Så slipper Mimer inlåsningseffekter – med eget skräddarsytt system

Under ett centralt API ryms alla befintliga och nya system i form av det Mimer kallar för ”förmågor”. Dessa delas i sin tur in i mindre förmågor. Illustration: Mimer

Mimers heltäckande fastighetssystem byts nu ut mot en egen, skräddarsydd modell: En kombination av återanvändning, open source och upphandling, men också egna lösningar där Mimer delar med sig av sin kod till andra.

David Lindblom
Foto: Per Groth

Det fastighetssystem som Mimer använt de senaste åren är ett kärnsystem för viktiga funktioner som exempelvis ekonomi, ärenden, uthyrning, avtalshantering. Problemet är att supporten kommer att upphöra. Att upphandla ett nytt, heltäckande fastighetssystem kändes dock inte aktuellt för Mimer. Anledningen är ett vanligt problem som de delar med många andra fastighetsbolag i samma sits, nämligen att stora fastighetssystem har en hel del inlåsningseffekter.

– Anpassningar och justeringar vi behöver göra styrs av systemleverantören, och ibland kan de inte erbjuda de lösningar vi vill ha. Det innebär att vi istället får anpassa vår affär efter fastighetssystemet. Men vi vill ha ägandeskapet över vår egen affär, säger David Lindblom, produktutvecklare på Mimer.

Minska admin och fokus på kund
Istället för systembyte bestämde sig Mimer för att göra en digital transformation i form av ett utvecklingsprojekt. Målbilden var tydlig: Organisationen ville minska sin administration för att kunna fokusera mer på hyresgästerna. Och genom att äga och kontrollera sina data skulle Mimer kunna fatta bättre beslut, agera proaktivt och utveckla nya affärsmodeller.

– Om vi automatiserar processflödena blir ärendehanteringen effektivare och vi slipper manuella mellansteg där medarbetarna måste logga in i olika system för att lösa enkla saker.

Öppen källkod och öppna API:er
Kärnan i Mimers digitala strategi kallas OneCore och är en modulär digital infrastruktur baserad på öppen källkod och öppna API:er. Tanken är att all information ska gå att nå genom ett samlat API. Under detta centrala API ryms alla befintliga och nya system i form av det Mimer kallar för ”förmågor”.

Det innebär att man istället för att dela upp digitala processer i system som ekonomi, mailserver eller Xpand så delar man in dem i förmågor, det vill säga behov. Det kan handla om uthyrning, förvaltning, fastighetsinformation eller redovisning. Utmaningen är att identifiera lagom stora förmågor, menar David Lindblom.

– Man får börja på mindre nivåer som exempelvis skapa faktura och redovisa utlägg, för att sedan slå ihop dem till en större förmåga, som ekonomi.

Resan genom projketutvecklingen
Utvecklingsprojektet började för ungefär ett år sedan, och förankringsresan har varit lång berättar David Lindblom. Alla behövde förstå hur lösningen var tänkt att fungera rent konkret och att premisserna var tydliga: ”Nu gör vi något oprövat där vi utvecklar och äger kärnan själva, med allt vad det innebär”.

När beslutet var taget skapade man en organisation för genomförandet. Dels behövdes en övergripande styrgrupp, och under den olika behovsägargrupper bestående av representanter för exempelvis förvaltning, kundcenter, administration och uthyrning. Liksom ett projektteam med bland annat produktägare, projektledare, utvecklare, tjänstedesigner och kommunikation.

– Det här arbetet involverar hela vår organisation – det är en viktig förutsättning för att det ska fungera. Och vi behöver vara flexibla, pröva oss fram till nya lösningar och justera under resans gång, säger David Lindblom.

Delar sin kod öppet
Implementeringen är i full gång, utifrån en kombination av olika tillvägagångssätt. För att undvika att bygga alltför mycket själva och fastna med egenutvecklad kod som är svår att underhålla, har Mimer tagit fram en öppen inköpsprocess. I den strävar man efter att maximera befintliga lösningar både internt och externt, och minimera egenutveckling. När utveckling ändå behövs, delar Mimer sin kod öppet.

– Det ger möjlighet för kunskapsdelning och delade underhållskostnader. Vi vill skapa ett community av bolag som jobbar tillsammans med de här frågorna, för vi delar ju samma utmaningar.

P-platsuthyrning och kundärenden
Ett bra exempel är Mimers hantering av bilplatsuthyrning. Den har bolaget byggt själva, sista delen rullas ut i januari och kan då delas med alla. På motsvarande sätt har Mimer nu ett nytt system för ärendehantering som bygger på öppen källkod från andra.

– Att köpa in ett ärendehanteringssystem kan kosta tio miljoner för ett bolag som vårt. Istället för att upphandla kunde vi använda ett öppet källkodssystem och anpassa det efter våra behov.

Krav på kommunikation mellan system
Man återanvänder också befintliga system där det är möjligt. Som exempelvis kreditupplysningssystemet som nu är integrerat i de nya automatiska flödena för bilplatsuthyrning.

Vissa lösningar har man behövt köpa in, som ett nytt ekonomisystem. Men vid alla inköp och upphandlingar ställer Mimer krav på att produkten ska kunna kommunicera med andra system.

– Nu äger vi våra data och har en lösning där det är enkelt att byta ut delar vid behov. Och med arbetssätt som är mycket mer användarvänliga och smidiga för både medarbetare och hyresgäster.

Detta gör Mimer:

• Separerar system från gränssnitt
• Kopplar förmågor till organisationen
• Möjliggör successivt byte av delar av den digitala infrastrukturen
• Återanvänder befintliga system
• Använder andras lösningar via open source
• Köper in lösningar som är interoperabla
• Bygger av delar som andra gjort, anpassar och öppnar för andra genom open source
• Bygger helt själva och öppnar för andra genom open source

Text: Pernilla Fredholm
redaktionen@forvaltarforum.se