Så jobbar Hemsö effektivt med datadriven underhållsplanering

Med hjälp av digital underhållsplanering siktar Hemsö på att skala upp och ha en tidshorisont på 50 år. ”Med planerade underhållsåtgärder minskar vi förvaltningskostnaderna”, konstaterar Patrik Semelius, teknisk förvaltare på Hemsö i region Nord.

Patrik Semelius har varit med i ett nyligen avslutat pilotprojekt där fastighetsbolaget Hemsö har tillämpat ett nytt digitalt verktyg i underhållsplaneringen. Det föll så väl ut att alla Hemsös tekniska förvaltare ska använda det skarpt i årets budgetarbete. Målsättningen är att kunna genomföra 2026 års budget för planerat underhåll genom verktyget.

– Det finns stora fördelar med att jobba planerat med förebyggande underhåll. Genom att akuta fel kan förebyggas med hjälp av planerade underhållsåtgärder minskar vi förvaltningskostnaderna betydligt, förklarar han.

Digitala modeller kärnan
Hemsö jobbar sedan länge med datadrivna arbetssätt i förvaltningen. Här är digitala modeller, eller tvillingar, kärnan. Hos Hemsö är nu drygt 260 av de svenska fastigheterna modellerade digitalt. I det verktyget finns de kartlagda i ett slags ”Google maps” över fastighetsbeståndet, tillsammans med cirka 28 000 komponenter som shuntar, pumpar och vitvaror samt hundratusentals kvadratmeter ytor, både inomhus och utomhus.

Företaget arbetar aktivt med att integrera den data som samlas i modellerna med andra system. Nu har de alltså kommit så långt att de kan koppla underhållsplanering till modellerna, men även processer som rondering, felanmälan och fastighetsvärdering är på gång. Och det är också nu de börjar se den verkliga nyttan.

Hela kedjan
När det gäller just underhållsplaneringen består det nya digitala arbetssättet av tre verktygskombinationer; ett för digitala modeller, ett annat för underhållsplanering och ett tredje för budgetering. Det är hela kedjan som gör skillnad: koll på komponenter ger koll på underhållsplaneringen som ger koll på budget och investeringar.

Tidigare har även underhållsplanerna gjorts direkt i budgetverktyget. Inför detta har den enskilde förvaltaren först fått samla ihop status för alla 1 000-tals komponenter i sina olika fastigheter, för att sedan själv göra uppskattningar av exempelvis teknisk livslängd och kostnader för utbyte eller renovering.

Underhållsplan med en knapptryckning
Med ett separat system för underhållsplanering automatiseras nu processen. Förutsatt att byggnaden och dess komponenter är upplagda i den digitala modellen, kommer det med en enkel knapptryckning gå att få in allt underlag i direkt i underhållsprogrammet.

Därtill kan det nya underhållsystemet med hjälp av en omfattande databas och AI ge uppskattningar kring förväntad livslängd och riktkostnader för byten och andra åtgärder. Med detta dataunderlag blir det möjligt att gå från att göra planer som i bästa fall räcker i fem år, till att jobba med en tidshorisont på 50 år.

En trestegsraket
Det nya arbetssättet innebär en trestegsraket i underhållsplaneringen på Hemsö:

• Kartläggning – Infångning av data om komponenters status sker direkt från de digitala modellerna med en knapptryckning. Här är uppdaterade modeller en förutsättning!
• Bedömning av skick och teknisk livslängd – det nya underhållsystemet har en stor databas som ger riktvärden.
• Underhållsplan – I underhållsystemet portionerar förvaltaren ut underhållsåtgärder över tid utifrån olika prioriteringar och ekonomiska parametrar, så som tillgängliga förvaltningskronor per kvadratmeter. Här finns också möjlighet att jobba med scenarier och enkelt dra i staplar i verktyget för att se utfallet.

Från underhållsystemet importeras sedan underhållsplanerna till budgetsystemet och in i budgeten. På sikt kommer det bli en direkt koppling mellan systemen.

Planering ökar värdet i befintligt innehav
Det nya arbetssättet ger större möjligheter för förvaltarna att vrida och vända på informationen när de sätter sina budgetmål. Ett bättre underhållsverktyg för förvaltningen föder på så sätt budgeten med bättre och mer korrekt data. På sikt hoppas Hemsö att det ska bidra till att skapa ökat värde i befintligt innehav.

Bättre överblick
Även förvaltarnas vardag kommer underlättas:

– Jag har över hundra tusen kvadratmetrar och tusentals komponenter att hålla koll på. Med det nya arbetssättet får jag bättre överblick över vilka kostnader som kommer och när. Förhoppningsvis innebär det att vi förvaltare kommer lägga mindre tid på att samla in och sammanställa information och mer tid på att analysera och bestämma vad som behöver göras, förutspår Patrik Semelius.

Från punktinsats till löpande planering
En av de stora förbättringarna som Patrik Semelius lyfter fram är att det nya arbetssättet öppnar för att gå från en punktinsats en gång om året till mer löpande underhållsplanering.

Alla dagliga uppdateringar av status på komponenterna i den digitala modellen kommer automatiskt följa med in i planeringen. Återkommande underhållsgärder, som obligatorisk ventilationskontroll (OVK) var tredje år, går att lägga in automatiskt och fördela ut över tid.

– Det innebär stor hjälp att ha en levande plan över hela året. Alla förvaltare har olika sätt att komma ihåg vad som händer i deras fastigheter och dokumenterar det på olika håll. Det innebär en onödig stress. Kombinationen uppdaterad digital modell och underhållsplanering och budget i ett specialiserat system gör att informationen finns samlad och planen kan hållas levande hela tiden. Allt du stöter på under året får du nu med dig, avslutar Patrik Semelius.

Källa: Hemsö