Digitala tvillingar, datavisualisering och struktur för förebyggande åtgärder hjälper Heba att centralisera information och öka insynen mellan avdelningar. ”Det sparar tid och gör oss mer effektiva” säger förvaltare Fredrik Melander. Vilket i slutändan stärker driftnettot.
Heba satsar på digitalisering för att skapa ordning och reda vilket är grunden för en effektivt och hållbar förvaltning. Genom att använda tekniker som digitala tvillingar, visualisering av data och ett strukturerat förebyggande underhåll, kan Heba ha kontroll på fastigheterna i realtid och styra åtgärder förebyggande och i tidigt skede.
Digitala tvillingar – en praktisk tillgång
Heba arbetar idag med två system för att alla fastigheter ska ha en digital tvilling. Det ena fokuserar på förebyggande underhåll genom att digitalisera komponentinformation, vilket gör det enklare att hålla data aktuell och användbar. Det andra används för att samla och visualisera nyckeltal från olika system, vilket eliminerar behovet av flera inloggningar. Denna centralisering har inte bara effektiviserat arbetsflöden utan också ökat insynen mellan olika avdelningar – från ekonomi till drift och projektledning.
Fredrik Melander, förvaltare på Heba, förklarar:
– Vi vill öka kunskapen och förståelsen i hela organisationen. Om teknikerna får bättre insikt i ekonomin och ekonomiavdelningen kan följa energianvändningen, blir vi mer effektiva tillsammans.
Förebyggande underhåll
Heba har också börjat lägga in indikationer för underhåll i de digitala systemen. Det inkluderar allt från energideklarationer till indikationer om när tak eller kök bör bytas. Genom att samla dessa datapunkter kan de både följa myndighetskrav och förbereda sig för framtida underhållsbehov.
Melander poängterar vikten av att använda digitaliseringen för att identifiera avvikelser tidigt.
– Vi ser exempelvis när en fastighet genererar ovanligt många felanmälningar eller har höga energikostnader. Då kan vi sätta in resurser där de behövs som mest.
En lärande process
Att införa nya digitala verktyg innebär en omställning, men enligt Fredrik Melander har organisationen tagit förändringen positivt.
– Visst kan det vara lite läskigt med nya arbetssätt, men våra tekniker kommer att se värdet av förbättringarna. Det är lättare att hitta rätt information nu och med rätt information kan man åtgärda det man ska mer tidseffektivt.
För att hålla systemen uppdaterade ansvarar teknikerna själva för att lägga in förändringar. Detta skapar ett praktiskt och hållbart arbetssätt där tekniken stöder det dagliga arbetet.
Ekonomiska effekter
Ordning och reda är A och O för en effektiv och hållbar förvaltning. På sista raden märks det i driftnettot. Med ett system som inrymmer flera funktioner minskar behovet av separata program, som för brandskydd, vilket minskar kostnader för licensavgifter.
Att i realtid se förutsättningar kopplat till en felanmälan gör att teknikern med en gång kan ta med sig rätt saker eller åka förbi grossisten på vägen ut till fastigheten och slippa åka flera gånger. Färre transporter med företagets elbilar minskar dessutom energianvändningen. Att ha kontroll i realtid underlättar också för att kunna hållbarhetsrapportera enligt CSRD vilket Heba ska göra från 2025.
– Ett strukturerat arbetssätt ger resultat. Tid är pengar och när arbetet blir smidigare, sparar vi i slutändan både tid och resurser, säger Fredrik Melander.
Heba planerar att fortsätta utveckla sina digitala lösningar och hitta fler sätt att visualisera och analysera data. Genom sitt arbete visar man hur digitalisering kan vara ett kraftfullt verktyg för att göra förvaltningen än mer effektiv och hållbar och därmed skapa långsiktig lönsamhet.
Text: Thomas Hallberg
thomas.hallberg@forvaltarforum.se
