Genom data-analys har Akademiska Hus sett att man kan ge sina hyresgäster bättre och mer effektiva lokaler, samtidigt som man frigör ytor för andra ändamål och hållbara lösningar. Lägre klimatavtryck per använd timme är bara en av vinsterna.
Kontor står ofta halvtomma, men diskussionen om deras framtid handlar om mer än kvadratmeter och kostnader. Genom att använda avancerad dataanalys kan fastighetsägare och hyresgäster fatta välgrundade beslut som både sparar resurser och skapar mer attraktiva miljöer. Det menar Peter Karlsson, Chef för data och analys, och Ebba Karlsten, data-analytiker, på Akademiska Hus, som arbetat med att analysera kontors- och campusytor runtom i landet.
Tre typer av kontorsbehov
Peter Karlsson berättar att hans team analyserat användningen av nära 10 000 kontor i Sverige. Trots att nyttjandegraden i snitt ligger på knappt 30 procent har mönstren blivit mer komplexa efter pandemin.
– Vi såg att kontoren används ungefär lika mycket som tidigare, men på ett annorlunda sätt. Med hjälp av klustringsalgoritmer kunde vi urskilja tre distinkta behov: de som använder kontor ofta och länge, de som kommer mer sällan men sitter hela dagar, och de som bara behöver en plats kortare stunder, säger Peter.
Genom att utgå från dessa mönster går det att dimensionera kontorsytor mer träffsäkert. I ett exempel kunde 748 kontor reduceras till 432, utan att kapaciteten förlorades – en minskning med nästan 40 procent.
Umeå universitet: konkret case
Kollegan Ebba Karlsten har lett ett praktiskt projekt vid Umeå universitet, där frågan var akut. En institution stod inför ekonomiska utmaningar och behövde minska lokalytan för att minimera nedskärningar i personal.
– Vi kunde visa att kontoren nyttjades långt ifrån fullt ut. Genom att analysera användningen med maskininlärning såg vi att ytan kunde minskas med drygt 20 procent, samtidigt som man mötte de faktiska behoven, berättar Ebba.
Resultatet blev en ny modell med delade, egna och bokningsbara kontor. Andra institutioner i samma byggnad har också börjat visa intresse kring att få ut data kring användningen av sina kontor, men har ännu inte gjort någon förändring.
Diskussioner om att dela kontor över institutionsgränserna har inte förts på bred front, men i en testmodell som Peter och Ebba genomfört på flertal campus kunde man visa att det gick att minska behovet med upp till 20% när institutioner analyserades för sig och 50% när tre-fyra institutioner delade fullt ut.
Från data till tryggare beslut
För både lärosäten och fastighetsägare är transparens avgörande. Att luta sig mot faktisk användningsdata, istället för schabloner, minskar osäkerheten i beslutsprocessen.
– Det är alltid lättare att ha en diskussion när det finns siffror som visar verkligheten. Då blir det inte bara en uppskattning eller känsla, utan man kan fatta beslut på en trygg grund, säger Peter.
För Ebba är nyttan dubbel: dels frigörs ytor som kan användas till annat, dels skapas mer attraktiva arbetsmiljöer.
– Det är inte särskilt inspirerande att komma till ett kontor där hälften av rummen står tomma. Optimering handlar också om att skapa levande miljöer där man faktiskt vill vara, framhåller hon.
Se helheten
Diskussionen om kontorsytor tenderar ibland att fastna i kvadratmeterkostnader. Men enligt Peter är helhetsperspektivet viktigt.
– Hyreskostnaden är ungefär tio gånger högre än energikostnaden, och personalens löner är i sin tur tio gånger högre än hyran. Om vi stirrar oss blinda på en parameter riskerar vi att suboptimera. Det viktiga är att skapa attraktiva miljöer som gör att människor vill komma till kontoret och kan jobba effektivt, säger han.
Samtidigt finns en tydlig hållbarhetsvinst. Genom att mäta nyttjandet på detaljnivå kan klimatavtrycket per använd timme beräknas. En modern byggnad med hög beläggning kan visa sig ha lägre klimatpåverkan än en äldre fastighet med låg användning, trots högre energiförbrukning i absoluta tal.
Nästa steg: campus som stadsmiljö
För universiteten är frågan större än kontorsytor. Campusområden fungerar som små städer där undervisningssalar, kontor och service samspelar. Här finns stor potential att använda data för att utveckla både attraktivitet och trygghet.
– På vissa campus ser vi att folk slutar röra sig kvällstid för att det känns tomt och otryggt. Med våra mätningar kan vi föreslå att man koncentrerar aktivitet till vissa byggnader och skapar levande miljöer även efter klockan fem, förklarar Peter.
Ebba fyller i:
– Det handlar inte bara om att minska yta, utan också om att göra campus till platser dit både studenter och andra faktiskt vill komma. Det kan vara restauranger, grupprum eller andra miljöer som lockar människor, säger hon.
En datadriven framtid
Det som började som mätningar av beläggningsgrad har utvecklats till en bredare diskussion om hur fastigheter ska användas, utvecklas och upplevas. Med data i grunden kan både hyresgäster och fastighetsägare fatta mer långsiktiga beslut – som sparar pengar, minskar klimatavtrycket och gör arbetsmiljöerna mer attraktiva.
– Förhoppningen är att branschen börjar prata mer om användning per arbetad timme snarare än bara kvadratmeter. Det är där vi kan hitta de verkliga värdena, avslutar Peter Karlsson.
Text: Thomas Hallberg
thomas.hallberg@forvaltarforum.se
Akademiska Hus
Tre typer av kontorsbehov
- Eget kontor – används ofta och under långa pass.
- Bokningsbart kontor – används mer sällan men under hela dagar.
- Tillfällig arbetsplats – används kortare stunder, mer sporadiskt.
Nyttan för alla parter
- Hyresgästen: Lägre kostnader, effektivare lokalanvändning, mer attraktiva miljöer.
- Fastighetsägaren: Möjlighet att frigöra yta för andra ändamål och långsiktig hållbarhet.
- Miljön: Lägre klimatavtryck per använd timme.
