Löpande hållbarhetsarbete är vitalt. Men saknar man tydliga rutiner för uppföljning av målen blir det svårt att mäta effekten. Ju tydligare mål man sätter, desto bättre blir uppföljningen, menar Daniel Parianos, miljösamordnare på Einar Mattsson.
Att mäta är att veta, säger Daniel Parianos, och betonar att det inte bara görs för mätandets skull, utan för att faktiskt nå sina målsättningar. Diffus målsättning kan dessutom leda till ett diffust resultat.
– Det är viktigt att målen är avgränsade och tydliga. Då kan vi verkligen mäta mot hållbarhetsmålet. Vi försöker jobba med mål som är specifika, realistiska, tidsatta och mätbara.
Realistiska tidsramar
Utan tidsramar blir målen svåra att mäta, menar Daniel. Har man ingen deadline att förhålla sig till är risken stor att uppföljningen rinner ut i sanden.
– Det är bra med ambitioner, men det måste finnas ramar, annars blir det mer visionärt än realistiskt. Är målsättningen för omfattande blir det väldigt svårt att följa upp. Det måste vara ett specifikt mål, eller arbetssätt, som går att följa upp.
Han betonar också vikten av att samla in rätt data. Data som faktiskt är jämförbar och samtidigt går att stämma av mot uppsatta mål. Det kan vara energianvändning eller avfallsstatistik. Han lyfter också fram hyresgästundersökningar som ett bra underlag att använda.
– Där får vi en tydlig uppföljning och jämförelse för varje fastighet, branschsnittet och eventuella målsättningar.
Hitta jämförbara nyckeltal & utse en ansvarig
När man väl har implementerat en målsättning i det vardagliga arbetet måste man bestämma vilka nyckeltal som är rimliga att mäta. Daniel berättar att de utser en ansvarig för varje hållbarhetsmål, och följer upp utvecklingen med jämna mellanrum, för att sedan avsluta med en resultatpresentation.
– Inför varje redovisning så har vi en sittning där vi går igenom resultatet och väljer ut det som behöver lyftas upp på högre nivå. Vad har hänt? Kan det bli bättre? Många roller inom företaget är med i redovisningen, allt från förvaltare till inköpare, säger Daniel och fortsätter:
– Det ligger till grund för deras kommande arbete. Att nå hållbarhetsmålen är en stor del av deras arbete.
Få med medarbetare på tåget
För att få med medarbetare måste man betona syftet med hållbarhetsarbetet, varför vi har ett visst nyckeltal för vår uppföljning, säger Daniel.
– Det är lätt att hållbarhetsarbetet uppfattas som komplext. Hållbarhet påverkar mer eller mindre alla i olika omfattning, därför försöker vi bryta ner det för varje medarbetare och roll. Vad är förvaltarens roll i det här, och teknikerns? De som ska utföra arbetet måste vara involverade, för då blir det mer träffsäkert.
Följ upp entreprenörer och leverantörer
Samma sak gäller upphandlade tjänster och produkter, menar Daniel. Ett otydligt mål gentemot en leverantör kommer att resultera i en diffus uppföljning. Det kan till exempel handla om vilka material de använder och hur mycket byggavfall som materialåtervinns.
– Man får inte glömma att det går att ställa krav på leverantören för att kunna mäta hållbarhetsmål. Jag ser det som en styrka att träffa dem personligen, och tillsammans gå igenom kraven. Genom att ha en direkt dialog säkerställer du att alla förstår förväntningarna och arbetar mot samma mål.
Oavsett vad det handlar om så måste kravställningen vara tydlig – och även återrapporteringen.
– Bryt ner målsättningen till ett tydligt krav som går att följa upp, och säkerställa att leverantören har tagit del av kraven och förstått dem.
För att ytterligare säkerställa uppföljningen av leverantörer kan man till exempel begära in certifikat på relevanta ledningssystem, samla in dokumentation om fordon och arbetsmaskiner samt granska avfallsstatistik. Data som ger en djupare överblick kring leverantörens verksamhet, och säkerställa att de uppfyller våra krav på hållbarhet och effektivitet.
Effektiva sätt att nå hållbarhetsmål:
- Sätt tydliga och avgränsade mål
- Sätt tidsramar
- Hitta rimliga och jämförbara nyckeltal
- Utse en ansvarig för varje hållbarhetsmål
- Få med medarbetarna på tåget
- Sätt upp förväntade mål för leverantörer, se till att de tar del av mål och krav
- Följ upp leverantörer; begär in certifikat och dokument från deras verksamhet
Text: Jakob Gromer
redaktionen@forvaltarforum.se
