Effektiviserad drift ger bättre kontroll

En av Hemsös 333 fastigheter är ett äldreboende i Nacka. Foto:Torbjörn Larsson.

Hemsö ser över och effektiviserar driften av sina fastigheter. Det som tidigare var 100 avtal och nästan lika många leverantörer kan snart räknas på båda handens fingrar.
– Den absolut största vinsten är att vi nu får en kontroll som vi inte haft tidigare, säger Rikard Nyhrén, fastighetschef på Hemsö.

Redan för två år sedan började bolaget ta ett samlat grepp över alla sina drift- och serviceavtal genom att hitta en eller ett fåtal leverantörer för specialtjänster som hissar, glas och skadedjursbekämpning.

Central inköpsfunktion
– Vi har inte nyttjat våra stordriftsfördelar optimalt, säger Rikard Nyhrén. Tidigare handlade vi upp en hissleverantör för enstaka fastigheter – i dag har vi en central inköpsfunktion som handlar upp service för samtliga våra 450 hissar på en gång.

Förra året tog man så beslutet att även effektivisera hela fastighetsdriften med målet att ha en likvärdig teknisk förvaltning och drift på fastigheterna oavsett var de är belägna. Och max fem leverantörer.

Kvalitet, hållbarhet och pris

Rikard Nyhrén, fastighetschef, är mycket nöjd med Hemsös nya driftavtal.

Efter en första gallring bjöd man in 16 företag att delta i upphandlingen och fick in 13 anbud.

– Alla 13 fick komma och presentera sina anbud för att undanröja eventuella oklarheter. Sedan utvärderade vi dem på kvalitet, hållbarhet och pris utifrån en utvärderingsmodell som passar oss. Flera av oss har jobbat på leverantörssidan tidigare och vet vilka krav som bör ställas, säger Rikard Nyhrén.

Tre nya leverantörer
Strax före jul blev det klart att fastighetsdriften hos Hemsö i fortsättningen ska skötas av tre leverantörer: Gunnar Karlsén i region syd och väst, Coor i region öst samt Fastighetssnabben i region norr. De nya avtalen som ser likadana ut för hela landet och träder i kraft under våren löper på tre plus tre år.

– I avtalen bakar vi in så mycket som möjligt av fastighetstekniken och även en stor del av vårt energiarbete, vilket innebär att vi lägger ett större ansvar på leverantörerna. De vi har kontrakterat har visat att de förstår vår ekonomiska modell och hur de ska arbeta med våra kunder och utveckla fastigheterna.

Styr själva materialinköpen
Däremot styr Hemsö självt materialinköpen genom ett övergripande avtal med Ahlsells kring allt underhålls- och förbrukningsmaterial som driftleverantörerna måste använda sig av.

– Det ger oss bättre kostnadskontroll och minimerar risken med påslag och bakbonusar. Men det innebär också att vi kan styra kvaliteten – vi tillämpar Sunda Hus databas för materialval.

– På sikt är vi dock beredda att konkurrensutsätta vår egen inköpsavdelning. Om våra driftleverantörer kan leverera en produkt till bättre kvalitet och lägre pris har vi inget emot att köpa av dem i framtiden, säger Rikard Nyhrén.

Minskad kostnad och ökad kontroll
De nya avtalen ger Hemsö en minskad kostnad för den fasta ersättningen eftersom man erbjuder större volymer, men man räknar framför allt med ännu större besparingar genom ett mer samlat sätt att arbeta med energianvändning, löpande och planerat underhåll.

– Men den absolut största vinsten är att vi får en kontroll som vi tidigare saknat, även när det gäller kvalitet och hållbarhet. Nu får vi möjlighet att redan från början styra, följa upp och dokumentera vad som görs i fastigheterna och hur. Och ständigt arbeta med förbättringsarbete.

Ännu färre avtal i framtiden
De drygt 20-talet personer som tidigare arbetat med fastighetsdrift inom Hemsö har erbjudits jobb hos de nya leverantörerna, men många har även passat på att byta jobb under upphandlingen.

Hemsö har som ambition att minska antalet driftleverantörer ytterligare i framtiden.

Text: Hans Hellberg
hans.hellberg@forvaltarforum.se

Största privata ägaren av samhällsfastigheter
Hemsö är Sveriges största privata ägare av fastigheter för samhällsservice (äldreboende, skola, vård och rättsväsende). Koncernen har ett hundratal anställda varav cirka 60 arbetar med förvaltning.

Hemsö äger 333 fastigheter med en uthyrningsbar yta på 1 600 000 kvadratmeter till ett bokfört marknadsvärde på drygt 30,2 miljarder kronor. Fastigheterna finns i 79 svenska kommuner, 27 tyska städer och 18 städer i Finland.

De nya driftavtalen omfattar teknisk skötsel, mark, städning och energieffektivisering. De nya leverantörerna utvärderades enligt kriterierna pris 50 procent, organisation 20 procent samt kvalitet och miljö, referenser och presentation vardera 10 procent.

Inköpsportal - tipsa oss

Inköpsportal - ansökan
Logotyp, minst 200 pixlar bred *
Maximal filstorlek: 209.72 MB
Bild, minst 540 pixlar bred *
Maximal filstorlek: 209.72 MB
Kontaktspersonsbild, minst 200 pixlar bred *
Maximal filstorlek: 209.72 MB

Inköpsportal - tipsa en kollega