Hemsös arbete inom förvaltningen är idag mer datadrivet. Genom interaktiva dashboards får medarbetare – och leverantörer – snabb tillgång till nyckeltal och insikter. Det sparar tid, förbättrar beslutsfattandet och skapar trygghet i vardagen.
Hemsö har under de senaste två åren genomfört ett stort utvecklingsarbete för att göra hela organisationen mer datadriven. Genom en satsning på modern teknik har man skapat strukturerade och användarvänliga analysvyer – så kallade dashboards. Det har förändrat vardagen för många inom företaget – från projektutvecklare till ekonomiska och tekniska förvaltare och drifttekniker.
Ett nytt arbetssätt med stor effekt
Hemsös dataplattform bygger på en omfattande datasjö i ett digitalt verktyg där information från verksamhetens viktigaste system samlas och struktureras. Men det är genom ett visuellt analysverktyg som data blir verkligt användbar för medarbetarna. Här finns i dag ett 20-tal dashboards framtagna, anpassade efter olika roller.
Ett hundratal användare – både Hemsös egna och externa driftpartners – är inne varje månad och arbetar med data direkt i verktyget. Det har gett mindre manuellt arbete, större tillgänglighet och gjort det möjligt för medarbetare och driftpartners att ta bättre, snabbare och mer faktabaserade beslut.
Effektivare vardag för förvaltare
Malin Citess, förvaltare i Stockholm, använder framför allt dashboarden ”Avtal och ansvarsområden – vidarefakturering”. Den visar vad som ingår i hyran, vilka driftkostnader som är tillägg, samt vilka avtal som ska vidarefaktureras.
– Jag får snabbt och visuellt en överblick och kan borra mig ner om jag behöver mer detaljer. Det är skönt att inte behöva gå in i andra program, säger hon.
Tidigare krävde arbetet en manuell sammanställning varje år, då hon gick igenom data från olika system och klippte in dem i en omfattande Excel-fil. Med dashboarden sker allt med några klick.
– Där kan jag välja att filtrera på mig själv för att se de fastigheter jag ansvarar för. Jag får en tydlig överblick, vilket minskar risken att jag missar att en hyresgäst ska vidarefaktureras. Dessutom sparar det mycket tid då jag inte längre behöver sammanställa data för hela regionen varje år.
Malin använder även den digitala analysvyn för Jämförelsehyror.
– Då är jag beredd när det är dags att omförhandla, säger hon och uppskattar särskilt möjligheten att se vilka kontrakt som löper ut.
Teknik som ger översikt
För Johan Tollbom, teknisk förvaltare i Region Mitt, har dashboards blivit ett centralt stöd i uppföljning av drift, energi och fastighetskostnader.
– Jag använder mig av en handfull olika i min roll. De ger mig en helhetsbild samt en omfattande nulägesanalys av drift, energi och ekonomi som berör den fastighetsportfölj jag ansvarar för.
Med verktygen kan Johan exempelvis identifiera fastigheter med hög energiförbrukning, analysera kostnader och följa trender. Genom att använda dashboards får han en centraliserad och överskådlig vy där han kan följa upp och analysera viktiga KPI:er och trender.
En av fördelarna med det nya systemet är att slippa vänta på manuella rapporter och att alla har tillgång till samma uppdaterade information. På det sättet kan han identifiera problem innan de växer sig större och då vidta åtgärder snabbt och effektivt.
Även om det är mest positivt att arbeta på det nya sättet understryker Johan Tollbom även vikten av att hålla fast vid det verklighetsnära arbetet:
– Analyser och data får inte ersätta verkligheten. Det är avgörande att vi fortsätter vara närvarande på plats i våra fastigheter.
Även driftpartnern är med
Fredrik Skoglund är energicontroller hos en leverantör till Hemsö. Han använder dashboarden ”Energimöte Snabben” i arbetet med Hemsös tekniska förvaltare.
– I de energimöten som vi har med Hemsös tekniska förvaltare varje månad använder vi sedan knappt ett år Energimöte Snabben. Där presenteras energidata för fastigheten och vi kan se hur vi jobbat med proaktiva insatser och vilket resultat de gett.
Att använda det digitala verktyget sparar både tid vid rapportering, ger mer effektiva möten, ger tydligare avvikelser och minskat manuellt arbete. Men initialt var Fredrik Skoglund lite skeptisk till det nya arbetssättet.
– Jag ska erkänna att jag först var lite tveksam till ett nytt system, men det gick snabbt att se möjligheterna. Det är ett jäkligt bra verktyg: pedagogiskt, snyggt och åskådligt. Hemsö ligger i framkant. Alla har system för energiuppföljning, men Hemsö har tagit det ett steg längre. Jag har inte stött på något liknande hos andra fastighetsbolag.
Text: Marit Engstedt
marit.engstedt@forvaltarforum.se
Hemsös utveckling av digitala verktyg
Verktygen för datasjön samt analysen är plattformar som Hemsö köpt in, men som man sedan driver och utvecklar internt hos sig.
Bolaget har ett team bestående av en ansvarig, som tar in önskemål från organisationen, prioriterar vad som ska utvecklas, rullar ut och utbildar kring dashboards, samt två data-engineers som sköter utvecklingen av datasjön och bygger dashboards.
Källa: Hemsö
