Säfflebostäder valde en ovanlig väg: i stället för att köpa ännu ett system byggde de en egen AI-hjärna för varje fastighet. Resultatet är snabbare åtgärder, mindre letande och en vardag där både tekniker och hyresgäster märker skillnad.
De flesta fastighetsbolag hanterar digitaliseringsutmaningar genom att addera nya system, dyra plattformar eller fler moduler. På Säfflebostäder gjorde driftchefen Pontus Andersson tvärtom. Han öppnade mapparna, gick igenom den data som redan fanns och byggde en egen AI-driftassistent – en digital hjärna för varje fastighet.
Innan Pontus började med sitt bygge var arbetssättet rätt disparat, minst sagt. Ritningar låg i system ingen använde, OVK-protokoll och myndighetsbesiktningar var utspridda i olika mappar, underhållsplanerna låg i stora Excelfiler och mycket driftinformation satt i huvudet på enskilda medarbetare. Även felanmälningar krävde ofta detektivarbete. ”Allt fanns, men ingen visste var”, säger han. Det traditionella svaret hade varit att köpa ännu ett system. I stället bestämde sig Pontus för att knyta ihop befintlig dokumentation i en enda AI-driven struktur.
Så fungerar AI-hjärnorna
AI-hjärnorna byggdes genom att samla ritningar, besiktningar, underhållsplaner, driftinstruktioner, mötesprotokoll, statistik och verksamhetens mål i ett gemensamt lager kopplat till varje fastighet.
När en tekniker får ett larm går det snabbt att skriva en fråga och få ett direkt svar – exempelvis var en specifik ventil sitter och i vilken ritning det framgår. Letandet försvinner, tempot ökar och stressen minskar.
Effekter för tekniker och hyresgäster
För hyresgästerna märks effekterna indirekt. Åtgärder går snabbare, dubbelarbete minskar och teknikerna kommer rätt från början. Pontus beskriver skillnaden med ett leende:
– Vi kommer inte längre springa runt som yra höns och leta ventiler eller dokument en halv dag.
Nyttan för kommunen
Eftersom Säfflebostäder förvaltar skolor, äldreboenden och simhallar får även enhetschefer och rektorer tillgång till bättre överblick. De kan själva ställa frågor om underhåll, ansvarsfördelning eller beslut som finns dokumenterade i gemensamma protokoll. Det ger en tydligare ordning för hela organisationen.
Mer kontroll – mindre system
Pontus betonar att projektet inte enbart handlar om kostnader, även om det självklart sparar pengar. Det handlar om kontroll, enkelhet och att skapa ett gemensamt sanningssystem där alla får samma svar, oavsett vem som frågar. Han skrattar när han beskriver proptech-världen:
– Till slut är det lika jobbigt att leta digitalt som i en källare.
En känga till proptech-världen
Pontus uttrycker det med humor men också med en tydlig poäng: fastighetsbranschen har fastnat i ett mönster där varje nytt problem ska lösas med ett nytt system. Ett system för ritningar. Ett för felanmälan. Ett för drift. Ett för arbetsorder. Och ett för dokumentation. Till slut, menar han, är digital jakten på information lika tidsödande som att rota i en fysisk källare.
Genom att klippa antalet plattformar och i stället knyta ihop det som redan finns visar Säfflebostäder att innovation inte alltid handlar om att köpa nytt – utan om att tänka nytt.
En reality check
En av de mest talande insikterna kom under ett möte med andra kommuner. Pontus trodde att fler jobbade på liknande sätt, men insåg snabbt att så inte var fallet.
– Jag trodde att någon skulle ha tänkt likadant, men det var tvärt om.
Det blev en signal om att deras lösning sticker ut – och att fler skulle kunna vinna på samma tänk: att använda det man har i stället för att köpa något nytt.
Frigör tid för utveckling
Slutligen sammanfattar Pontus målet med glimten i ögat:
– Jag försöker arbeta bort mig själv.
Det handlar om att frigöra tid, minska brandsläckning och i stället arbeta mer förebyggande. Säfflebostäder är ett litet bolag – men deras AI-satsning visar hur stort man kan tänka utan att behöva stora system.
Text: Thomas Hallberg
thomas.hallberg@forvaltarforum.se
