Många fastighetsförvaltare strävar efter uppkopplade fastigheter. Digitala tvillingar, förbrukning i realtid, avläsning och larm. Det kan vara en långsiktig och dyr verklighet, men börja med små steg i rätt riktning – utan att bränna hål i plånboken.
Mikael Johansson, CA fastigheter
– Ibland känns det som att det är viktigare att faktiskt komma igång, än att fastna i systemuppbyggnad och komplicerade lösningar som kostar massor med pengar, säger Mikael Johansson, teknisk chef på CA fastigheter.
För de som inte har lust eller råd att investera miljontals kronor i nya digitala system och utrustning gäller det att göra det man kan – och få maximal avkastning. Ett första steg är att digitalisera ronderingen och rutinerna kring den. Det är enkelt att drömma sig iväg till nya digitala verktyg och moderna tekniska lösningar för fastigheten. Men det behöver inte vara så avancerat, berättar Mikael Johansson.
Digitalisering är ett brett begrepp
Data, automatisering, effektivisering och IoT. Alla begrepp placerar sig nog inom digitaliseringen. Men hur är det med en fastighet vars fastighetsskötare läser av värden i undercentralen en gång i veckan – och rapporterar det i ett excelark online? Där någonstans ligger lägsta ribban för digitalisering, menar Mikael.
– Jag tänker att du vid ronderingen delar med dig av information till kollegor. Dels att du varit där och dels vad det är för data du läst av. Att gå runt och spara informationen i din egen telefon, ja då kan du lika gärna gå runt med en pärm, säger Mikael.
Byt ut pärmen
Han tipsar om att byta ut den fysiska pärmen i undercentralen till ett digitalt excelark.
– Det finns många samarbetsplattformar, allt från Notes till Excel, som går att koppla upp via telefonen. En fördel med den digitala ronderingen är att den blir väldigt mycket effektivare.
Även digitala checklistor som är anpassade för varje enskild fastighet kan vara ett bra verktyg, det kan vara att visualisera kontrollpunkter via en checklista, som skötaren betar av. Det viktiga är också att följa upp ronderingen med tydliga rutiner.
Smarta knep med hög avkastning
Man måste alltså hitta de enkla knepen som ger hög avkastning. Handla till exempel upp en enklare tjänst för ärendehantering. Skapa en digital rutin för felanmälningar och utförande i fastigheten.
– Man måste ha någon form av digitalt system, som allra helst är kopplat till fastigheterna. Man kan exempelvis titta på ett digitalt system som en tredje part tillhandahåller om det passar verksamheten bäst.
Använd befintliga lösningar
Rent praktiskt behöver man få in grunddata så att det fungerar på ett smidigt sätt. Man kan exempelvis sätta upp QR-koder vid maskiner, utrustning och teknik i fastighetens teknikutrymmen. En QR-kod som leder till en digital logg över utrustningen, där allt från specifikationer, åtgärdshistorik och annan nyttig information om just den komponenten framgår. Detta kräver inte några större investeringar – utan det är en rutin och system som går att upprätta med ganska enkla medel, menar Mikael, som betonar att man måste börja någonstans för att sedan jobba sig framåt.
– Varje förvaltares eller tekniskt ansvarigs dröm är givetvis att ha allt uppkopplat hela tiden med larmvärden och gränsvärden, men steget dit kräver rätt så omfattande investeringar. Risken är att man hamnar i ett mellanläge, och inte ens börjar med de små förbättringarna.
Men tar man de små steg i rätt riktning kan det snabbt ge avkastning i både effektivitet och kvalitet. På längre sikt kan det dessutom leda till nöjdare kunder och en smidigare organisation.
Tips för att digitalisera ronderingen:
- Använd befintliga program och teknik som Excel och QR-koder för att skapa digitala protokoll/avläsning för fastigheten.
- Visualiserar kontrollpunkter via en checklista, exempelvis skapad i Excel eller liknande.
- Skapa tydliga rutiner för hur de nya verktygen ska användas.
Text: Jakob Gromer
redaktionen@forvaltarforum.se
