Calle Öman är Driftchef inom Flens Kommunfastigheter AB. Foto t.h. Wikipedia
Flens Kommunfastigheter har digitaliserat sitt underhållsarbete. All data man nu får har gjort det lättare att fatta välgrundade beslut. Dessutom har samarbetet mellan projektchef och driftchef förbättrats enormt.
Med över 200 fastigheter i sitt bestånd har Flens Kommunfastigheter AB (FKAB) tagit ett stort steg mot en mer hållbar och effektiv förvaltning. Genom att implementera ett digitalt verktyg för underhållsplanering har bolaget skapat en plattform för bättre kontroll, överblick och långsiktig kostnadseffektivitet.
Bakom omställningen står driftchef Calle Öman, som lett arbetet med att digitalisera förvaltningen och skapa en mer strategisk arbetsmodell.
– Vi behövde en lösning för att inventera och underhållsbesiktiga vårt bestånd. Tidigare arbetade vi i Excel, men insåg snabbt att det saknades både överblick och kontinuitet. Verktyget gav oss en struktur där vi kunde samla allt – från underhållsplaner till investeringar, säger han.
Grundlig inventering och ökad transparens
Projektet inleddes 2021 med att data från Excel flyttades in i det nya systemet. Under 2023 genomfördes en omfattande inventering av hela fastighetsbeståndet, där allt från klimatskärmar till installationer mättes upp.
– Det var ett stort arbete, men en nödvändig grund för att skapa långsiktig hållbarhet. Vi använder verktyget som bas för både underhållsplanering och större investeringsprojekt. Allt vi gör – från att identifiera åtgärder till att fördela resurser – hanteras i systemet, säger Calle Öman.
Det digitala stödet har fått tydliga effekter i det dagliga arbetet. Medarbetare på alla nivåer, från VD till tekniska samordnare, har nu tillgång till samma överblick.
– Det har gjort det lättare att samarbeta och fatta välgrundade beslut. Dessutom har kvaliteten på samarbetet mellan projektchef och driftchef förbättrats enormt, förklarar Calle Öman.
Utmaningar och lärdomar
Implementeringen har inte varit utan hinder. Den stora utmaningen var den initiala inventeringen, som krävde både tid och resurser.
– Genom att begränsa urvalet av komponenter och fokusera på klimatskärm och installationer kunde vi hantera det. Vi använde interna resurser för att säkerställa hög kvalitet och samtidigt förbättra vårt ritningsarkiv.
Responsen från medarbetare har varit positiv. Många uppskattar den överblick och transparens som verktyget ger, liksom möjligheten att anpassa informationen för olika roller och behov.
En viktig lärdom enligt Calle Öman är vikten av att inte gå för djupt in i detaljerna.
– Man får inte bli för detaljerad – då drunknar man i informationen. Det gäller att hitta rätt balans för att göra systemet användarvänligt.
Tips till andra fastighetsorganisationer
Till andra som står inför liknande digitaliseringsresor har Calle Öman ett tydligt råd:
– Fokusera och allokera kompetenta resurser för grundarbetet. Fundera också noga på vilken detaljnivå ni ska arbeta på. Ett för detaljerat system blir tungarbetat och ineffektivt.
Text: Patric Karlsson
redaktionen@forvaltarforum.se
Flens Kommunfastigheter ABs digitalisering
Fastighetsbestånd: Över 200 byggnader, bland annat skolor och vårdboenden
Projektstart: 2022
Syfte: Proaktiv strategi för underhåll och investeringar
Resultat: Tidsbesparing, ökad förutsägbarhet, bättre kostnadskontroll och hållbarhet
