Robin Eklöw, chef för IT & Verksamhetsutveckling på Fastighetssnabben.
Fastighetssnabben har en annorlunda medarbetare som heter Petra. Det är en AI-assistent som effektiviserar arbetet och höjer servicenivån på 25 orter. På bara tre månader förvandlades visionen till en digital kollega som förändrar vardagen.
I en bransch där digitalisering ofta framställs som en avlägsen vision, har Fastighetssnabben visat att det går att agera snabbt och konkret. Med hjälp av Petra, deras generativa AI-assistent, har de inte bara effektiviserat arbetsflöden utan också satt en ny standard för service och intern support.
Robin Eklöw, chef för IT & Verksamhetsutveckling, delar med sig av resan bakom projektet:
– Vi ville skapa en personlig kollega och mentor som alltid är tillgänglig för våra medarbetare. Petra är inte bara en teknisk lösning, utan en del av vår vardag som effektiviserar informationssökning och skapar enhetlighet i vår service.
En vision som blev verklighet
Resan med Petra började med en tydlig vision: att förenkla vardagen för medarbetarna genom att dra nytta av AI:s kraft. Projektet tog fart 2023 och på endast tre månader gick idén från koncept till implementering.
– Brytpunkten för oss var lanseringen av AI-teknik som visade hur kraftfull den kan vara för att lösa vardagliga problem, säger Robin Eklöw.
Fastighetssnabben inledde projektet med workshops där medarbetarna fick kartlägga vilka områden där AI skulle kunna göra störst skillnad. Dessa idéer poängsattes efter potential, kostnad och effekt. Resultatet blev Petra – en lösning som nu används dagligen av medarbetare över hela landet.
Effektiv träning och snabb implementering
Att implementera en AI-assistent som Petra kräver mer än bara teknik. En av de viktigaste delarna i processen var att träna Petra på företagets kvalitetsmanual och rutiner.
– Det var enkelt att ge Petra tillgång till materialet, men vissa interna förkortningar och uttryck behövde förtydligas för att hon skulle förstå dem korrekt, berättar Eklöw.
För att hålla tidplanen organiserades arbetet i parallella processer, där databehandling och AI-träning skedde samtidigt. Testgrupper använde tidiga versioner av Petra och bidrog med feedback för att justera och förbättra hennes funktioner.
– Vi upptäckte snabbt att det inte var tekniken som var den största utmaningen, utan att säkerställa att data var strukturerad och begriplig.
Petra i praktiken
Idag används Petra för att assistera medarbetare i deras dagliga arbete. Hon svarar på frågor om rutiner, beloppsgränser och ansvarsområden, vilket har gjort henne särskilt värdefull på mindre kontor.
– Petra har blivit en kollega att rådfråga, särskilt på våra mindre kontor där en person ofta är ensam i sin roll.
Resultaten talar sitt tydliga språk. Petra har inte bara minskat tiden för informationssökning utan också ökat medarbetarnas nöjdhet och engagemang.
Viktiga lärdomar för framtiden
Fastighetssnabben ser Petra som en långsiktig investering och planerar att utveckla fler AI-lösningar framöver. Men framgången beror inte bara på tekniken, utan på organisationens förmåga att omfamna innovation.
– Se till att ni har koll på er data. Strukturerad och korrekt data är grunden för att lyckas, säger Eklöw.
Han betonar också vikten av att fokusera på det värde som AI kan skapa, snarare än att fastna i tekniska detaljer.
Petra är inte bara en AI-assistent, utan ett exempel på hur tekniken kan bli en del av det dagliga arbetet. Något som Fastighetssnabben har visat genom att ha tydliga mål, engagerade medarbetare och en vilja att utvecklas.
Text: Patric Karlsson
redaktionen@forvaltarforum.se
