Frigör tid med proaktivt arbete och riskhantering

– Gör det tydligt vad som ska göras, vem som ska göra det och när det ska vara klart, säger Henrik Szentes. Foto: Åsa Siller

Upplever du ibland att tiden mest går åt till att släcka bränder och att allt för många arbetsuppgifter behöver skjutas upp till morgondagen? Riskhantering handlar om att förebygga problem genom att stanna upp och ta sig tid att tänka på nästa moment.

– Genom att hantera risker i stället för att behöva lösa problemen de kan medföra skapar du en positiv spiral där riskhanteringen både frigör tid och skapar nya möjligheter, menar Henrik Szentes.

Riskhantering skapar nya möjligheter
Henrik Szentes som har skrivit två böcker kring riskhantering och proaktivt ledarskap, driver sedan tio år eget konsultbolag inriktat mot organisering, strategi och beslutsfattande. Han definierar begreppet risk som en oplanerad eller oönskad händelse som kan påverka verksamheten eller resultatet.

Riskhantering är ett effektivt sätt att tidigt identifiera kritiska beslut och aktiviteter, utarbeta alternativa lösningar som ibland visar sig vara nya möjligheter, och därefter besluta om bästa väg framåt under ett pågående projekt. Henrik menar att projektarbete till stor del handlar om att fatta goda beslut i rätt ordning och utifrån genomarbetade underlag.

Det finns mycket att vinna på att tänka efter före, att lyfta blicken och fundera kring nästa steg eller skede. Han lyfter också vikten av att tänka igenom och beakta drift- och underhållsaspekterna genom hela byggprojektet.

– Allt för många byggnader invigs där man senare upptäcker att vissa delar inte funkar som planerat, eller att driften är kostsam.

Specialist på att vara generalist
Generalist är ett nyckelord som stämmer väl in på Henrik som är forskare, företagare och uppskattad föreläsare med fokus på projekt och projektbaserade organisationer. I grunden är Henrik civilingenjör och har arbetat som alltifrån byggnadskonstruktör till projektledare och linjechef.

Utöver det har han efter 20 år i olika yrkesroller doktorerat om ledarskapsrelaterade spänningar och paradoxer i stora byggprojekt.

Bestäm vad, vem och när
Inom fastighetsbranschen liksom i andra sammanhang är det viktigt med en tydlig process och strukturerad riskhantering, menar Henrik.

– Börja med att identifiera vad som skulle kunna hända, beskriv scenariona väl, och analysera vad de skulle innebära. Därefter är det dags för en åtgärdsplan där negativa scenarion undviks, positiva möjliggörs samt att det i praktiken ofta blir i arbetet med åtgärder som nya möjligheter identifieras.

Henrik betonar vikten av att ta sig tid att verkligen konkret beskriva oönskade och önskade utfall. Det är viktigt för att inte glömma detaljerna man tidigare pratat om när man ska ta nästa steg i processen.

En av de vanligaste fallgroparna menar Henrik, är att inte avsätta tid för riskhanteringsarbetet. Det är lätt att det i stället blir en pliktskyldig sista punkt på mötesagendan och att man håller med varandra om att ”det här vore bra att göra”, men ingen tar riktigt tag i det.

För att undvika att åtgärdsplanen inte blir ännu ett dokument som stannar i byrålådan summerar Henrik pedagogiskt med ”vad, vem och när”:

– Gör det tydligt vad som ska göras, vem som ska göra det och när det ska vara klart.

Interaktion ger nya perspektiv
Henrik uppskattar att få dela med sig av sin kunskap och hans föreläsningar kännetecknas av mycket interaktion, där deltagarna uppmuntras att reflektera och komma med frågor och egna inspel.

– Det är viktigt med reflektion och samtal. De bästa lärdomarna under kurstillfällen uppstår ofta i dialog om en fråga som någon har klurat en stund på och sedan ställer.

Det genuina intresset och breda kunskaperna inom proaktivt ledarskap, som han också håller separata föreläsningar om, går hand i hand med projektriskhanteringen på ett naturligt sätt.

Proaktivt ledarskap handlar bland annat om att arbeta lite längre med flera lösningar för att till slut få fram den bästa lösningen. Alldeles för ofta väljer folk första möjliga lösning, i stället för att utmana sig själv och jämföra alternativen genom proaktiva resonemang menar Henrik. Något som också kan ge mervärde inom riskhantering.

– Det kommer av sig själv att jag väver in de frågorna i de riskhanteringsutbildningar jag håller. Riskhantering och proaktivt ledarskap möts i sättet att tänka och agera, gemensamt är att i grunden handlar det om att tänka efter före och vara nyfiken. Oavsett om du är uttalad eller informell ledare i en arbetsgrupp handlar det om att visa vägen genom handling, snarare än i ord.

Den hemliga nyckeln – byt fokus!
En stor del av riskhanteringsarbetet handlar om att identifiera de olika riskerna. Det gäller att fråga sig själv ”vad kan inträffa, fast det inte ingår i planen?” berättar Henrik. Genom att arbeta proaktivt ökar chanserna för ett lyckat projekt genom att man gemensamt i arbetsgruppen skiftar fokus.

– Det är lätt att fastna i kartläggningen av vilka dåliga saker som kan hända, men syftet är ju att med insikt om dessa saker finna lösningar som i praktiken är bättre än de ursprungliga, säger Henrik med eftertryck.

Henrik menar att den hemliga nyckeln är att våga se verkligheten som den är, anpassa planen och sen följa upp hur det går.

– Framtiden är såklart alltid osäker, men vi människor har en fantastisk förmåga att göra erfarenhetsmässiga bedömningar och agera. Vi kan påverka mycket mer än många tror!

När verksamheten blir mindre händelsestyrd och arbetsgruppen gemensamt hittar nya tankebanor skapas en positiv spiral.

– Med proaktivt ledarskap kan man jobba lugnare, fokusera på att bygga vidare på tidigare projekt och bädda för att samma positiva utfall ska ske igen längre fram.