SGS Studentbostäder i Göteborg har digitaliserat stora delar av sin förvaltning och fastighetsskötsel. Både medarbetare och hyresgäster uppskattar effektiviseringen.
Matilda Schölin är biträdande områdeschef på SGS Studentbostäder och en av deltagarna på Lexicon Förvaltarutbildning. Under en av de gemensamma middagarna berättade Matilda om SGS arbetssätt.
SGS Studentbostäder har Göteborgs största utbud av studentbostäder och är en stiftelse som inte styrs av vinstintresse. Målgruppen är studenter och de är i framkant när det gäller digitalisering, men också med att vara miljömedvetna.
För att kunna möta hyresgästernas förväntningar så har SGS sedan 2015 arbetat med just digitala lösningar. Cirka 300 studenter flyttar in eller ut varje månad.
Var det svårt att byta arbetssätt?
– Självklart var det en inkörningsperiod innan man kunde frångå pappersarbetet helt, men det tog inte lång tid innan framförallt fastighets- och kundservicepersonal uppskattade just smidigheten. I dag tror jag inte att det finns någon som längtar tillbaka till pappersarbetet.
I dag arbetar SGS med digitala serviceordrar till fastighetsskötarna, digital kontraktsskrivning, digitala besiktningar (avflyttnings- och underhållsbesiktningar), digitala hyresavier, mobilapp för öppning av entrédörrar samt elektronisk och webbaserad tvätt- och grupprumsbokning. Däremot träffar man hyresgästen vid nyckelutlämningen.
Vad säger hyresgästerna?
– Majoriteten av hyresgästerna uppskattar att vi försöker förenkla deras vardag. Jag menar, att sitta på bussen och boka tvättid, betala hyran eller ligga kvar i soffan och öppna entrédörren via en app i mobilen är ju minst sagt smidigt!
Vad är vinsten med att arbeta mer med digitala lösningar?
– Hanteringen går snabbare. Om man tittar på våra underhållsuppdateringar, som nu sker automatiskt via direktrapportering från våra besiktningar, så är många timmars arbete med att föra över dokumentation från papper till datorn nu helt borta.
I och med digitaliseringen där rutinarbeten som avflyttningsbesiktningar, kontraktsskrivning, hantering av felanmälan och annat effektiviserats kan bolaget lägga mer tid på kundnöjdhet – som är deras stora fokus.
– Vi hinner fokusera på de bitar där vi är nära kunden. Som vid återkoppling i olika ärenden där vi kan ge en mer personlig touch i det vi gör, vara ute mer i fastigheterna och förbättra boendet och området runt omkring.
Vilket är ert nästa projekt?
– Vi ska testa digitala lås. En ny mobilapp är på gång för våra hyresgäster samt digitala anslagstavlor i våra entréer. Men mer kommer, detta är framtiden säger Mathilda Schölin.
Så jobbar SGS med besiktning och kontrakt
Avflyttningsbesiktningar
Bokas via SGS fastighetssystem som automatiskt skickar ut ett meddelande till hyresgästen med information om vad hen behöver tänka på före och efter besiktningen. En städchecklista bifogas för att inget ska missas. Kort därefter plingar det till i fastighetsskötarens telefon där en notis kommer upp om att en avflyttningsbesiktning är bokad ett visst datum och tid.
Under besiktningen dokumenteras allt i telefonen. Här kan man se och kopiera förra besiktningsprotokollet och via kryssrutor bocka i vad för åtgärd som behöver utföras. När besiktningen är klar hittar hyresgästen (både den nya och den gamla) protokollet på Mina sidor. Där kan hen själv gå in och se ifall något behöver åtgärdas i lägenheten, eller om besiktningen blev godkänd.
Om lägenheten är ostädad debiteras den avflyttande hyresgästen för kostnaden av den städning som krävs.
Kontraktsskrivning
Sker också helt digitalt. En blivande hyresgäst loggar in på Mina sidor, går in på lediga objekt och söker de lägenheter som hen är intresserad av. Ett erbjudande skickas om att komma på visning (som hålls av den nuvarande hyresgästen) och den nya hyresgästen har fem dagar på sig att tacka ja eller nej till lägenheten.
Svarar studenten ja skickas ett kontraktserbjudande tillsammans med en unik kod till studenten via mejl. Studenten fyller i koden på Mina sidor, kontraktet är signerat och en ny hyresgäst klar.
