Mats Fredriksson är driftchef på Norrevo Fastigheter i Norrköping.
Använder ni Aff bara för att teckna avtal om drift och förvaltning? Hos Norrevo Fastigheter användes Aff som en checklista för arbetsuppgifter så att inget skulle falla mellan stolarna. – Vi får överblick och strukturen är tydlig och förståelig, säger driftchefen.
Namnet Aff står för ”Avtal för fastighetsförvaltning och service”. Förutom avtal så kan Aff användas till mycket mer än bara handla upp sin fastighetsdrift.
Det som gör Aff så användbart är själva strukturen för att beskriva arbetsuppgifter och den stora mängd exempel på texter som finns samlat.
Det här är något som man på Norrevo fastigheter har tagit vara på. Bolaget ansvarar för drift av verksamhetsfastigheter inom Norrköpings kommun, där man äger vissa och förvaltar andra åt kommunen.
Totalt uppgår den förvaltade arean till över 1,2 miljoner kvm, så det är ett stort bestånd att ansvara för. Driften sker både i egen regi och med externa leverantörer.
Aff som checklista
Driftchefen Mats Fredriksson berättar om att man har genomfört ett grundligt driftstrategiarbete utefter behovet, ägardirektiv och marknaden för driftleverantörer.
Arbetet landade i att man skulle ha egen drift för en del av beståndet och samtidigt skulle man handla upp driften för två andra fastighetsområden.
I det arbetet användes Aff som en checklista för arbetsuppgifter så att inget skulle tappas bort och falla mellan stolarna.
Lika förutsättningar för internt som externt arbete
En del i strategin var att skapa lika förutsättningar för den interna organisationen som för den externa leverantören – och en av pusselbitarna var Driftplanen.
I avtalet med den externa leverantören finns arbetsuppgifterna beskrivna, men hur skulle man göra internt?
Mats berättar att lösningen blev att skapa en driftplan för det arbete som skulle ske med egen personal.
Driftplanen ger teknikerna trygghet
Driftplanen utgick från Aff:s Tjänstebeskrivningar som fanns i avtalet med leverantören och anpassades för de egna fastigheterna.
Först så plockade man ut alla tillsyns- och skötselåtgärder som fanns under respektive Aff-kod och placerade ut dem över året i en driftplan.
En sommarjobbare kunde sedan registrera planen i fastighetssystemet och efter det kunde respektive tekniker anpassa den genom att ta bort arbetsuppgifter som inte fanns på alla fastigheter.
– Driftplanen gör att vi får en tydlig överblick och med hjälp av Aff-strukturen var det lätt att skapa den. Dessutom hade vi stor del av arbetet gjort i och med att vi hade ställt kraven på utförandet i avtalet med den externa leverantören. Teknikerna känner sig trygga i driftplanen, den är tydlig och förståelig, säger Mats.
Delade upp arbete mellan energi och fastighet
I arbetet med Driftstrategin kom man också fram till att det skulle finnas särskilda Energitekniker, förutom de husansvariga fastighetsteknikerna. Även där fick man hjälp av Aff.
– För att få uppdelningen mellan Energitekniker och Fastighetstekniker att fungera behövde vi vara tydliga med vem som gör vad. Åter igen använde vi oss av Tjänstebeskrivningen i vårt Aff-avtal och plockade ut de arbetsuppgifter som hörde till respektive roll. Även gränsdragningen mot förvaltningen har blivit lättare när vi har kunnat använda Tjänstebeskrivningen som utgångspunkt.
Användbart hjälpmedel att nyttja
Eftersom Norrevo under en lång tid har handlat upp fastighetsdrift för åtminstone delar av beståndet så har Aff-kunskap länge varit viktig.
Men på senare tid har det blivit lättare att inhämta den kunskapen.
-Flera hos oss har gått Aff Diplomutbildning Bas, Aff:s egen webbutbildning. Sedan försöker vi delta på seminarier när det passar. Idag känner vi att det är lätt att lära sig mer om hur Aff fungerar – och räcker inte utbildningarna till, tar vi hjälp av de som kan ännu mer. Aff är ett användbart hjälpmedel, då måste vi se till att kunna nyttja det!
