Familjebostäder är mitt i en förändringsresa som innebär mer än bara renovering av kontoren. Förutom moderna och flexibla arbetsplatser handlar det om nya arbetssätt, samarbete och ny företagskultur. Medarbetarna har involverats hela vägen mot en trivsam arbetsmiljö.
Familjebostäder i Stockholm genomför en omfattande förnyelse av både kontor och arbetssätt. Målet är att skapa flexibla, hållbara och uppdaterade arbetsplatser som ska främja mer samarbete.
– Med moderna och snygga kontor, bra arbetsmiljö och fina samarbeten vill vi se till att vi behåller medarbetare – men också locka nya att välja oss. Vi vill vara en attraktiv arbetsgivare, säger Sylva Sundström, som jobbar på HR-avdelningen och är enhetschef för arbetsmiljö och kontorsservice.
Aktivitetsbaserade kontor
Just nu är det fjärde och sista kontoret på gång att byggas om och allt ska vara klart sommaren 2025. Processen startade för några år sedan. Medarbetarundersökningar visade att det fanns utmaningar att arbeta vidare med både i den interna kulturen och i kontorens utformning, berättar Sylva Sundström.
– Våra fyra kontor var utformade på olika sätt och arbetssätten varierade lite. Vi ville ta ett samlat grepp för att skapa en inspirerande arbetsmiljö och öka samarbetet internt, berättar Sylva.
Att gå från kontorsmiljöer med många separata arbetsrum till en aktivitetsbaserad lösning med moderna, flexibla arbetsytor krävde ett omtag. Lokalerna har fräschats upp, tekniken moderniserats och kontoren ska nu fungera likadant för att skapa mer rörelse mellan kontoren och samarbete mellan avdelningarna.
Lokalanpassning med miljökrav
Själva lokalanpassningarna har gjorts med samma miljökrav som när vi bygger om i våra andra fastigheter. Lokalytan har minskat på alla kontor. Det gör att man kommer närmare varandra och kan mötas mer. Dessutom blir det bättre ekonomi i det, med lägre kostnader för lokaler, energi, utrustning och städning, berättar Sylva Sundström.
– Allt som blivit över har tagits om hand på ett varsamt sätt; vi återbrukar material, restaurerar det vi haft förut, köper in begagnade möbler och de som blir över skickar vi till andrahandsmarknaden inom Stockholms stad, berättar hon.
För att spara el är belysningen närvarostyrd och uppgraderad till LED-lampor. Ventilationen är anpassad för att vara effektiv och spara energi.
Hur förankrade ni omställningen hos medarbetarna?
– Visst fanns en viss oro inför förändringarna, men både medarbetare och skyddsombud har tyckt till under resans gång. De har lyft fram funderingar kring förändrad kultur, nya arbetssätt och ny teknik. Skulle vi bli papperslösa, arbeta mer digitalt, kunde vi bli mer flexibla, behövde vi så många pärmar, säger Sylva Sundström och fortsätter:
– Det är viktigt att alla kan vara delaktiga på olika sätt. Vi har haft regelbundna dialoger med medarbetare och arbetat tillsammans med våra chefer för att genomföra förändringarna. Dessutom kan alla hänga med i vad som händer och varför på vårt intranät.
Många av de farhågor som fanns har sedan inte besannats, vilket Sylva Sundström tycker är skönt. Det bästa sättet att skapa en trygghet inför de nya arbetssätten var att gemensamt komma på lösningar.
I dagsläget är kontoren i södra innerstan och Farsta klara. Rinkebykontoret blir klart till årsskiftet och i dagarna började arbetet med det största kontoret, i Hammarby Sjöstad.
Stolta medarbetare
Det har redan skett förändringar i företagskulturen. Olika avdelningar börjar plötsligt prata och folk som annars inte sitter bredvid varandra gör det nu. Ett spontanmöte vid kaffemaskinen tar upp och löser en jobbfråga.
– Vi märker att medarbetarna är stolta över sina nya, fixade kontor. Det har hänt mycket med kulturen och många vill hellre komma in till kontoret nu. Det är snyggt, finns bra kaffe, det är ordning och reda och alla hälsar på varandra. Om vi samarbetar blir det roligare och vi kan bli ännu bättre om vi hjälps åt säger Sylva Sundström nöjt och avslutar:
– Jag är själv sjukt stolt över våra nya kontor!
Några olika röster från medarbetarna:
”Nytt, men ändå mycket som vanligt. Jag hittar alltid en plats och väljer oftast att sitta nära mitt gäng. Det nya kontoret är välkomnande och fräscht.”
”Det nya kontoret blev bättre än vad jag hade förväntat mig. Loungen är härlig att starta dagen i med en kopp kaffe och umgås med kollegorna innan jag sätter mig ner vid datorn.”
”Det nya kontoret i Farsta uppmuntrar till nya arbetssätt. Jag väljer arbetsplats efter arbetsuppgift. Vissa dagar har jag många digitala möten, då väljer jag något av de mer privata rummen, annars väljer jag oftast att sitta i landskapen där energin från alla kollegorna finns”.
