Janne Sunnari, affärsutvecklare på Allmännyttans inköpsfunktion HBV.
Materialbristen på grund av Corona är kännbar, även inom fastighetsbranschen. Brist på halvledare för elinstallationer och vitvaror vid renoveringar är de vanligaste problemen. HBV tipsar om hur du förbättrar dina upphandlingar i pandemins spår.
De flesta har nog hört talas om bristen på den viktiga komponenten halvledare. Men även när det gäller tillgång på exempelvis träråvara, gummi och järnmalm är det problem.
Och vi har ännu inte sett slutet på effekterna av materialbristen, eftersom pandemin kommer att ha följdverkningar under en ganska lång tid framöver, menar Janne Sunnari, affärsutvecklare på Allmännyttans inköpsfunktion HBV.
– Det som däremot är fördelen i vår bransch är att fastighetsägarna planerar byggprojekt väldigt långt i förväg. Och även utan en pandemi är det inte alls ovanligt med förseningar. Men det pandemin har lärt oss är att vi behöver vara ännu tidigare ute med olika beställningar för att få leveranserna i tid, säger han.
Fokus på yttre skötsel under pandemin
Rent generellt har Corona inte slagit så hårt mot avrop från Allmännyttans ramavtal som man befarat, anser Janne Sunnari. Det beror troligen på att man styrt om i sitt planerade underhåll mot att istället fokusera på yttre skötsel av fastigheterna.
Det visar avropen när det gäller ramavtalen för utemiljö, som har ökat ordentligt under pandemin.
Däremot har det varit kännbara problem med utbyte av trasiga vitvaror, särskilt kyl och frys.
Hittills har det främst varit bilindustrin som drabbats hårt av halvledarbristen, men nu påverkas även andra områden, däribland tillverkningen av vitvaror.
– Vitvaror handlar om stora volymer och är produkter som hyresgäster behöver dagligen. Detta har naturligtvis skapat viss irritation, samtidigt som det också funnits förståelse för situationen. Men lärdomen här är att man som bostadsföretag kan behöva ha ett visst lager av den här typen av produkter som är kritiska för hyresgästerna.
Prisjustera oftare
För allmännyttans medlemsföretag upphandlas nästan allt material och alla tjänster genom stora ramavtal som löper under flera år.
HBV har fått mängder av frågor om hur man ska hantera material- och komponentbrist i avtalen och HBV har behövt justera priset enligt gällande avtalsvillkor där bland annat råvaruindex är en parameter för prisjustering.
– I vanliga fall brukar man justera priset en gång per år. Men nu ser vi att det är bra om man skriver avtal där man kan justera priset var tredje månad, så att man kan ta höjd för den typen av leveransproblem som exempelvis en pandemi kan orsaka. Att det blir mer flexibelt är bättre både för beställaren och leverantören. Och detta är ett bra tips även när våra medlemsföretag gör egna upphandlingar.
Digitala möten gör arbetet snabbare och enklare
Som inköpscentral måste HBV fundera över en mer balanserad leveranstid i sina ramavtal, konstaterar Janne Sunnari.
Samma sak gäller de upphandlingar som bostadsföretagen själva gör. Här behöver man som sagt vara ute i ännu mer god tid, särskilt i större produktioner.
Men lika viktigt är att ha ett tätt samarbete mellan projektledare och leverantörer, så att man snabbt kan bolla frågor om hur det ser ut med leveranserna.
Under Corona har vi blivit duktiga på digitala möten, och det kan vi fortsätta använda oss av eftersom det på många sätt gör vissa processer både snabbare och enklare, anser Janne Sunnari.
– I planeringsskedet av en upphandling kan man ta referensgruppsmöten digitalt för att fånga upp förbättringspotential och få varukorgen så träffsäker som möjligt. Även i uppföljningsskedet kan man använda sig av digitala möten.
Kolla upp ersättningsprodukter
Ett annat upphandlingstips Janne Sunnari vill dela med sig av, handlar om ersättningsprodukter när en avtalad produkt plötsligt inte finns hos leverantören.
– Det är tyvärr inte ovanligt att man som inköpare reflexmässigt godkänner att en vara blir betydligt dyrare, trots att man hade kunnat få en ersättningsprodukt. Sedan kanske det inte finns en ersättningsprodukt, men man ska alltid ha som vana att ta diskussionen när man gör ett avrop.
5 tips för bättre upphandling:
- Ha framförhållning – var tidigt ute med beställningar för att få leverans i tid.
- Skaffa lager – ha ett visst lager av den här typen av produkter som är kritiska för hyresgästerna.
- Kortare prisjusteringstid – skriv avtal där man kan justera priset var tredje månad i stället för en gång om året.
- Fortsätt med digitala möten – täta kontakter mellan parterna gör vissa processer både snabbare och enklare.
- Diskutera ersättningar– acceptera inte reflexmässigt dyrare ersättningsprodukter.
Text: Pernilla Fredholm
redaktionen@forvaltarforum.se
