Ett genomtänkt meddelarskydd är effektivt för att komma åt oegentligheter och missförhållanden. Men hur går man tillväga? Forensic- och etikexperten Martin Krüger på KPMG guidar.
Visselblåsarfunktioner införs av flera anledningar, för att minska risken för oegentligheter som exempelvis korruption, för att missförhållanden ska komma fram och kunna åtgärdas, för att öka förtroendet både internt och externt, samtidigt som den som larmar ska kunna känna sig trygg och ha full anonymitet.
Förvaltarforum har tidigare berättat om Lulebo som är Först med visselblåsarfunktion inom allmännyttan.
Undvik missuppfattningar
– För att få till en framgångsrik implementering av en visselblåsarfunktion är det viktigt att den inte uppfattas som ett angiverisystem, utan något som ska stärka organisationens etik och värderingar. Därför är det bra att rulla ut funktionen samtidigt som en uppförandekod, rapporteringsinstruktioner och en incidenthanteringsplan, råder Martin Krüger, Forensic- och etikexpert KPMG.
Han menar att det blivit vanligare att organisationer enbart köper den tekniska lösningen och sedan själva tar hand om filtreringen och bedömningen av de ärenden som kommer in.
– Idag finns ett flertal leverantörer som kan tillhandahålla en effektiv och billig teknisk lösning som fyller de flesta organisationers behov, säger Martin Krüger.
Råd för en lyckad visselblåsarfunktion
Så, hur går man då tillväga? Här följer en steg för steg-guide som ramar in processen.
Inledande fas: var är organisationen i sitt etikarbete? Utvärdera var ni står i arbetet med etik och förväntningar på medarbetarnas uppträdande.
- Finns en etikpolicy/uppförandekod och är den tydligt kommunicerad till de anställda? Om inte är det svårt för de anställda att rapportera iakttagelser om avsteg.
- Finns rapporteringsriktlinjer och rapporteringsinstruktion? En visselblåsarfunktion är ett komplement till den traditionella rapporteringsvägen, som ofta är till närmaste chef eller annan intern mottagningsfunktion. En rapporteringsinstruktion ska förtydliga hur anställda ska rapportera och vad det innebär i praktiken.
- Finns en incidenthanteringsplan? En sådan bör finnas för att tydliggöra processen vid en incident.
Förberedelse-fas: Vilka ska driva projektet? Sätt ihop en projektgrupp med olika typer av expertis
- Ta fram en projektplan – och överväg även att tillsätta ett etikråd om ni inte redan har ett sådant. Eftersom det även finns en hel del lagar och regler som behöver följas, inte minst PUL, är det viktigt att juridisk hjälp tas in i ett tidigt skede.
- Välj teknisk lösning – vilken passar er bäst?
– En intern eller extern visselblåsarfunktion?
– Vilken meddelarform? E-post, fax, telefon (person eller röstbrevlåda, brev?
– Möjligt att rapportera dygnet runt?
– Ska alla kunna rapportera?
– Ska det gå att kommunicera med den som rapporterat via funktionen? Det finns idag tekniska lösningar där den som anmäler något får ett specifikt anmälningsnummer och som möjliggör fortsatt kommunikation anonymt.
- Vad önskar man få ut av en extern leverantör? För att inte behöva misstänkliggöras kring att funktionen inte är oberoende och anonymiserad väljer många idag en extern lösning – men vad önskar man i så fall få ut av den? Ska de enbart bistå med den tekniska lösningen eller ska den vara ett större filter?
Implementerings-fas: etablera mottagarfunktionen och utbilda alla.
- Inför funktionen parallellt med övriga initiativ som ni har inom etikområdet (se ovan: inledande fas)
- Etablera mottagarfunktionen, det vill säga vem/vilka som tar emot och hanterar rapporterna. Det är vanligt att välja personer med erfarenhet av HR-frågor, ekonomi och juridik i mottagarfunktionen. Ett externt stöd som ”bollplank” för att värdera rapporterna är inte ovanligt.
- Mottagarfunktionen måste ha en tydlig arbetsordning och tydliga instruktioner.
- Utbilda samtliga medarbetare och chefer. Betona vad som är viktigt att det rapporteras, men försök samtidigt avdramatisera själva införandet så att det inte bara upplevs som ett ”angiverisystem”.
Det löpande arbetet
Tänk brett – ta hjälp av incidenthanteringsplanen där det bland annat ska framgå hur rapporter ska hanteras, hur beslut om utredningar ska fattas, hur kommunikationen ska ske extern och internt samt hur rapportering ska göras till styrelsen (hur ofta/dignitet osv.
Utvärdera!
Granska själva implementeringen, men utvärdera även visselblåsarfunktionen löpande. Vilken typ av ärenden kommer in? Behöver vi förtydliga vilka förväntningar vi har på medarbetare och vilken värdegrund vi står för?
Lycka till!
