Att ha struktur och manualer kan ha sina fördelar men att ta ett steg tillbaka och utvärdera handlingar och resultat och med ny kunskap förbättra arbetssätten kan vara den bästa lösningen, skriver Wivecka Ljungh, HR- och kvalitetschef på Mimer.
Jag har lyssnat på Jonna Bornemark, författare bland annat till boken ”Horisonten finns alltid kvar” och blev så glad, för hon satte ord på saker som jag funderar mycket på.
Ju mer vi skriver ner kunskap i organisationen, gör checklistor och processer, desto mer verkar det sunda omdömet minska.
Varför blir det så? Hur kan vi få en balans. Jonna hänvisade till Aristoteles, så jag läste på lite om hur han såg på kunskap. Mycket förenklat så sa Aristoteles att kunskap kan delas i tre delar; Episteme, Techne och Fronesis.
För att förstå dessa tre så ska jag ytligt försöka förklara;
- Episteme; detta är intellektuell kunskap med logiska slutsatser som inte går att motsäga. Det är alltså inte åsikter och tyckanden. Denna kunskap går att dokumentera. Den är stabil.
Exempel: Jorden snurrar runt solen. - Techne; nu pratar vi mer praktisk kunskap än teoretisk. Detta handlar om tillverkning och produktion, det handlar om att veta hur man gör något. Typ en manual eller checklista.
Exempel: Jag köpte mig ett munspel och noter samt filmer med instruktioner. Jag övade och övade, men inte kan jag spela munspel för det. Jag brukar säga att du kan ha kunskap men först när du kan använda den har du kompetens.
På Mimer arbetar vi utifrån PDCA (Planera, Genomför, Utvärdera och Förbättra). Techne kan motsvara planera och genomföra. - Fronesis; detta är också praktisk kunskap men mer från den etiska sidan. Detta svarar på frågan varför, vad är det rätta att göra.
Aristoteles menar att man måste förstå syftet med det man gör. På så sätt hör etiken och kunskapen oupplösligt ihop. ”För det går inte att sträva efter det som kan anses klokt, utan att samtidigt sträva efter det som är gott för människan”.
Här handlar det om att varje situation, varje människa är unik. Jag kan inte göra lika hos den här kunden som jag gjorde hos den förra.
Konstigt, teorin är densamma och checklistan är densamma men ändå ger det olika resultat? Ja, för detta är en ny situation och en ny människa med helt andra förväntningar och erfarenheter.
Vad blir bäst nu? Att förstå det, det är att ha Fronesis-kompetens.
Kanske kan Fronesis motsvara att ta ett steg tillbaka och utvärdera sina handlingar och resultat samt utifrån nyfikenhet och ny kunskap ständigt förbättra arbetssätten. Speciellt om det kan innebära att man kan skräddarsy lösningar utifrån exempelvis kundens behov.
Då skulle det motsvara Utvärdera och Förbättra i PDCA.
Rationalisering kan leda till misslyckande
Kan det vara så att vi mer och mer koncentrerar oss på exakt det vi ser, vi rationaliserar för att saker ska gå att förstå, gå snabbt och vara billigt, men vi tappar att det finns mer.
Det finns saker som sker som inte är teoretiska exempelvis känslor, tankar och rädslor som påverkar våra resultat.
Eftersom det inte går att förklara så försöker vi bortse från det.
Istället för att erkänna att löken har många lager eller som Jonna skriver i sin senaste bok ”Horisonten finns alltid kvar” så förenklar vi och misslyckas.
Manualer ger inte alltid nöjda kunder
För ett antal år sedan såg vi på Mimer, att vi måste få struktur på våra arbetssätt. Det kostade alldeles för mycket att uppfinna hjulet varje gång, eller göra samma fel flera gånger. Det kostade både i pengar och i frustration.
Vi har sedan dess jobbat med vår struktur och är en god bit på väg. Men fast vi verkligen försökt hålla struktur och kultur hand i hand, så märker vi att många tycker det är skönt med manualer. Bra nu vet vi, så här ska vi göra, då kan vi ”gömma” oss bakom det när det blir besvärligt.
-Jag följde manualen.
Det kommer inte ge oss nöjda kunder, de kommer inte köpa resonemanget; ”så här gör vi alltid”.
Jag brukar säga att när manualerna inte räcker till då lutar vi oss mot våra värderingar. Men det behövs mod att gå emot manualen. Och ibland får vi höra: Hur skulle det se ut om alla gjorde så?
Mod att se olikheterna
Vi har en grundinställning hos oss när det gäller medarbetarna, vi kommer aldrig behandla alla lika, utan utgå ifrån vad var och en behöver för att var och en ska nå sin fulla potential.
Den inställningen kräver mod, kräver att våga stå upp för att vi är olika. Det kräver också att vi förstår varandra och vad vi behöver. Omtanke.
Våga gå utanför ramarna
Jag tror nästa steg är våra kunder, att våga diskutera med varandra om dilemman där manualen inte räcker, där vi måste gå utanför ramarna.
Jag tror också att om vi kör enbart efter manualen, då kan vi lätt ersättas av digitala lösningar. Men vi människor behövs, det krävs en tredje del i kunskapen, fronesis.
Den kunskapen växer genom livet om vi är nyfikna. Den växer ändå mer i dialog och lyssnande. Den kostar inte direkta pengar men den kostar tid.
Ska vi lyckas med de komplexa problem vi står inför i framtiden, då behöver vi våga använda all kunskap.
Undrar om man kan mäta/öva den fronesiska kunskapen? Om någon har tankar kring detta, hör gärna av er.
Wivecka Ljungh
redaktionen@forvaltarforum.se
Wivecka Ljungh är HR och Kvalitetschef på Bostads AB Mimer i Västerås. Mimer vann Great Place To Work våren 2021 för medelstora företag och fick också motta Utmärkelsen Svensk Kvalitet av SIQ. Strategin för att lyckas hos Mimer heter engagerade medarbetare.
Så här säger bolaget:
Engagerade medarbetare arbetar med hög kvalitet och ständiga förbättringar vilket ger nöjda kunder och en god lönsamhet.
Trädgårdsmetafor för ledarskap
”Du som ledare är som en trädgårdsmästare och dina medarbetare är blommor av varierande färger och sort. Du vill maximera din kunskap om blommorna. Vilken miljö växer de bäst i, och vilka likheter respektive olikheter finns? Du kan vara specialist på ett område, men du ska alltid förstå och kunna helheten. Ditt arbete går ut på att få dessa blommor att nå sin potential… Vissa blommor kommer att må bäst av att växa i grupp. Andra vill växa mer för sig själva… Vissa blommor växer mycket tidigt under säsongen, andra lite senare… Under vissa perioder kommer en del blommor att behöva extra stöd. De växer lite i otakt… Trädgårdsmästarens uppgift tar aldrig slut. Den levande rabatten är ständigt föränderlig. Precis som för trädgårdsmästaren så har ledarens roll utvecklats och individerna i en grupp är precis som blommorna, att de kräver olika behandling för att nå sin fulla potential.”
