”Viktigt att kravställa rätt”

Kvalitetssäkrade leverantörer, rätt kvalitet till rätt pris och tydliga interna inköpsprocesser. Det är nyckeln till en framgångsrik inköpspolitik säger Oscar Nevala på Newsec.

Han är ansvarig för bolagets inköpsprocess och centrala ramavtal. I sina totalförvaltningsuppdrag handlar bolaget varje år upp tjänster och produkter för cirka sex miljarder kronor. Dessutom handlar Newsecs ekonomiska förvaltningskunder upp tjänster för drygt sju miljarder kronor så bolaget hanterar därför inköpsvolymer i fakturaflödet om drygt tretton miljarder kronor per år.

– Det gör att vi har ett väldigt bra underlag för att skapa synergieffekter och stor mängd data som ger oss goda möjligheter att jämföra kostnadsdata och identifiera områden där vi kan spara kostnader åt våra kunder eller effektivisera flöden och minska risker, säger Oscar Nevala.

Ramavtal inom 40-talet områden
Newsec har ramavtal inom ett 40-tal tjänsteområden med både lokala, regionala och rikstäckande leverantörer där medarbetarna i första hand ska välja någon av de utvalda leverantörerna.

– Eftersom vi jobbar med så stora volymer och är spridda över landet är det viktigt att kravställa rätt och kvalitetssäkra leverantörskedjan. Vi arbetar aktivt med att konsolidera volymerna mot färre leverantörer för att underlätta leverantörsuppföljning och minska risker, säger Oscar.

Kravställa rätt
Basen i kravställningen är Newsecs leverantörskrav, uppförandekod och hållbarhetspolicy som alla leverantörer måste uppfylla.

– Det gäller också att ta tillvara på all den kompetens och erfarenhet som finns inom Newsec. Många av våra förvaltare är väldigt kompetenta inom flera nyckelområden. Vi har en övergripande inköpsgrupp med åtta–tio personer som representerar våra större kunduppdrag och regioner i landet. Och vid specifika upphandlingar tar vi hjälp av de förvaltare som har störst kompetens inom utvalda områden och som då bildar en temporär upphandlingsgrupp.

Förankra inköpsprocessen
Viktigt i en så stor organisation som Newsecs är att förankra att alla medarbetare känner till och följer inköpsprocessen. Avtalstrohet är viktigt och följs upp, ramavtalsleverantörer ska användas i första hand. Större inköpsvolymer skapar möjligheter till bättre priser och en ökad prioritet hos våra nyckelleverantörer.

– Med hjälp av vår inköpsgrupp säkerställer vi att alla våra processförändringar och upphandlingar vi gör når ut i verksamheten och att alla får möjlighet att tycka till och påverka. Det är nyckeln till ett lyckat arbete.

Spend-analyser
Newsec jobbar kontinuerligt med att göra så kallade spend-analyser för att analysera kostnader och identifiera möjliga förbättringsområden i fastighetsbeståndet för att se var störst besparingar kan göras. Det kan leda vidare till omförhandlingar och avtalstecknande för att skapa synergieffekter och spara pengar.

– Men det kan också handla om att effektivisera vår process eller minska våra risker, till exempel i arbetsmiljöfrågor.

Newsec hjälper också sina kunder att spara kostnader, förbättra kvalitet och inrätta bra inköpsrutiner.

– Det är ett erbjudande som vi utvecklar allt mer mot våra kunder med ekonomisk förvaltning, säger Oscar Nevala.

Text. Hans Hellberg
hans.hellberg@forvaltarforum.se