Arbetet inför ett processutvecklingsarbete är viktigt för att lyckas med att få livskraftiga processfiskar. Meta ger här tips och råd om hur ni bör gå tillväga för att säkra ett bra slutresultat.
Meta har tidigare skrivit om processförvaltning som ett sätt att säkerställa ständiga förbättringar, se artikeln ”Döda processfiskar flyter inte med strömmen, de bara sjunker mot botten och försvinner”, här nedanför.
Vi har efter den förra artikeln fått flertalet frågor kring hur ett lyckat processutvecklingsarbete bör inledas och genomföras. I denna artikel vill vi belysa frågeställningar och förutsättningar som bör beaktas innan det stora processutvecklingsarbetet drar i gång.
Vad är en process
Processer kan betyda olika saker för olika personer och verksamheter. När vi skriver process i denna artikel menar vi att visuellt presentera ett arbetsflöde som ett antal aktiviteter med en tydlig början och ett tydligt slut.
Vad kan processer användas till
Processer kan användas som verktyg för att illustrera och tydliggöra arbetssätt. I ett processutvecklingsarbete kan gap identifieras och ett nytt, mer effektivt arbetssätt beskrivas. I förlängningen kan processerna användas för många ändamål – förändringsarbete, onboarding av nya medarbetare, utbildningsinsatser, stöd vid digitaliseringsarbete etc.
Vad bör organisationen tänka på innan man drar igång ett stort processutvecklingsarbete
- Varför ska ni processutveckla?
Skälen kan vara enkla och många. Det är alltid värdefullt att identifiera syftet.
– Problem i arbetssätt
– Förtydliga organisationen och gränsdragningar mellan olika roller
– Behov av ändrade/nya arbetssätt
– Behovsfångst inför en systemupphandling
– Optimering av fungerande processer som kan bli ännu bättre
– Inför digitaliseringsarbete
– Annat - Hur omfattande och detaljerat ska processer beskrivas?
Detta är hårt kopplat till vad ni ska ha processerna till. Inför en systemupphandling krävs det en relativt detaljerad beskrivning, av berörda processer, för att fånga verksamhetsbehovet det nya systemet bör stödja. Är det kopplat till en organisationsförändring kan det räcka med att visualisera huvudprocesserna. Det är viktigt att ni i arbetet med att utveckla processer löpande ställer er frågan om nyttan i detaljeringsgraden möter behoven. Det är ofrånkomligen så, att ju mer detaljerat processer beskrivs desto mer arbete kommer det krävas vid den kommande förvaltningen av processerna. - Vad är ert utgångsläge?
Insatsen framöver, och vad som bör vara tyngdpunkten i arbetet, beror såklart på var ni står idag. Möjliga utgångslägen kan vara:
– Vi löser problemen när de uppstår, kompetensen finns hos enskilda individer, det kan finnas beskrivna processer men vi vet inte riktigt var och i vilken omfattning.
– Vi har processbeskrivningar och vi följer dem så gott det går. Vi vet hur vi löste aktiviteten förra gången och kan upprepa den igen. Det finns visst beroende till enskilda individer som har erfarenheter och kunskap, dessa involveras för att få tips, ta del av enklare checklistor etc.
– Det finns processbeskrivningar med tillhörande checklistor/rutiner. Medarbetarna har enkel åtkomst till processerna och inser nyttan med att alla arbetar enligt överenskommen process. Uppföljning att alla arbetar enligt processerna genomförs.
– Det finns väl fungerande processer som nyttjas på avsett sätt. Processerna kan följas upp med avseende på tid, kostnad, kvalitet och nyttjas vid styrning. Det pågår ett ständigt förbättringsarbete för att eliminera onödiga delar och effektivisera - Vilka bör involveras i förberedelsearbetet inför processutveckling?
Det är viktigt att säkerställa att ledningen sanktionerar och stödjer initiativet. En framgångsfaktor vid ett komplext processutvecklingsarbete är att arbetet lyfts och marknadsförs i flertalet forum i organisationen. Nyckelpersoner i verksamheten bör även involveras tidigt för att vara ambassadörer för arbetet. Notera att vi ser att processutveckling är tätt sammankopplat med förändringsledning och de utmaningar det innebär. För att nå en lyckad förflyttning behöver ett engagemang och acceptans upprättas i organisationen. - Kan ni använda processutvecklingsarbetet som verktyg för att uppnå företagsmålen?
Processer kan med fördel användas som ett verktyg till att bryta ner övergripande mål till att bli en naturlig del för att uppnå uppsatta mål på medarbetarnivå. Med hjälp av processerna kan era övergripande mål flöda genom ert arbetssätt för att sedan mätas och följas upp. - Hur ska processerna göras tillgängliga för alla medarbetare?
I ett första läge kan det vara enkelt att rita processer i ett enkelt verktyg som endast kan nås från enskild dator. Detta sätt att hantera processerna håller inte över tid. För att nå vidmakthållande av processerna och ständiga förbättringar behöver processerna finnas tillgängliga för berörda. Det finns olika sätt att tillgängliggöra processerna, publicering på intranät, Teams, specialistprogram etc. Det viktiga är inte vilken metod som väljs, utan att den är ändamålsenlig och att beslutet fattas så tidigt som möjligt, så att processerna inte behöver ritas om innan publicering är möjlig. - Hur ska processerna förvaltas framöver och av vem?
Delat ansvar är ingens ansvar. Det är viktigt att redan i tidigt skede tänka på hur processerna ska hållas uppdaterade och hänga med utvecklingen i verksamheten. En processförvaltningsplan med utpekade ansvariga och en tydlig metodik är enligt vår erfarenhet en nödvändighet för att inte processfiskarna ska dö och sjunka i glömska, mer om detta i vår tidigare artikel ”Döda fiskar…” som du kan läsa i det relaterade materialet här intill.
Om er verksamhet funderar igenom ovan frågor kan det möjliggöra att ni mer träffsäkert uppnår just ert mål. Vi på META har erfarenhet av processutveckling och kan tillsammans med er gå igenom era funderingar och ge råd framåt. Hör av dig till info@metafa.se så återkopplar vi så snart som möjligt!
Kortfattade råd för att lyckas:
- Fundera över hur just ert behov ser ut och vad ni vill uppnå
- Tillgängliggör tid för resurser att arbeta med processutvecklingen
- Anlita experter som kan hjälpa er att dra igång arbetet och har erfarenheter från liknande insatser
- Planera tidigt för publicering av processerna
- Ta fram en processförvaltningsplan för att säkra ständiga förbättringar
Johanna Norlin och Daniel Blom, META
