad chef för förvaltningsutveckling, så på Uppsalahem blir han kvar.

Tydlighet och öppna kalendrar
– Hur eller var man arbetar tror jag egentligen mest handlar om att vänja sig vid nya sätt att jobba. Alla verktygen finns ju. Vi är ännu inte riktigt vana att mötas med kolleger över Skype, ha videokonferenser och liknande.

– Jag har från början haft en dialog med min närmaste chef om distansjobbandet, det är viktigt att ha det och även att vara tydlig mot sina kolleger, ha öppna kalendrar och så vidare, råder Carl-Johan Lindörn.

Ömsesidigt förtroende
Carina Elofsson Mumford HR-chef på Uppsalahem, ser positivt på att medarbetarna själva väljer hur deras arbetsveckor ser ut och var de jobbar, i den mån det fungerar med yrkesrollen. Hon beskriver det som ett givande och tagande, att grundinställningen bottnar i ett ömsesidigt förtroende.

– Många mår bra av att få styra sin tid. Och det primära är inte var arbetsuppgiften utförs, utan att den görs, säger hon med eftertryck.

Kortare dagar
På Uppsalahem har medarbetarna förtroendearbetstid, övertidsersättningen är bortförhandlad. För att lösa vardagspusslet arbetar en del då och då hemifrån, från tåget eller bussen till eller från jobbet eller en stund på kvällen för att exempelvis kompensera en sen lämning eller tidig hämtning på skola eller förskola.

Carina Elofsson Mumford ser detta som en naturlig utveckling, som hon inte tror skiljer Uppsalahem särskilt mycket från andra fastighetsbolag, i och med våra smarta telefoner, bärbara datorer, digitala samarbetsytor, VPN-uppkopplingar, många platser med tillgång till wifi och så vidare.

Denna dag jobbar hon själv utanför kontorets väggar och har två interna möten där hon är med via Skype.

– Den som till exempel väljer att arbeta utanför kontorstid ska alltid ha fördröjningsfunktion på mejlen, så att mejl skickas morgonen därpå. Det är uttalat vid kvällsjobb, säger Carina Elofsson Mumford.

Internkommunikation som uppmuntrar digitala verktyg
– Just nu pushar vi mycket i vår interna kommunikation för de verktyg som vi kan använda oss av, till exempel Skype och Teams. Vi behöver bli mer digitala och bättre på att dela information med varandra. Det ska vara lätt att dela, resonerar Carina Elofsson Mumford och fortsätter:

– Som medarbetare, med en vilja att jobba en del på distans, är det viktigt att själv ställa sig frågan ”Hur är jag delaktig ändå?”.

Kvällsmejl med fördröjning
Men att kunna arbeta överallt och närsomhelst, är inte det både på gott och ont?

Uppsalahem har ingen policy för just distansarbete, men Carina Elofsson Mumford betonar att det finns vissa uttalade förhållningsregler, till exempel när det gäller mejlande.

– Den som till exempel väljer att arbeta utanför kontorstid ska alltid ha fördröjningsfunktion på mejlen, så att mejl skickas morgonen därpå. Det är uttalat vid kvällsjobb.

– Ingen annan ska behöva känna stress eller press att agera på mejl som kommer sent. Det här är jätteviktigt.

Vinna tid och jobba ostört
Hennes uppfattning är att det blivit fler som reser längre för att arbeta på Uppsalahem. Digitaliseringen ger mer flexibilitet och pendlingsmöjligheterna har blivit bättre. Alternativen är fler, med SL och Upptågets förlängda sträckningar och tätare turer, utöver SJ, buss och bil.

Att vinna tid och inte bli avbruten när man utför uppgifter som kräver mycket koncentration lyfter Carina Elofsson Mumford fram som de två främsta anledningarna till att medarbetare vill arbeta utanför arbetsplatsen.

– Men, sen vill ju inte alla sitta hemma och jobba. Vi är till exempel medlemmar i Sveriges Allmännytta och Fastigo så det går ju att sitta där.

Carl-Johan Lindörn tycker att det kan vara skönt att jobba hemma för att slippa mycket ”spring” och avbrott i arbetet, att det blir ryckigt. Men, så avbryter han sig själv:

– Det är ju positivt med liv och rörelse, jag uppskattar det mer än lugnet, men det är just vid vissa arbetsuppgifter som det är skönt att vara själv!

Kollektivt hemmakontor
Det händer att två av Carl-Johan Lindörns kolleger på Uppsalahem, som också bor i Stockholm, kommer hem till honom och delar hemmakontoret. Ett mellanting som både ger sällskap och som kapar pendlingen.

– Jag skulle inte kalla det för att vi har en ”hub”, men vi bor nära varandra så det är enkelt att ses, och vanligtvis pendlar vi ihop också.

Sällan man behöver agera nu, nu, nu
På Uppsalahem arbetar tre förvaltare på varje distrikt och kan hjälpas åt om det skulle behövas snabba åtgärder och någon inte är i närheten.  Carl-Johan Lindörn tycker att det är ganska sällan som arbetet verkligen kräver att något praktiskt måste tas tag i på direkten när telefonen ringer.

– Det kan vara sunt att inte alltid vara på plats också, för då finns tid att backa lite, tänka igenom hur man ska gå vidare och arbeta mer systematiskt, resonerar Carl-Johan Lindörn.

Vara en attraktiv arbetsgivare
Att kunna erbjuda sina medarbetare flexibla arbetsmöjligheter ser Carina Elofsson Mumford som ett sätt att vara en attraktiv arbetsgivare och locka nya medarbetare, på nära och långt håll.

– Vi jobbar mycket med att vara synliga utanför Uppsala, till exempel på Lavadagarna och genom att engagera oss i Sveriges Allmännyttas traineeprogram. Vår senaste trainee som vi precis anställt har pluggat i Uppsala, men bor i Stockholm.

– Kompetensförsörjning står högt på vår agenda, men det är svårt. Många pluggar i Uppsala, men blir inte kvar, utan hamnar i Stockholm eller Gävle. Fast jag vill ändå tro att vi är gynnade av att de har en relation till Uppsala sedan studietiden, och kan se Uppsalahem som en potentiell arbetsgivare.

Aktivitetsbaserad arbetsplats nästa år
I slutet av nästa år blir Uppsalahem än mer flexibla i sina arbetsformer, för då går flytten till ett aktivitetsbaserat kontor. Där väljer medarbetaren var hen vill jobba, beroende på vilken typ av arbetsuppgifter som ska göras.

– Vi är trångbodda nu och det nya kontoret kommer vara bättre anpassat för oss och göra plats för fler delar av verksamheten. Det kommer även bli enklare att komma in och jobba på huvudkontoret för dem ute i distrikten, säger Carina Elofsson Mumford.

Carl-Johan Lindörn har arbetat aktivitetsbaserat på tidigare arbetsplatser och har goda erfarenheter av det.

– Det har varit jättebra att kunna välja mellan tyst våningsplan när man vill jobba ostört, mellan olika projektrum om man är flera, eller sitta i en soffa om det passar bäst.

Text: Sophie Sölveborn
redaktionen@forvaltarforum.se

Läs fler artiklar på Förvaltarforum Kompetens

Bli den första att kommentera "Förvalta på distans"

Lämna en kommentar