Det var ämnet för ett kombinerat frukostseminarium och webbinarium som Aff Forum ordnade sista veckan i april. Är det egentligen så svårt att veta vad som är avtalsenligt, det är väl bara att läsa avtalet? Jo, förvisso. Men är det ens tydligt vad som utgör avtalet?
Vi pratar lite med en av deltagarna, Mikael Olin som är verksamhetsutvecklare på Micasa Fastigheter. En fråga som ligger honom varmt om hjärtat är att skapa bra processer för att följa upp sina avtal, inom alla olika områden.
Vilka är Micasa?
– Micasa är ett allmännyttigt fastighetsbolag som ägs av Stockholms stad, och vårt uppdrag är att äga och förvalta omsorgsfastigheter. Vi har bland annat lokaler för äldreomsorg, LSS och vanliga seniorlägenheter, totalt är det närmare en miljon kvadratmeter utspridda i Stockholms kommun.
Varför intresserar ni er för ett Aff-seminarium?
– Micasa köper sedan tio år all fastighetsdrift på entreprenad, och avtalet är såklart ett Aff-avtal. Det gör att både Aff i sig och avtalsfrågor är viktiga för oss. För att läsa och tolka ett så stort och komplext avtal behöver vi både Aff-kunskap och bra rutiner för att praktiskt hantera avtalet.
Du deltog via webben på seminariet, hur fungerade det?
– Som deltagare fungerar det förvånansvärt bra. Det hördes bra, bilderna syntes tydligt och det gick fint att ställa frågor via chatten. Jag kunde också välja om jag ville att rutan med Anna som pratade skulle synas, eller om jag temporärt vill dölja den för att se något i presentationen.
– Men även om det är bra med webbinarium så saknar jag det personliga mötet. På ett frukostseminarium blir det en extra bonus att prata med andra deltagare. Senast hängde vi kvar lite över en kopp kaffe och diskuterade vidare om ämnet, så fick jag höra om andras erfarenheter.
Ämnet var ”avtalsenligt” – vad är dina tankar?
– Det var ett riktigt bra ämne, det är inte så lätt som man kanske tror. Vi fick en bättre förståelse för hur man kopplar kontraktshandlingarna till den praktiska driften, att det inte är skilda från varandra. Alla kontraktshandlingarna behöver användas aktivt, inte bara de som beskriver utförandet. Det som är framtaget i upphandlingen behöver leva kvar genom hela entreprenaden. Även om man har särskilda personer som gör själva upphandlingen, så måste förvaltningen vara så insatt i avtalet att den kan ta över uppföljningen.
Kort sagt – alla handlingar är kontraktshandlingar och de måste användas aktivt.
Var det något särskilt du fångade upp?
– Vi fick ett konkret exempel på att anbudet är en kontraktshandling och alltså gällande, det var väldigt tydligt och bra. Det visar också på vikten av att både beställare och leverantör har rätt kompetens för att läsa och tolka hela avtalet, inte bara vad som ska utföras.
Något du vill avsluta med?
– Det är väldigt bra med seminarier som fångar upp olika vanliga frågeställningar vi får i entreprenaderna, då kan vi hela tiden bli bättre och bättre. Det ger också en energikick att vara med på ett seminarium, då tar man tag och förbättrar lite i sin verksamhet.
